Ein Beitrag von Andrej von der Burg und Arne Schiller.

Arbeitslosigkeit? Gibt es die noch? Mitarbeiter*innen sind mittlerweile in vielen Branchen so rar, das Unternehmen alles tun müssen, um sie zu finden und zu halten. Dazu gehört, ihnen ein perfektes Arbeitsumfeld zu geben, damit sie produktiv und zufrieden sind. Den theoretischen Überbau liefert die „Employee eXperience“; die praktische, technische Unterstützung Microsoft Viva. Wie Sie Ihren Mitarbeiter*innen mit Viva eine optimale „Employee eXperience“ bieten können, erfahren Sie in unserem Webcast „Inform Now“ am 24.11.2022.

Flexibilität als Stärke

In letzter Zeit zeigt sich, wie wichtig Mitarbeiter*innen die flexible Wahl des Arbeitsortes ist. Sie protestieren, wenn Arbeitgeber*innen das Homeoffice wieder beschneiden wollen (wie erst jüngst bei Apple). Solche Forderungen seitens des Managements sind riskant, denn fachlich gut ausgebildete, motivierte Mitarbeiter*innen sind dünn gesät und sehr affin in Bezug auf offene Stellen. Die Auswahl an Arbeitsplätzen ist in vielen Branchen aktuell einfach zu groß und wenn das Umfeld nicht mehr passt, gehen die besten Leute zuerst.

Mitarbeiter*innen zu bekommen und zu halten, wird in Zukunft sogar noch schwieriger werden ‒ ein Blick auf die Alterspyramide zeigt das ganze Dilemma. Eine hohe Fluktuation können sich Unternehmen schlicht nicht mehr leisten. Die Einarbeitung und Adaption von Prozessen erfordert viel Zeit und Investitionen. Es ist somit wichtiger denn je, Mitarbeiter*innen gezielt zu fördern, sie in ihren Stärken zu unterstützen und richtig einzusetzen – und somit langfristig zufriedenzustellen und zu binden.

Von der HR-Abteilung zum Employee-eXperience-Department

Letztlich war das immer schon die Aufgabe einer professionellen Personalabteilung. Die Pandemie und der extreme Fachkräftemangel haben den Fokus auf die eigenen Mitarbeitenden aber noch mal verstärkt und das Feld der Maßnahmen deutlich verbreitert. Bei der sogenannten Employee eXperience geht es um:

• die Arbeit, die zu erledigen ist,
• die Teams und die Kommunikation unter den Kolleg*innen
• Vorgesetzte und wie sie Mitarbeiter*innen betreuen und unterstützen,
• die Gesundheit und das Wohlbefinden aller Arbeitnehmer*innen,
• den digitalen, physischen und kulturell ausgerichteten Arbeitsplatz,
• den einfachen Zugriff auf Unternehmenskommunikation wie Ankündigungen,
• Aufstiegs- und Entwicklungschancen sowie
• das Vertrauen in das Unternehmen.

Um das zu erreichen, müssen Unternehmen auf verschiedenen Ebenen Maßnahmen ergreifen und insbesondere die technischen Voraussetzungen schaffen, um die Maßnahmen dauerhaft aufrechtzuerhalten. Letztlich gibt es diverse Aspekte, auf die sich Unternehmen fokussieren sollten, um den Mitarbeiter*innen und dem Unternehmen eine produktive Basis zu verschaffen.

Worauf es ankommt

Sinnstiftende Arbeit: Persönliche Werte und die Arbeit sollten im Einklang sein; die Mitarbeiter*innen sollten Freiräume erhalten, um das „wie“ der Aufgabenerledigung selbst zu wählen und Zeit für Innovationen, Konzentration und Erholung zu bekommen. Dazu gehören auch flexible Teams und hilfsbereite Kolleg*innen.

Professionelles Management: Klare Ziele, die die Führungskräfte transparent kommunizieren; regelmäßiges Coaching von Mitarbeiter*innen und Führungskräften; transparentes Leistungsmanagement.

Inspirierender Arbeitsplatz: Am Arbeitsplatz sollten neben einer attraktiven und leistungsfähigen Hardware auch passende Tools und Prozesse ein produktives Arbeiten erlauben. Arbeitszeiten und -orte sollten, wo möglich, flexibel wählbar sein. Wertschätzung, Anerkennung und Boni müssen ebenso gelebt und gewährt werden wie Inklusion und Diversität. So kann ein Gemeinschaftsgefühl entstehen.

Fokus auf Gesundheit: Arbeitgeber*innen sind verpflichtet, die Gesundheit und das Wohlbefinden der Mitarbeitenden zu fördern. Dies kann auch über eine technische Analyse erfolgen, bei der jede*r die Möglichkeit bekommt, sich selbst einzuschätzen, ihr eigenes seelisches und emotionales Gleichgewicht und damit die individuelle Belastung zu überprüfen. Anschließend können Arbeitgeber*innen geeignete Schritte zur Abhilfe in die Wege leiten.

Karrieremöglichkeiten: Eine moderne Unternehmenskultur fördert das Lernen aktiv und bietet viele Möglichkeiten zur Weiterbildung. Ein Karriereaufstieg muss über verschiedene Wege und für alle möglich sein ‒ auch wenn man nur im Home- oder mobilen Office arbeitet.

Vertrauenswürdiges Unternehmen: Ein Unternehmen sollte nicht nur finanzielle, sondern auch ethische Ziele verfolgen und sich für Gesellschaft, Umwelt und das Gemeinwesen engagieren. Führungskräfte gewinnen das dafür notwendige Vertrauen durch Transparenz, Empathie und Integrität.

Im Übrigen folgen diese Ansätze den 17 Nachhaltigkeitszielen der UN, die schon viele Unternehmen in ihre Vision für die Zukunft aufgenommen haben.

Microsoft Viva: technisches Framework für Employee eXperience

Für die Umsetzung dieser Ziele benötigen Unternehmen Plattformen, die beispielsweise die Weiterbildung optimal unterstützen. So ist es effektiv, wenn Mitarbeiter*innen an Webinaren auf ihrem mobilen Endgerät teilnehmen können und somit selbst entscheiden, wann die passende Zeit und wo der passende Ort dafür ist ‒ dies ist insbesondere für Mitarbeiter*innen in Service und Produktion (sogenannten Frontline Worker) wichtig.

Microsoft hat dafür ein Bündel an Diensten, Anwendungen und Services entwickelt, das Unternehmen optimal bei der Entwicklung der eigenen Mitarbeiter*innen unterstützt: Microsoft Viva. Der große Vorteil von Microsoft Viva ist, dass die Kolleg*innen im Unternehmen über Microsoft Teams den zentralen Zugriff auf die ständig wachsende Zahl der Viva-Komponenten erhält. Sie müssen nicht mehr verschiedene Webseiten und Anwendungen ansteuern, sondern haben direkte Unterstützung über das Gerät, mit dem sie täglich kommunizieren und sich informieren.

Bestandteile von Viva

Viva Learning: Über die Lernplattform können Mitarbeiter*innen auf ausgewählte Linked-Learning-Inhalte und Inhouse- oder Drittanbieter-Angebote zugreifen. Die Weiterbildung und das Aufbauen neuer Kompetenzen unterstützt Viva Learning durch Social-Funktionen zum Teilen, Empfehlen und Chatten.

Viva Insights: Das Modul unterstützt sowohl Führungskräfte als auch die Mitarbeiter*innen in ihrer täglichen Arbeit.

Führungskräften verschafft es Einblicke in die Umsetzung von geschäftlichen Vorgaben, liefert Berichtsvorlagen und Daten in übersichtlicher Form und ermöglicht ihnen, Mitarbeitende optimal zu betreuen und Zeiten dafür zu reservieren.

Mitarbeiter*innen können Viva Insights nutzen, um sich selbst einzuschätzen, ihre tägliche Arbeitszeit zu optimieren und das Wohlbefinden und die Achtsamkeit zu steigern.

Viva Topics: Um Wissen und fachliche Kompetenz zu fördern, können Unternehmen mit Topics eine moderne Wissensdatenbank mithilfe von Themencentern und Themenseiten zusammenstellen. Elemente daraus lassen sich in Outlook, Teams, Search und anderen 365-Apps anzeigen.

Viva Goals: Mit Goals lässt sich der moderne OKR-Ansatz (Objectives and Key Results) perfekt abbilden. Dazu gehören klare Zieldefinitionen mit festgelegten Zielgrößen, größtmögliche Transparenz, regelmäßige Status-Updates und Informationen über die Zielerreichung.

Viva Connections: Die Plattform verbessert die Kommunikation und den Informationstransfer im Unternehmen, damit Mitarbeiter*innen stets über wichtige Veränderungen und Neuigkeiten informiert sind. Über Viva Connections lassen sich bestimmte Informationen nur an ausgewählte Zielgruppen ausspielen und im persönlichen Newsfeed anpinnen.

Viva Sales: Die App überträgt Daten aus Microsoft Apps for Enterprise (Office 365) und Microsoft Teams automatisch in beliebige CRM-Tools. Sie eliminiert im Vertriebsalltag das sonst so häufige Datenübertragen in fremde Systeme. Der Vertrieb kann sich somit auf seine Kernaufgaben konzentrieren.

Viva Engage: Das Modul fördert den Austausch und die Beteiligung in Gruppen und innerbetrieblichen Communities und bindet dafür eventuell vorhandene Yammer-Communities in Teams ein.

Change by Fujitsu

Transformationsprozesse durchzuführen, die Workflows, die Kultur des Unternehmens und bestehende Technik-Infrastruktur zu verändern, sind komplexe Vorhaben. Sie verlangen psychologisches Feingefühl, größtmögliche Transparenz und die Einbindung aller Beteiligten. Schon kleine Fehler bei den ersten Projektschritten können zu großen Widerständen führen und ein Projekt schnell scheitern lassen.

Fujitsu hat sich nicht nur selbst als Unternehmen digital transformiert, sondern in unzähligen Projekten Unternehmen bei ihrer digitalen Transformation begleitet und unterstützt. Das Fujitsu Human eXperience Design stellt sicher, dass das digitale Erlebnis auf die einzigartigen Bedürfnisse der Organisation, der Kultur und der Mitarbeiter*innen zugeschnitten ist. Wir verfügen über das Know-how, spezialisierte Berater*innen und Implementierungsexpert*innen für Microsoft-Plattformen, um den Change unter Einbeziehung aller Stakeholder*innen erfolgreich umzusetzen.

Webcast zu Microsoft Viva am 24.11.2022

Sie finden Viva interessant und möchten mehr tun, um Ihren Mitarbeiter*innen eine optimale „Employee eXperience“ zu bieten? Dann melden Sie sich für unseren Webcast „Inform Now“ am 24.11.2022 um 11:00 Uhr an und erfahren Sie aus erster Hand,

• wie Sie Microsoft Viva gewinnbringend einsetzen:
  • Welche Komponenten sind enthalten?
  • Welcher Nutzen ergibt sich für deren Zielgruppe?
• welche Implikationen Microsoft Viva in Bezug auf den Datenschutz und die betriebliche Mitbestimmung erzeugt
• wo Viva bereits erfolgreich im Einsatz ist und was andere Unternehmen daraus lernen können

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