Dateien kopieren, Rechnungen bearbeiten, Formulare ausfüllen – das sind eintönige, immer wiederkehrende Aufgaben. Sie müssen erledigt werden, die meisten Arbeitnehmer mögen sie aber (verständlicherweise) nicht sonderlich. Sie verschlingen nicht nur viel Zeit, sondern sind auch nicht sehr interessant zu erledigen. Durch den monotonen Charakter schleichen sich außerdem schnell Fehler ein.
Aber da gibt es diesen einen Kollegen. Er ist umso glücklicher, je digitaler sein Input ist. E-Mails, Excel-Liste und Datenbanken sind seine Welt. Er macht bei der Arbeit keine Fehler, vertippt sich nicht und folgt allen Regeln zu 100 %. Auf Wunsch dokumentiert er jeden Arbeitsschritt. Er arbeitet gerne viel, auch in der Nacht und am Wochenende. Und überhaupt: Er trinkt nicht, schläft nicht und schaut auch keinen Fußball. Alles, was für ihn zählt, ist die Arbeit. Das klingt zu schön, um wahr zu sein?
Doch diesen Kollegen gibt es wirklich. Allerdings ist er kein Mensch – sondern ein Roboter. Und er wartet nur darauf, dass Sie ihn einsetzen. Robotic Process Automation (RPA), also der Einsatz von Robotern, kann Unternehmen viel Geld sparen – und die menschlichen Mitarbeiter von lästigen Routine-Aufgaben befreien. In der gleichen Zeit können sie anspruchsvollere und sinnstiftendere Aufgaben erledigen.
Roboter: nicht nur etwas für die Fertigungsindustrie
Bei Robotern denken die meisten von uns sicherlich zuerst an diejenigen, die in der Fertigung eingesetzt werden. Den ganzen Tag schrauben sie, verpacken Waren, schweißen die immer gleichen Nähte … kurz: Sie übernehmen lästige, hochgradig repetitive Aufgaben, die aber für den Ablauf des Gesamtprozesses essentiell wichtig sind.
Aber Roboter können in noch vielen anderen Bereichen eingesetzt werden. Anders als bei Industrierobotern werden bei RPA software-basierte Roboter eingesetzt, die digitale Prozesse komplett allein abwickeln. Ein Software-Roboter kann zum Beispiel Tätigkeiten eines Buchhalters übernehmen und ihn unterstützen. Stellt der Sachbearbeiter bei der Überprüfung des Buchhaltungssystems Unregelmäßigkeiten fest, versendet das System automatisch eine E-Mail an den entsprechenden Kunden. Im Helpdesk-Bereich können Bots Support-Mitarbeitern Daten zuspielen oder andere einfache Jobs wie Adressänderungen erledigen. Solche Aufgaben sind wie geschaffen für Robotic Process Automation, ebenso Prozesse auf funktionaler Ebene: Das Ausfüllen von Formularen und standardisierten Dokumenten, das Kopieren, Einfügen und Verschieben von Daten, das Ausführen von Wenn-dann-Befehlen, der Zugriff auf Webseiten, das Öffnen und Verarbeiten von E-Mails oder die Bearbeitung von Anhängen.
Selbst bei der Einhaltung von Richtlinien wie der DSGVO und anderen Reglements kann RPA unterstützen. In datensensitiven Bereichen wie im Gesundheitswesen dürfen Mitarbeiter bestimmte Informationen nicht einsehen. Wie kann dann geprüft werden, ob die Prozessschritte eingehalten werden? Mit Software-Robotern. Sie halten die Regularien ohne Ausnahmen ein und die Verantwortlichen haben anhand der Auditlogs einen klaren Nachweis in der Hand.
Vielfältige Einsatzmöglichkeiten für Robotic Process Automation
Zur Zeit liegt der Schwerpunkt des Bot-Einsatzes noch bei Finanzdienstleistungen, Banken und Versicherungen. So kann Nils Roth, Digital Business Consultant bei Fujitsu, zum Beispiel von einem erfolgreichen Einsatz von Robotic Process Automation – in Kombination mit Machine Learning – in einer Versicherung berichten: „Dabei sollten Fälle bewertet und dem Mitarbeiter Hinweise gegeben werden, wie jeder einzelne Fall entschieden werden sollte. Während vorher der Mitarbeiter alle Entscheidungsvorlagen selbst zusammentragen musste, bereitete nun der Roboter alles vor. Die finale Entscheidung trifft aber natürlich weiterhin der Mitarbeiter.“ In Kooperation mit KI kann RPA auch bei der Erkennung von Betrugsversuchen helfen. Der Roboter überwacht dabei laufend Dokumente und lernt, normale Dokumente von kritischen, potenziell betrügerischen Unterlagen zu unterscheiden.
Doch auch im Gesundheitswesen, in der Telekommunikation, Energiewirtschaft, Produktion und Verwaltung ist der Einsatz von Software-Robotern auf dem Vormarsch. Wir haben ein paar Beispiele für Sie zusammengestellt, wo der Einsatz eines Bots möglich und sinnvoll ist:
Für erfolgreiche RPA-Projekte: klare Prozesse und starke Partner
Für erfolgreiche Projekte sind ein klares Prozessbild und standardisierte Prozesse wichtig. Philipp Küller, RPA-Experte bei Fujitsu, fasst es zusammen:
Ein Software-Bot benötigt im Prinzip das Gleiche wie ein menschlicher Mitarbeiter: eine Arbeitsanweisung, eine Workflow-Beschreibung und Zugänge zu den entsprechenden Systemen, an denen er arbeiten kann. Der Bot bekommt Vorgaben, wie schnell er arbeiten muss, wann er arbeiten soll.
Hinter erfolgreichen Projekten stehen meistens starke Partnerschaften. Selbst wenn Sie Ihr Projekt alleine realisieren möchten, sollte zumindest jemand von außen einen Blick darauf werfen und Ihnen Feedback geben. Noch effizienter ist es natürlich, den Weg von Anfang an gemeinsam zu gehen. Aus diesem Grund setzen auch wir bei Fujitsu auf Partner, denn durch Partnerschaften können wir vom kombinierten Know-how profitieren und zum Beispiel auch entsprechende Lizenzen zur Verfügung stellen und Support leisten.
So arbeiten wir mit den führenden RPA-Providern zusammen, um Automatisierungskonzepte möglichst unkompliziert zu implementieren. Die Grundlage dafür sind Lösungen, die sich an den aktuellen Arbeitsabläufen der Mitarbeiter orientieren. Gemeinsam mit unserem Partner Nvision haben wir das Framework DigitalSphere entwickelt, um Digitalisierungsprojekte so effizient und strukturiert wie möglich umzusetzen. Der ganzheitliche Ansatz verzahnt Standards, interaktive Workshop-Konzepte und Best Practices miteinander, um den jeweiligen Kunden optimal zu unterstützen. Das DigitalSphere-Vorgehensmodell umfasst dabei vier Schritte: inspirieren, innovieren, experimentieren und optimieren.
Im ersten Schritt („inspirieren“) steht die gemeinsame Analyse der Herausforderungen des jeweiligen Unternehmens im Fokus. Dabei ist es wichtig, auch die potenziellen Auswirkungen der Digitalisierung von Prozessen und Geschäftsmodellen im Blick zu behalten. Im zweiten Schritt („innovieren“) folgen dann thematisch ausgerichtete Workshops zur Konkretisierung der entsprechenden Business Cases. Im dritten Schritt („experimentieren“) kommt ein erster Prototyp ins Spiel. Dieser ermöglicht es, die Rentabilität umfassend zu prüfen, bevor die Strategie für den Launch festgelegt wird. Im letzten Schritt („optimieren“) geht es dann in die Skalierung – das erworbene Wissen wird für weitere Versionen oder nachfolgende Projekte eingesetzt.
Die vier Schritte im DigitalSphere Framework [zum vergrößern bitte anklicken]
Wer ist am Projekt beteiligt?
Ein wichtiger Akteur in allen Schritten des dargestellten Frameworks sind die „Subject Matter Experts“ – Mitarbeiter aus den betroffenen Fachabteilungen des Unternehmens. Nur wenn diese in den Prozess einbezogen werden, stehen am Ende Lösungen, die auch wirklich zum Arbeitsalltag passen. Neben diesen Experten gehören auf jeden Fall auch Business Analysten zum Team, die unter anderem Prozesse evaluieren, sowie IT-Experten, die Pläne für die konkrete Umsetzung erarbeiten (Zugriffsrechte, Installation der Plattformen etc.). Und: Es ist essentiell, das Management in den gesamten Prozess einzubeziehen. Schließlich soll jedes RPA-Projekt immer die gesamtunternehmerischen Strategien und Zielsetzungen unterstützen. In welchem Umfang Fujitsu an einem Projekt beteiligt ist, entscheidet der jeweilige Kunde, wie Nils Roth festhält:
Mal kann es sein, dass wir gesamte Workflows für Kunden entwickeln und das andere Mal nur bei der Umsetzung eines Prototypens unterstützen. Wir übernehmen aber natürlich auch ein komplettes Einführungsprojekt. Und es ist auch möglich, dass wir den operativen Betrieb durchführen.
Wir konzentrieren unsere Aktivitäten dabei auf die gezielte Unterstützung der Automatisierung von Geschäftsprozessen. Durch die Kombination aus Robotic Process Automation und Künstlicher Intelligenz bietet sich hier ein enormes Potenzial weit über die existierenden Desktop-Automatisierungsoptionen hinaus. Wir helfen unseren Kunden dabei, organisatorische Hürden zu überwinden, den ROI bestimmbar zu machen und die Mitarbeiter von Anfang an in die Entwicklung der Prototypen einzubinden. Denn nur so werden sie die „virtuellen Kollegen“ wirklich als Bereicherung wahrnehmen.
Weitere Infos zu Robotic Process Automation
„Kein Bock auf Routine. Virtueller Kollege bitte übernehmen“: so hieß es Anfang April bei Stefan Denz, Head of Digital Product Services bei Fujitsu. Er zeigte im Webinar, wie Robotic Process Automation das Leben von Mitarbeitern schnell vereinfachen kann – und wie Unternehmen RPA-Projekte sinnvoll und erfolgreich skalieren können. Die Aufzeichnung dieses Webinars finden Sie hier (Link leider nicht mehr verfügbar).
Ebenfalls um den Einsatz von RPA ging es im Webinar von Nils Roth, Business Development Manager bei Fujitsu: „Raus aus der Pilotfalle: Die erfolgreiche Skalierung von RPA im Unternehmenskontext“. Er widmete sich den Fragen, was erfolgreiche Unternehmen ausmacht und welche Stolpersteine bei der Reise auftreten können. Außerdem ging er darauf ein, wie Manager ihre Mitarbeiter mit ins Boot holen und deren Kreativität aktivieren können. Die Aufzeichnung dieses Webinars finden Sie hier.
Sind Sie neugierig geworden, welche Aufgaben Ihnen Ihr neuer Kollege abnehmen kann? Vielleicht sind dann unsere „Automation Inspiration Workshops“ etwas für Sie. In diesen Co-creation Workshops stellen wir bestehende Überzeugungen und Denkmuster in Frage, um neue Ideen und Ansätze für Geschäftsstrategien zu entwickeln – vielleicht auch für Ihr Unternehmen? Lassen Sie uns gemeinsam Ihre Potenziale für eine mögliche Automatisierung prüfen – oder sprechen Sie uns einfach an: digitalsphere@ts.fujitsu.com. Weitere Informationen finden Sie ebenfalls auf der Webseite http://www.digital-sphere.eu.