In der Krise haben viele Unternehmen bestehende digitale Workplace-Konzepte hochskalieren müssen. Wie bringt man da im Nachhinein Struktur rein?

Lassen Sie mich mit der Frage beginnen, warum wir überhaupt in die jetzige Situation hineingeraten sind. Warum hat uns Corona kalt erwischt? Weil der Bedarf an Modernisierung und Innovation schon lange unterschätzt wurde. Konkret: die Forderung nach der Schaffung von mobilen Arbeitsplätzen stand seit Jahren an. Aber wenn hier etwas unternommen wurde, hat das IT Business in erster Linie auf Kostensenkung oder die Renovierung von Bestehendem abgezielt.

Vollwertige mobile Arbeitsplätze galten nicht als wesentlicher Teil einer Digitalisierungsstrategie. Zu viele Unternehmen haben sich deshalb auf Smartphones oder Tablets (zusätzlich zum stationären Gerät) mit speziell entwickelten Apps fokussiert – wenn überhaupt. Mobilität wurde als Luxus betrachtet und nur umgesetzt, wenn nicht vermeidbar, etwa beim gehobenen Management oder in Außendienst und Vertrieb.

Soviel zur Ist-Situation. Welche Probleme zeigen sich jetzt?

Sagen wir es offen: Die vorhandenen Technologien sind nicht auf dem aktuellen Stand. Unter anderem sind Release- und Funktionserweiterungen notwendig. Dabei erfordern neue Funktionen innerhalb eines Services einen neuen Software- sowie einen adäquaten WIN-Server-Release. Dass diese Services in Abhängigkeiten zu anderen Services stehen, verzögert das Ganze. Dies gilt auch für die damit verbundenen notwendigen Hardware-Erweiterungen, und zwar über den gesamten Life Cycle hinweg, von Planung und Beschaffung über Implementierung und Service Installation bis zu den Tests. Nicht zu vergessen: die gesamte Kommunikation rund um Schulungen und Freigabe innerhalb der Organisation.

Am dringendsten ist das Thema Sicherheit. Entscheider müssen ihre vorhandenen Sicherheitskonzepte in Bezug auf die neuen Anforderungen bewerten, nachjustieren und umsetzen. Hier zeigt sich der Wert einer profunden Dokumentation! Faktisch aber sind viele Konzepte historisch gewachsen und nicht immer gut dokumentiert.

Fehlende Erfahrung mit mobilen Arbeitsplätzen führt zu Wissenslücken, die jetzt geschlossen werden müssen. Zu groß ist das Potenzial für Gefährdungen und Compliance-Verstöße. Es darf nicht sein, dass die letztendliche Security-Verantwortung auf den einzelnen Nutzer übertragen wird. Dieser ist ohnehin schon mehrbelastet durch die veränderte Situation, durch mehr Trainings – aber auch mehr Ängste. Das kann zu schwindender Akzeptanz beim Nutzer führen – und zu sinkender Produktivität für das Unternehmen. Helfen kann hier ein gut durchdachtes, gut organisiertes „Self Services & Self Help“-Konzept.

Zur Zeit skalieren viele Unternehmen bestehende Digital Workplace-Konzepte, anstatt neue aufzusetzen. Was kann dabei schief gehen?

Fazit: Der (IT-)Entscheider muss eine ehrliche Bestandsaufnahme machen. Was gehört dazu?

In jedem Fall folgende sechs Punkte:

1. Bedarfsermittlung auf Basis des Unternehmensgeschäfts und Ableitung der Anforderungen in Bezug auf Mitarbeiterrollen,
2. Ableitung und Dokumentation von Technologieansätzen, Infrastruktur- und Serviceprozessanforderungen sowie Unterstützungsbedarf,
3. Ermittlung des Reifegrades auf Basis des Bedarfs reflektiert an bestehenden Services,
4. Ableitung der Konsequenzen aus bestehenden Services und Betriebskonzepten (intern oder extern gebunden) und Einschätzung des kurz-, mittel- und langfristigen Veränderungspotenzials sowie
5. Bewertung der Veränderungen: betriebswirtschaftlich aus Geschäftssicht, von den Kosten und den Investitionen, sowie aus Sicht der Skills und verfügbaren Ressourcen und
6. Ableitung von konkreten Maßnahmen und Sicherung von Unterstützung.

Welche Services sind für ein tragfähiges Digital Workplace-Konzept unverzichtbar?

Ausblick: Was ist jetzt zu tun?

Als erstes müssen „Sicherheitslecks“ kurzfristig geschlossen werden. Dann ist zu identifizieren, welche Services besonders schlecht laufen. Was melden die Mitarbeiter zurück? Daran orientiert sich die Lösung (wie etwa Exchange, Kommunikation, VPN, Ablösung von Altgeräten, Mitarbeiterunterstützung…). Und natürlich müssen Führungskräfte für eine verbesserte Kommunikation mit den Mitarbeitern sorgen. Hier sind ein Service Desk und eine Anwendungs- sowie Zugangsbereitstellung gefordert.

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Ulf Diestel

Ulf Diestel ist als Offerings Manager bei Fujitsu Central and Eastern Europe verantwortlich für die Gestaltung und Entwicklung des Digital Workplace Portfolios. Seit 2020 verantwortet er zudem die Implementierung des globalen FUJITSU Work Life Shift Ansatzes innerhalb dieser Region.