In der Unfallkasse Post und Telekom (UK PT) sind etwa 160 Unternehmen und Einrichtungen versichert – darunter die Deutsche Post AG, die Deutsche Postbank AG und die Deutsche Telekom AG. Den etwa 370.000 Beschäftigten bietet die UK PT als Träger der gesetzlichen Unfallversicherung ein hochwertiges Rundum-Dienstleistungspaket für Prävention, Rehabilitation und Entschädigung. Bei der UK PT gilt dies auch für die Beamtinnen und Beamten.

Die Beschäftigten der UK PT arbeiten schon seit langem nicht mehr nur papierbasiert. Aus elektronischen Fachverfahren sowie E-Mail, Fax oder dem Scannen von Dokumenten werden elektronische Dokumente generiert – und so die effiziente und nachvollziehbare Verwaltung und Bearbeitung von Vorgängen sichergestellt. Den nächsten Schritt bei der Optimierung der Verwaltungsprozesse ging die UK PT im Verbund mit anderen Berufsgenossenschaften und löste ihr bisheriges Dokumentenmanagementsystem durch ein gemeinsam genutztes DMS-System ab – das Unfallversicherungs-Dokumentenmanagementsystem UV DMS.

Prozessoptimierung mit Weitblick

In Zusammenarbeit mit Fujitsu führte der Kunde zudem eine komplette Optimierung der Prozesse durch, die dem UV DMS vor- und nachgelagert sind. Begleitet von einem professionellen Projektmanagement wurden die Input-Management-Prozesse und das Archivsystem erneuert.

Weiterhin führte der Kunde das beweiswerterhaltende Langzeitarchiv SecDocs von Fujitsu ein. Die vom Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) zertifizierte Lösung arbeitet anwendungsunabhängig, ergänzt die Funktionalität von UV DMS sinnvoll und erfordert nur minimalen Administrationsaufwand. Fujitsu integrierte SecDocs als Archivservice für UV DMS und migrierte das alte Archivsystem in das neue. Die UK PT nutzt nun ein rechtskonformes Langzeitarchiv als umfassenden Service für alle seine Applikationen. Mit SecDocs profitiert die UK PT vor allem von einer hohen gerichtsverwertbaren Beweiskraft der elektronischen Dokumente und darüber hinaus von dauerhaft niedrigen Betriebskosten.

Indem Unfallversicherungsträger wie die UK PT ihre Geschäftsprozesse elektronisch abbilden, können sie die Effizienz bei der Bearbeitung und Verwaltung von Vorgängen deutlich erhöhen. Zugleich verbessert sich die Auskunftsfähigkeit gegenüber Kunden, wenn alle vorgangsbezogenen Daten auf Knopfdruck verfügbar sind. Allerdings muss auch sichergestellt sein, dass die elektronischen Dokumente dauerhaft – das heißt teilweise über einen Zeitraum von 30 Jahren und mehr – über die gleiche Beweiskraft verfügen wie herkömmliche Papierbelege.

Ergänzend zur Einführung des neuen Dokumentenmanagementsystems UV DMS initiierte die UK PT deshalb mit Fujitsu auch eine Optimierung der vor- und nachgelagerten Prozesse. Eine besondere Herausforderung stellte die Langzeitarchivierung dar, da diese normalerweise Spezialwissen und hohen Administrationsaufwand auf der Kundenseite erfordert. Die UK PT hat sich gemeinsam mit Fujitsu auch dieser Aufgabe erfolgreich gestellt und mit SecDocs, das auf offenen Standards basiert, ein rechtskonformes Langzeitarchiv als Service für alle seine Applikationen implementiert. Im Rahmen des Projekts wurde SecDocs nach einem Assessment der Prozesse als Archivservice für UV DMS integriert und die vorhandenen Dokumente unter Beibehaltung des Beweiswerts vom alten Archivsystem nach SecDocs migriert.

Kunden, die SecDocs einsetzen, benötigen weder spezielles Signaturwissen noch separate Systeme zur Beweiswerterhaltung. Dazu Udo Keuter, Bereichsleiter Informationstechnologie und Projektmanagement bei der UK PT: „SecDocs bietet die Rechtssicherheit, die wir brauchen, um auf elektronische Akten umstellen und die Effizienz unserer Geschäftsprozesse umfassend verbessern zu können. Da SecDocs die Beweiswerterhaltung standardisiert und automatisiert, verfügen wir zugleich über eine zukunftssichere und kostengünstig zu betreibende Lösung.“

Udo Keuter, Bereichsleiter Informationstechnologie und Projektmanagement, Unfallkasse Post und Telekom
„Fujitsu hat uns mit hoher fachlicher Kompetenz den Weg zum langfristig rechtssicheren Einsatz elektronischer Dokumente geebnet.“

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