Robotic Process Automation (RPA) verspricht, monotone und redundante Prozesse zu automatisieren oder zumindest zu verschlanken. Aber wie führe ich RPA in meinem Unternehmen ein? Was muss ich beachten? Und wie können sich die IT- und die Fachabteilungen am besten dazu abstimmen? Diese und viele weitere Fragen haben die Fujitsu Experten Nils Roth und Philipp Küller sowie Benedikt Blaser von Automation Anywhere in einem Webinar beantwortet.

Prozesse effizienter gestalten – mit Robotic Process Automation

Das Webinar begann mit einer wichtigen Erkenntnis: Ineffiziente Prozesse werden durch Automatisierung nicht effizienter. In der Geschäftswelt gibt es Vorgänge, die nicht immer optimal ablaufen – oft solche, bei denen Mitarbeiter*innen Dinge manuell in den PC eingeben müssen oder Daten zwischen verschiedenen Anwendungen hin und her kopieren. Diese Tätigkeiten sind anfällig für menschliche Fehler. Das Ziel: Eine Optimierung der Prozesse, auch im Hinblick auf die Zusammenarbeit zwischen der Fachabteilung und der IT. So können die Mitarbeiter*innen ihre Zeit effizienter nutzen, indem sie sich auf Aktivitäten konzentrieren, die Fähigkeiten wie Kreativität und Strategie erfordern.

Benedikt Blaser, Partner Success Manager DACH & CEE bei Automation Anywhere, erklärte in diesem Zusammenhang, wie seine Herangehensweise bei einem RPA-Projekt genau aussieht – zum Beispiel bei der Automatisierung von Klicks bei der Interaktion zwischen Anwendungen. Anhand eines Demo-Videos von Fujitsu zeigte er auf, wie der Bot durch Verwendung von Optical Character Recognition (OCR) die Datenstruktur einer Bestellung erlernt, Rechnungen erfasst und hochlädt. Er verarbeitet dabei Rechnungsdaten zu strukturierten Daten und gibt diese automatisch in eine S/4HANA-Anwendung von SAP ein. Wenn die Bestellung und der Wareneingang identisch sind, wird die Zahlung automatisch durchgeführt und bestätigt. Wenn eine Differenz vorliegt, sendet der Bot eine automatische E-Mail zur Klärung an die Einkäufer*innengruppe.

Die Rolle der IT in Automatisierungprojekten

Welche Rolle die IT dabei spielt, erläuterte Philipp Küller, Competence Lead Automation bei Fujitsu. Er definierte zwei große Herausforderungen, die ein Unternehmen gleichzeitig zu erfüllen hat.

1. Die Stabilität behalten: Es gilt, das operative Geschäft unter Kontrolle zu halten. Dazu gehört alles, was zu operativer Exzellenz führt, zum Beispiel die Effizienz zu steigern, die Kosten zu senken, und die Mitarbeiter*innen zu integrieren.
2. Ein Innovationstreiber sein: Dies umfasst strategische Themen. Dazu gehört es zum Beispiel, die neueste Technologie einzuführen und Produkte relativ schnell auf den Markt zu bringen.

An diesem Punkt können dann Bots als Teil der digitalen Transformation eingesetzt werden. Sie können zum Beispiel die Brücke zu zukünftigen Systemen schlagen. Eine weitere Herausforderung sah Philipp Küller in Personalengpässen. Die Schwierigkeit, passende Mitarbeiter*innen in der IT zu finden, wächst. Doch auch hier kann ein Bot unterstützen und Engpässe ausgleichen.

Für die IT-Abteilung ist das Thema Sicherheit dabei vorrangig. Sie muss involviert sein, damit alle Prozesse gut und sicher laufen. Dabei geht es zum Beispiel um Berechtigungen, Zugriffe und die Verschlüsselung von Daten. Nicht zuletzt gilt es, eine Demokratisierung herzustellen: die Balance zwischen Governance und Enablement ist essentiell.

Die vier Phasen eines RPA-Projektes

Mit den verschiedenen Phasen eines RPA-Projektes befasste sich dann Nils Roth, Digital Business Consultant bei Fujitsu. In Phase 1, der Erkundung, sind Unternehmen und ihre Mitarbeiter*innen daran interessiert, Prozesse zu verbessern und effizienter zu werden. Sie informieren sich über die technologischen Möglichkeiten. In der folgenden Phase 2, der Pilotierung, werden erste Prototypen umgesetzt und deren Funktionsweise getestet. Die Entscheidung, Robotic Process Automation zu implementieren und damit zu beginnen, einen Mehrwert daraus zu ziehen, fällt dann vor Phase 3, der Implementierung. In Phase 4, der Skalierung, wird die Automatisierung schließlich in weiteren Bereichen ausgerollt, damit der Mehrwert kosteneffektiv wird.

In einer Umfrage unter den Teilnehmer*innen des Webinars ergab sich folgendes Bild: 67% der Teilnehmer*innen erkundigten sich aktuell über das Thema und waren somit noch in der ersten Phase. 11% waren bereits in der Pilotierungsphase, ganze 14% hatten bereits Phase 3 erreicht und RPA in ihrem Unternehmen implementiert. In der Skalierung befanden sich 8% der Teilnehmer*innen.

Im weiteren Verlauf des Webinars stellten die Experten ein konkretes Beispiel vor, um die einzelnen Phasen zu verdeutlichen. In diesem fiktiven Beispiel hatte Frau Müller aus der Finanzabteilung eines Unternehmens den Wunsch, Robotic Process Automation einzuführen. Mit dieser Anforderung suchte sie Herrn Meinart aus der IT-Abteilung auf.

Phase 1: Erkundung

Als Start in das konkrete Beispiel definierte Philipp Küller die relevanten Stakeholder und die Rolle der IT in dieser ersten Phase:

„Hier müssen beide Seiten einbezogen werden, die Fachabteilung und die IT-Abteilung. Alles andere macht aus unserer Sicht keinen Sinn. Man ist nur erfolgreich, wenn beide Abteilungen bereits in dieser Phase zusammenarbeiteten. Die IT ist wichtig, um kritische Fragen zu stellen. In dem Sinne, dass die IT-Mitarbeiter*innen bereits wissen, welche Tools das Unternehmen bereits verwendet. Der Sponsor des Projektes sollte ebenfalls in der ersten Phase mit einbezogen werden.“

Benedikt Blaser ging auf den Nutzen von Automation Anywhere ein: „Die Automation Anywhere University bietet eine Vielzahl von Optionen für Kurse und Lernpfade für die Ausbildung, zum Beispiel Architektur, Implementierung in IT. Man kann auch die Community Edition testen, um in der Praxis zu sehen, welche Möglichkeiten zur Verfügung stehen.“

Phase 2: Pilotierung

Philipp Küller warf für Phase 2 einen Blick auf die kritischen Punkte, die für die IT-Abteilungen relevant werden:

„Man sollte darüber nachdenken, ob die entsprechende Technologie in der Firma tatsächlich geeignet ist. Das bedeutet, dass die verschiedenen Systeme validiert werden müssen, um zu sehen, ob die Technologie funktioniert. Der zweite Schritt besteht darin, diese Technologie mit der Unternehmenskultur zu validieren: Sind die Leute zum Beispiel bereit, zu automatisieren? Finde ich die geeigneten Mitarbeiter*innen, um es zu realisieren? Passt die Technologie zu meinen Systemen? Kommen unsere Kolleg*innen aus den Fachbereich bzw. der IT mit der Usability zurecht? Es gibt drei wichtige Punkte bei der Pilotierung: Man muss offen für Neues sein, man sollte alles transparent machen (Kosten / Effizienz) und man sollte mit realistischen Annahmen das Thema angehen.“

Phase 3: Implementierung

In der Implementierung geht es nun um die Frage, worauf ein besonderes Augenmerk gerichtet werden sollte, damit die Plattform optimal genutzt werden kann. Dabei geht es nicht nur um die technologische, sondern auch um die organisatorische Perspektive, wie Philipp Küller im Webinar betonte:

„Wenn man einen Bot einstellt, muss man ihm einen Arbeitsplatz (eine virtuelle Maschine zum Beispiel) zur Verfügung stellen. Er bekommt Berechtigungen, er wird eingelernt und bei Systemänderungen muss man ihn schulen. Das bedeutet, dass es notwendig sein kann, eine „Personalabteilung für Roboter“ oder eben ein Kompetenzzentrum zu haben. Ein Kompetenzzentrum kann dabei auch nur von einer Person besetzt sein. Wichtig ist, dass jemand den Hut aufhat. Solche organisatorischen Themen müssen alle am Anfang definiert werden. „

Phase 4: Skalierung

In der finalen Phase werden schließlich nach und nach weitere Fachabteilungen hinzugezogen. So kann am Ende die bestmögliche Auslastung der umgesetzten Lösung erreicht werden. Philipp Küller erklärte den Teilnehmer*innen, was hier zu beachten ist:

„Es gibt viele Möglichkeiten, RPA effizient zu skalieren. Aus unserer Sicht gibt es verschiedene Ansätze, die zusammenwirken müssen. Auf der einen Seite braucht man eine gewisse Dynamik, wie zum Beispiel die Unterstützung von Sponsoren, organisatorisches Change Management und eine Möglichkeit, die Ideen in das Unternehmen zu tragen. Zum anderen braucht man ein zuverlässiges Betriebsmodell, das heißt die Fachabteilung muss sicher sein können, dass die Bots funktionieren. Es ist auch sehr wichtig, das Engagement der IT und der Fachabteilung zu haben. Hier ist die Demokratisierung zu nennen: die Fachabteilung als Ideengeber, Analyst für die Prozesse und Vorentwickler – die IT als technologischer Experte, der Stabilität, Verlässlichkeit und Sicherheit eines Workflows gewährleistet. Ein Beispiel für einen wirksamen Mechanismus der Skalierung ist die Wiederverwendung der bereits entwickelten Workflow-Module.“

Robotic Process Automation – Trends und Entwicklungen

Ein weiteres Thema des Webinars waren die Top-Trends im Bereich Robotic Process Automation – in diesem und für das kommende Jahr. Für Philipp Küller war dies ganz klar die Human-Bot-Collaboration: Die Mitarbeiter*innen arbeiten mit dem Bot zusammen. Die Zusammenarbeit findet allerdings „unattended“ statt, das heißt, dass die Interaktion zum Beispiel über einen Chat verläuft. Die Mitarbeiter*innen werden somit nicht gestört, der Bot unterstützt sie aber. Für Benedikt Blaser war der „Citizen Developer“ ein Top-Trend. Der Begriff bezeichnet Fachanwender*innen (keine professionellen Programmierer*innen), die in die Lage versetzt wurden, einfache Anwendungsfälle selbstständig zu entwickeln und zu nutzen.

Zum Abschluss des Webinars gab es von den Teilnehmer*innen eine Frage, die sicherlich viele Unternehmen bewegt, die über den Einsatz von RPA nachdenken: Ist RPA auch für kleinere Unternehmen mit wenigen Mitarbeiter*innen sinnvoll? Philipp Küller bejahte dies grundsätzlich. Man müsse, so der Experte, einfach schauen, wie viel Zeit gespart werden kann, welche Fehler minimiert werden können und wie viel diese Fehler kosten würden. Daraus ergibt sich dann die Antwort auf die Frage: RPA – Ja oder Nein?

Weitere Informationen

Sie möchten mehr über Robotic Process Automation erfahren? Dann empfehlen wir Ihnen die Aufzeichnung des Webinars „Wenn der Bot an die Tür des CIO klopft“ – oder sprechen Sie uns einfach an: digitalsphere@fujitsu.com. Weitere Informationen finden Sie außerdem auf Digital-Sphere.eu.