close

Robotic Process Automation: Begrüßen Sie Ihren neuen Kollegen

Robotic Process Automation: Begrüßen Sie Ihren neuen Kollegen
Geschätzte Lesezeit: 6 Minuten

Datei­en kopie­ren, Rech­nun­gen bear­bei­ten, For­mu­la­re aus­fül­len – das sind ein­tö­ni­ge, immer wie­der­keh­ren­de Auf­ga­ben. Sie müs­sen erle­digt wer­den, die meis­ten Arbeit­neh­mer mögen sie aber (ver­ständ­li­cher­wei­se) nicht son­der­lich. Sie ver­schlin­gen nicht nur viel Zeit, son­dern sind auch nicht sehr inter­es­sant zu erle­di­gen. Durch den mono­to­nen Cha­rak­ter schlei­chen sich außer­dem schnell Feh­ler ein.

Aber da gibt es die­sen einen Kol­le­gen. Er ist umso glück­li­cher, je digi­ta­ler sein Input ist. E‑Mails, Excel-Lis­te und Daten­ban­ken sind sei­ne Welt. Er macht bei der Arbeit kei­ne Feh­ler, ver­tippt sich nicht und folgt allen Regeln zu 100 %. Auf Wunsch doku­men­tiert er jeden Arbeits­schritt. Er arbei­tet ger­ne viel, auch in der Nacht und am Wochen­en­de. Und über­haupt: Er trinkt nicht, schläft nicht und schaut auch kei­nen Fuß­ball. Alles, was für ihn zählt, ist die Arbeit. Das klingt zu schön, um wahr zu sein?

Doch die­sen Kol­le­gen gibt es wirk­lich. Aller­dings ist er kein Mensch – son­dern ein Robo­ter. Und er war­tet nur dar­auf, dass Sie ihn ein­set­zen. Robo­tic Pro­cess Auto­ma­ti­on (RPA), also der Ein­satz von Robo­tern, kann Unter­neh­men viel Geld spa­ren – und die mensch­li­chen Mit­ar­bei­ter von läs­ti­gen Rou­ti­ne-Auf­ga­ben befrei­en. In der glei­chen Zeit kön­nen sie anspruchs­vol­le­re und sinn­stif­ten­de­re Auf­ga­ben erle­di­gen.

Roboter: nicht nur etwas für die Fertigungsindustrie

Roboter: nicht nur etwas für die FertigungsindustrieBei Robo­tern den­ken die meis­ten von uns sicher­lich zuerst an die­je­ni­gen, die in der Fer­ti­gung ein­ge­setzt wer­den. Den gan­zen Tag schrau­ben sie, ver­pa­cken Waren, schwei­ßen die immer glei­chen Näh­te … kurz: Sie über­neh­men läs­ti­ge, hoch­gra­dig repe­ti­ti­ve Auf­ga­ben, die aber für den Ablauf des Gesamt­pro­zes­ses essen­ti­ell wich­tig sind.

Aber Robo­ter kön­nen in noch vie­len ande­ren Berei­chen ein­ge­setzt wer­den. Anders als bei Indus­trie­ro­bo­tern wer­den bei RPA soft­ware-basier­te Robo­ter ein­ge­setzt, die digi­ta­le Pro­zes­se kom­plett allein abwi­ckeln. Ein Soft­ware-Robo­ter kann zum Bei­spiel Tätig­kei­ten eines Buch­hal­ters über­neh­men und ihn unter­stüt­zen. Stellt der Sach­be­ar­bei­ter bei der Über­prü­fung des Buch­hal­tungs­sys­tems Unre­gel­mä­ßig­kei­ten fest, ver­sen­det das Sys­tem auto­ma­tisch eine E‑Mail an den ent­spre­chen­den Kun­den. Im Hel­pdesk-Bereich kön­nen Bots Sup­port-Mit­ar­bei­tern Daten zuspie­len oder ande­re ein­fa­che Jobs wie Adress­än­de­run­gen erle­di­gen. Sol­che Auf­ga­ben sind wie geschaf­fen für Robo­tic Pro­cess Auto­ma­ti­on, eben­so Pro­zes­se auf funk­tio­na­ler Ebe­ne: Das Aus­fül­len von For­mu­la­ren und stan­dar­di­sier­ten Doku­men­ten, das Kopie­ren, Ein­fü­gen und Ver­schie­ben von Daten, das Aus­füh­ren von Wenn-dann-Befeh­len, der Zugriff auf Web­sei­ten, das Öff­nen und Ver­ar­bei­ten von E‑Mails oder die Bear­bei­tung von Anhän­gen.

Selbst bei der Ein­hal­tung von Richt­li­ni­en wie der DSGVO und ande­ren Regle­ments kann RPA unter­stüt­zen. In daten­sen­si­ti­ven Berei­chen wie im Gesund­heits­we­sen dür­fen Mit­ar­bei­ter bestimm­te Infor­ma­tio­nen nicht ein­se­hen. Wie kann dann geprüft wer­den, ob die Pro­zess­schrit­te ein­ge­hal­ten wer­den? Mit Soft­ware-Robo­tern. Sie hal­ten die Regu­la­ri­en ohne Aus­nah­men ein und die Ver­ant­wort­li­chen haben anhand der Audit­logs einen kla­ren Nach­weis in der Hand.

Vielfältige Einsatzmöglichkeiten für Robotic Process Automation

Zur Zeit liegt der Schwer­punkt des Bot-Ein­sat­zes noch bei Finanz­dienst­leis­tun­gen, Ban­ken und Ver­si­che­run­gen. So kann Nils Roth, Digi­tal Busi­ness Con­sul­tant bei Fuji­tsu, zum Bei­spiel von einem erfolg­rei­chen Ein­satz von Robo­tic Pro­cess Auto­ma­ti­on – in Kom­bi­na­ti­on mit Machi­ne Lear­ning – in einer Ver­si­che­rung berich­ten: „Dabei soll­ten Fäl­le bewer­tet und dem Mit­ar­bei­ter Hin­wei­se gege­ben wer­den, wie jeder ein­zel­ne Fall ent­schie­den wer­den soll­te. Wäh­rend vor­her der Mit­ar­bei­ter alle Ent­schei­dungs­vor­la­gen selbst zusam­men­tra­gen muss­te, berei­te­te nun der Robo­ter alles vor. Die fina­le Ent­schei­dung trifft aber natür­lich wei­ter­hin der Mit­ar­bei­ter.” In Koope­ra­ti­on mit KI kann RPA auch bei der Erken­nung von Betrugs­ver­su­chen hel­fen. Der Robo­ter über­wacht dabei lau­fend Doku­men­te und lernt, nor­ma­le Doku­men­te von kri­ti­schen, poten­zi­ell betrü­ge­ri­schen Unter­la­gen zu unter­schei­den.

Doch auch im Gesund­heits­we­sen, in der Tele­kom­mu­ni­ka­ti­on, Ener­gie­wirt­schaft, Pro­duk­ti­on und Ver­wal­tung ist der Ein­satz von Soft­ware-Robo­tern auf dem Vor­marsch. Wir haben ein paar Bei­spie­le für Sie zusam­men­ge­stellt, wo der Ein­satz eines Bots mög­lich und sinn­voll ist:

Vielfältige Einsatzmöglichkeiten für Robotic Process Automation

Für erfolgreiche RPA-Projekte: klare Prozesse und starke Partner

Für erfolg­rei­che Pro­jek­te sind ein kla­res Pro­zess­bild und stan­dar­di­sier­te Pro­zes­se wich­tig. Phil­ipp Kül­ler, RPA-Exper­te bei Fuji­tsu, fasst es zusam­men:

Ein Soft­ware-Bot benö­tigt im Prin­zip das Glei­che wie ein mensch­li­cher Mit­ar­bei­ter: eine Arbeits­an­wei­sung, eine Work­flow-Beschrei­bung und Zugän­ge zu den ent­spre­chen­den Sys­te­men, an denen er arbei­ten kann. Der Bot bekommt Vor­ga­ben, wie schnell er arbei­ten muss, wann er arbei­ten soll.

Hin­ter erfolg­rei­chen Pro­jek­ten ste­hen meis­tens star­ke Part­ner­schaf­ten. Selbst wenn Sie Ihr Pro­jekt allei­ne rea­li­sie­ren möch­ten, soll­te zumin­dest jemand von außen einen Blick dar­auf wer­fen und Ihnen Feed­back geben. Noch effi­zi­en­ter ist es natür­lich, den Weg von Anfang an gemein­sam zu gehen. Aus die­sem Grund set­zen auch wir bei Fuji­tsu auf Part­ner, denn durch Part­ner­schaf­ten kön­nen wir vom kom­bi­nier­ten Know-how pro­fi­tie­ren und zum Bei­spiel auch ent­spre­chen­de Lizen­zen zur Ver­fü­gung stel­len und Sup­port leis­ten.

DigitalSphereSo arbei­ten wir mit den füh­ren­den RPA-Pro­vi­dern zusam­men, um Auto­ma­ti­sie­rungs­kon­zep­te mög­lichst unkom­pli­ziert zu imple­men­tie­ren. Die Grund­la­ge dafür sind Lösun­gen, die sich an den aktu­el­len Arbeits­ab­läu­fen der Mit­ar­bei­ter ori­en­tie­ren.  Gemein­sam mit unse­rem Part­ner Nvi­si­on haben wir das Frame­work Digi­talS­phe­re ent­wi­ckelt, um Digi­ta­li­sie­rungs­pro­jek­te so effi­zi­ent und struk­tu­riert wie mög­lich umzu­set­zen. Der ganz­heit­li­che Ansatz ver­zahnt Stan­dards, inter­ak­ti­ve Work­shop-Kon­zep­te und Best Prac­ti­ces mit­ein­an­der, um den jewei­li­gen Kun­den opti­mal zu unter­stüt­zen. Das Digi­talS­phe­re-Vor­ge­hens­mo­dell umfasst dabei vier Schrit­te: inspi­rie­ren, inno­vie­ren, expe­ri­men­tie­ren und opti­mie­ren.

Im ers­ten Schritt („inspi­rie­ren”) steht die gemein­sa­me Ana­ly­se der Her­aus­for­de­run­gen des jewei­li­gen Unter­neh­mens im Fokus. Dabei ist es wich­tig, auch die poten­zi­el­len Aus­wir­kun­gen der Digi­ta­li­sie­rung von Pro­zes­sen und Geschäfts­mo­del­len im Blick zu behal­ten. Im zwei­ten Schritt („inno­vie­ren”) fol­gen dann the­ma­tisch aus­ge­rich­te­te Work­shops zur Kon­kre­ti­sie­rung der ent­spre­chen­den Busi­ness Cases. Im drit­ten Schritt („expe­ri­men­tie­ren”) kommt ein ers­ter Pro­to­typ ins Spiel. Die­ser ermög­licht es, die Ren­ta­bi­li­tät umfas­send zu prü­fen, bevor die Stra­te­gie für den Launch fest­ge­legt wird. Im letz­ten Schritt („opti­mie­ren”) geht es dann in die Ska­lie­rung – das erwor­be­ne Wis­sen wird für wei­te­re Ver­sio­nen oder nach­fol­gen­de Pro­jek­te ein­ge­setzt.

Die vier Schritte im Framework Digital Sphere
Die vier Schrit­te im Digi­talS­phe­re Frame­work [zum ver­grö­ßern bit­te ankli­cken]

Wer ist am Projekt beteiligt?

Ein wich­ti­ger Akteur in allen Schrit­ten des dar­ge­stell­ten Frame­works sind die „Sub­ject Mat­ter Experts” – Mit­ar­bei­ter aus den betrof­fe­nen Fach­ab­tei­lun­gen des Unter­neh­mens. Nur wenn die­se in den Pro­zess ein­be­zo­gen wer­den, ste­hen am Ende Lösun­gen, die auch wirk­lich zum Arbeits­all­tag pas­sen. Neben die­sen Exper­ten gehö­ren auf jeden Fall auch Busi­ness Ana­lys­ten zum Team, die unter ande­rem Pro­zes­se eva­lu­ie­ren, sowie IT-Exper­ten, die Plä­ne für die kon­kre­te Umset­zung erar­bei­ten (Zugriffs­rech­te, Instal­la­ti­on der Platt­for­men etc.). Und: Es ist essen­ti­ell, das Manage­ment in den gesam­ten Pro­zess ein­zu­be­zie­hen. Schließ­lich soll jedes RPA-Pro­jekt immer die gesamt­un­ter­neh­me­ri­schen Stra­te­gien und Ziel­set­zun­gen unter­stüt­zen. In wel­chem Umfang Fuji­tsu an einem Pro­jekt betei­ligt ist, ent­schei­det der jewei­li­ge Kun­de, wie Nils Roth fest­hält:

Mal kann es sein, dass wir gesam­te Work­flows für Kun­den ent­wi­ckeln und das ande­re Mal nur bei der Umset­zung eines Pro­to­ty­pens unter­stüt­zen. Wir über­neh­men aber natür­lich auch ein kom­plet­tes Ein­füh­rungs­pro­jekt. Und es ist auch mög­lich, dass wir den ope­ra­ti­ven Betrieb durch­füh­ren.

Wir kon­zen­trie­ren unse­re Akti­vi­tä­ten dabei auf die geziel­te Unter­stüt­zung der Auto­ma­ti­sie­rung von Geschäfts­pro­zes­sen. Durch die Kom­bi­na­ti­on aus Robo­tic Pro­cess Auto­ma­ti­on und Künst­li­cher Intel­li­genz bie­tet sich hier ein enor­mes Poten­zi­al weit über die exis­tie­ren­den Desk­top-Auto­ma­ti­sie­rungs­op­tio­nen hin­aus. Wir hel­fen unse­ren Kun­den dabei, orga­ni­sa­to­ri­sche Hür­den zu über­win­den, den ROI bestimm­bar zu machen und die Mit­ar­bei­ter von Anfang an in die Ent­wick­lung der Pro­to­ty­pen ein­zu­bin­den. Denn nur so wer­den sie die „vir­tu­el­len Kol­le­gen” wirk­lich als Berei­che­rung wahr­neh­men.

Weitere Infos zu Robotic Process Automation

Mehr Informationen zu Robotic Process Automation„Kein Bock auf Rou­ti­ne. Vir­tu­el­ler Kol­le­ge bit­te über­neh­men”: so hieß es Anfang April bei  Ste­fan Denz, Head of Digi­tal Pro­duct Ser­vices bei Fuji­tsu. Er zeig­te im Webi­nar, wie Robo­tic Pro­cess Auto­ma­ti­on das Leben von Mit­ar­bei­tern schnell ver­ein­fa­chen kann – und wie Unter­neh­men RPA-Pro­jek­te sinn­voll und erfolg­reich ska­lie­ren kön­nen. Die Auf­zeich­nung die­ses Webi­nars fin­den Sie hier.

Eben­falls um den Ein­satz von RPA ging es im Webi­nar von Nils Roth, Busi­ness Deve­lo­p­ment Mana­ger bei Fuji­tsu: „Raus aus der Pilot­fal­le: Die erfolg­rei­che Ska­lie­rung von RPA im Unter­neh­mens­kon­text”. Er wid­me­te sich den Fra­gen, was erfolg­rei­che Unter­neh­men aus­macht und wel­che Stol­per­stei­ne bei der Rei­se auf­tre­ten kön­nen.  Außer­dem ging er dar­auf ein, wie Mana­ger ihre Mit­ar­bei­ter mit ins Boot holen und deren Krea­ti­vi­tät akti­vie­ren kön­nen. Die Auf­zeich­nung die­ses Webi­nars fin­den Sie hier.

Sind Sie neu­gie­rig gewor­den, wel­che Auf­ga­ben Ihnen Ihr neu­er Kol­le­ge abneh­men kann? Viel­leicht sind dann unse­re „Auto­ma­ti­on Inspi­ra­ti­on Work­shops” etwas für Sie. In die­sen Co-crea­ti­on Work­shops stel­len wir bestehen­de Über­zeu­gun­gen und Denk­mus­ter in Fra­ge, um neue Ideen und Ansät­ze für Geschäfts­stra­te­gien zu ent­wi­ckeln – viel­leicht auch für Ihr Unter­neh­men? Las­sen Sie uns gemein­sam Ihre Poten­zia­le für eine mög­li­che Auto­ma­ti­sie­rung prü­fen – oder spre­chen Sie uns ein­fach an: digitalsphere@ts.fujitsu.com. Wei­te­re Infor­ma­tio­nen fin­den Sie eben­falls auf der Web­sei­te http://www.digital-sphere.eu.

Schlagwörter: , , ,

Story Page