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Von Robotic Process Automation nachhaltig profitieren: Wenn der Bot an die Tür des CIO klopft

Von Robotic Process Automation nachhaltig profitieren: Wenn der Bot an die Tür des CIO klopft
Geschätzte Lesezeit: 6 Minuten

Robo­tic Pro­cess Auto­ma­ti­on (RPA) ver­spricht, mono­to­ne und red­un­dan­te Pro­zes­se zu auto­ma­ti­sie­ren oder zumin­dest zu ver­schlan­ken. Aber wie füh­re ich RPA in mei­nem Unter­neh­men ein? Was muss ich beach­ten? Und wie kön­nen sich die IT- und die Fach­ab­tei­lun­gen am bes­ten dazu abstim­men? Die­se und vie­le wei­te­re Fra­gen haben die Fuji­tsu Exper­ten Nils Roth und Phil­ipp Kül­ler sowie Bene­dikt Bla­ser von Auto­ma­ti­on Any­whe­re in einem Webi­nar beantwortet.

Robotic Process Automation: Webinar mit den Fujitsu Experten Nils Roth und Philipp Küller sowie Benedikt Blaser von Automation Anywhere.

Prozesse effizienter gestalten – mit Robotic Process Automation

Das Webi­nar begann mit einer wich­ti­gen Erkennt­nis: Inef­fi­zi­en­te Pro­zes­se wer­den durch Auto­ma­ti­sie­rung nicht effi­zi­en­ter. In der Geschäfts­welt gibt es Vor­gän­ge, die nicht immer opti­mal ablau­fen – oft sol­che, bei denen Mitarbeiter*innen Din­ge manu­ell in den PC ein­ge­ben müs­sen oder Daten zwi­schen ver­schie­de­nen Anwen­dun­gen hin und her kopie­ren. Die­se Tätig­kei­ten sind anfäl­lig für mensch­li­che Feh­ler. Das Ziel: Eine Opti­mie­rung der Pro­zes­se, auch im Hin­blick auf die Zusam­men­ar­beit zwi­schen der Fach­ab­tei­lung und der IT. So kön­nen die Mitarbeiter*innen ihre Zeit effi­zi­en­ter nut­zen, indem sie sich auf Akti­vi­tä­ten kon­zen­trie­ren, die Fähig­kei­ten wie Krea­ti­vi­tät und Stra­te­gie erfordern.

Bene­dikt Bla­ser, Part­ner Suc­cess Mana­ger DACH & CEE bei Auto­ma­ti­on Any­whe­re, erklär­te in die­sem Zusam­men­hang, wie sei­ne Her­an­ge­hens­wei­se bei einem RPA-Pro­jekt genau aus­sieht – zum Bei­spiel bei der Auto­ma­ti­sie­rung von Klicks bei der Inter­ak­ti­on zwi­schen Anwen­dun­gen. Anhand eines Demo-Vide­os von Fuji­tsu zeig­te er auf, wie der Bot durch Ver­wen­dung von Opti­cal Cha­rac­ter Reco­gni­ti­on (OCR) die Daten­struk­tur einer Bestel­lung erlernt, Rech­nun­gen erfasst und hoch­lädt. Er ver­ar­bei­tet dabei Rech­nungs­da­ten zu struk­tu­rier­ten Daten und gibt die­se auto­ma­tisch in eine S/4HA­NA-Anwen­dung von SAP ein. Wenn die Bestel­lung und der Waren­ein­gang iden­tisch sind, wird die Zah­lung auto­ma­tisch durch­ge­führt und bestä­tigt. Wenn eine Dif­fe­renz vor­liegt, sen­det der Bot eine auto­ma­ti­sche E‑Mail zur Klä­rung an die Einkäufer*innengruppe.

Die Rolle der IT in Automatisierungprojekten

Wel­che Rol­le die IT dabei spielt, erläu­ter­te Phil­ipp Kül­ler, Com­pe­tence Lead Auto­ma­ti­on bei Fuji­tsu. Er defi­nier­te zwei gro­ße Her­aus­for­de­run­gen, die ein Unter­neh­men gleich­zei­tig zu erfül­len hat.

  1. Die Sta­bi­li­tät behal­ten: Es gilt, das ope­ra­ti­ve Geschäft unter Kon­trol­le zu hal­ten. Dazu gehört alles, was zu ope­ra­ti­ver Exzel­lenz führt, zum Bei­spiel die Effi­zi­enz zu stei­gern, die Kos­ten zu sen­ken, und die Mitarbeiter*innen zu integrieren.
  2. Ein Inno­va­ti­ons­trei­ber sein: Dies umfasst stra­te­gi­sche The­men. Dazu gehört es zum Bei­spiel, die neu­es­te Tech­no­lo­gie ein­zu­füh­ren und Pro­duk­te rela­tiv schnell auf den Markt zu bringen.

An die­sem Punkt kön­nen dann Bots als Teil der digi­ta­len Trans­for­ma­ti­on ein­ge­setzt wer­den. Sie kön­nen zum Bei­spiel die Brü­cke zu zukünf­ti­gen Sys­te­men schla­gen. Eine wei­te­re Her­aus­for­de­rung sah Phil­ipp Kül­ler in Per­so­nal­eng­päs­sen. Die Schwie­rig­keit, pas­sen­de Mitarbeiter*innen in der IT zu fin­den, wächst. Doch auch hier kann ein Bot unter­stüt­zen und Eng­päs­se ausgleichen.

Für die IT-Abtei­lung ist das The­ma Sicher­heit dabei vor­ran­gig. Sie muss invol­viert sein, damit alle Pro­zes­se gut und sicher lau­fen. Dabei geht es zum Bei­spiel um Berech­ti­gun­gen, Zugrif­fe und die Ver­schlüs­se­lung von Daten. Nicht zuletzt gilt es, eine Demo­kra­ti­sie­rung her­zu­stel­len: die Balan­ce zwi­schen Gover­nan­ce und Ena­b­le­ment ist essentiell.

Die vier Phasen eines RPA-Projektes

Mit den ver­schie­de­nen Pha­sen eines RPA-Pro­jek­tes befass­te sich dann Nils Roth, Digi­tal Busi­ness Con­sul­tant bei Fuji­tsu. In Pha­se 1, der Erkun­dung, sind Unter­neh­men und ihre Mitarbeiter*innen dar­an inter­es­siert, Pro­zes­se zu ver­bes­sern und effi­zi­en­ter zu wer­den. Sie infor­mie­ren sich über die tech­no­lo­gi­schen Mög­lich­kei­ten. In der fol­gen­den Pha­se 2, der Pilo­tie­rung, wer­den ers­te Pro­to­ty­pen umge­setzt und deren Funk­ti­ons­wei­se getes­tet. Die Ent­schei­dung, Robo­tic Pro­cess Auto­ma­ti­on zu imple­men­tie­ren und damit zu begin­nen, einen Mehr­wert dar­aus zu zie­hen, fällt dann vor Pha­se 3, der Imple­men­tie­rung. In Pha­se 4, der Ska­lie­rung, wird die Auto­ma­ti­sie­rung schließ­lich in wei­te­ren Berei­chen aus­ge­rollt, damit der Mehr­wert kos­ten­ef­fek­tiv wird.

Die vier Phasen eines RPA-Projektes

In einer Umfra­ge unter den Teilnehmer*innen des Webi­nars ergab sich fol­gen­des Bild: 67% der Teilnehmer*innen erkun­dig­ten sich aktu­ell über das The­ma und waren somit noch in der ers­ten Pha­se. 11% waren bereits in der Pilo­tie­rungs­pha­se, gan­ze 14% hat­ten bereits Pha­se 3 erreicht und RPA in ihrem Unter­neh­men imple­men­tiert. In der Ska­lie­rung befan­den sich 8% der Teilnehmer*innen.

Im wei­te­ren Ver­lauf des Webi­nars stell­ten die Exper­ten ein kon­kre­tes Bei­spiel vor, um die ein­zel­nen Pha­sen zu ver­deut­li­chen. In die­sem fik­ti­ven Bei­spiel hat­te Frau Mül­ler aus der Finanz­ab­tei­lung eines Unter­neh­mens den Wunsch, Robo­tic Pro­cess Auto­ma­ti­on ein­zu­füh­ren. Mit die­ser Anfor­de­rung such­te sie Herrn Mein­art aus der IT-Abtei­lung auf.

Phase 1: Erkundung

Als Start in das kon­kre­te Bei­spiel defi­nier­te Phil­ipp Kül­ler die rele­van­ten Sta­ke­hol­der und die Rol­le der IT in die­ser ers­ten Phase:

„Hier müs­sen bei­de Sei­ten ein­be­zo­gen wer­den, die Fach­ab­tei­lung und die IT-Abtei­lung. Alles ande­re macht aus unse­rer Sicht kei­nen Sinn. Man ist nur erfolg­reich, wenn bei­de Abtei­lun­gen bereits in die­ser Pha­se zusam­men­ar­bei­te­ten. Die IT ist wich­tig, um kri­ti­sche Fra­gen zu stel­len. In dem Sin­ne, dass die IT-Mitarbeiter*innen bereits wis­sen, wel­che Tools das Unter­neh­men bereits ver­wen­det. Der Spon­sor des Pro­jek­tes soll­te eben­falls in der ers­ten Pha­se mit ein­be­zo­gen werden.”

Bene­dikt Bla­ser ging auf den Nut­zen von Auto­ma­ti­on Any­whe­re ein: „Die Auto­ma­ti­on Any­whe­re Uni­ver­si­ty bie­tet eine Viel­zahl von Optio­nen für Kur­se und Lern­pfa­de für die Aus­bil­dung, zum Bei­spiel Archi­tek­tur, Imple­men­tie­rung in IT. Man kann auch die Com­mu­ni­ty Edi­ti­on tes­ten, um in der Pra­xis zu sehen, wel­che Mög­lich­kei­ten zur Ver­fü­gung stehen.”

Phase 2: Pilotierung

Phil­ipp Kül­ler warf für Pha­se 2 einen Blick auf die kri­ti­schen Punk­te, die für die IT-Abtei­lun­gen rele­vant werden:

„Man soll­te dar­über nach­den­ken, ob die ent­spre­chen­de Tech­no­lo­gie in der Fir­ma tat­säch­lich geeig­net ist. Das bedeu­tet, dass die ver­schie­de­nen Sys­te­me vali­diert wer­den müs­sen, um zu sehen, ob die Tech­no­lo­gie funk­tio­niert. Der zwei­te Schritt besteht dar­in, die­se Tech­no­lo­gie mit der Unter­neh­mens­kul­tur zu vali­die­ren: Sind die Leu­te zum Bei­spiel bereit, zu auto­ma­ti­sie­ren? Fin­de ich die geeig­ne­ten Mitarbeiter*innen, um es zu rea­li­sie­ren? Passt die Tech­no­lo­gie zu mei­nen Sys­te­men? Kom­men unse­re Kolleg*innen aus den Fach­be­reich bzw. der IT mit der Usa­bi­li­ty zurecht? Es gibt drei wich­ti­ge Punk­te bei der Pilo­tie­rung: Man muss offen für Neu­es sein, man soll­te alles trans­pa­rent machen (Kos­ten / Effi­zi­enz) und man soll­te mit rea­lis­ti­schen Annah­men das The­ma angehen.”

Phase 3: Implementierung

In der Imple­men­tie­rung geht es nun um die Fra­ge, wor­auf ein beson­de­res Augen­merk gerich­tet wer­den soll­te, damit die Platt­form opti­mal genutzt wer­den kann. Dabei geht es nicht nur um die tech­no­lo­gi­sche, son­dern auch um die orga­ni­sa­to­ri­sche Per­spek­ti­ve, wie Phil­ipp Kül­ler im Webi­nar betonte:

„Wenn man einen Bot ein­stellt, muss man ihm einen Arbeits­platz (eine vir­tu­el­le Maschi­ne zum Bei­spiel) zur Ver­fü­gung stel­len. Er bekommt Berech­ti­gun­gen, er wird ein­ge­lernt und bei Sys­tem­än­de­run­gen muss man ihn schu­len. Das bedeu­tet, dass es not­wen­dig sein kann, eine „Per­so­nal­ab­tei­lung für Robo­ter” oder eben ein Kom­pe­tenz­zen­trum zu haben. Ein Kom­pe­tenz­zen­trum kann dabei auch nur von einer Per­son besetzt sein. Wich­tig ist, dass jemand den Hut auf­hat. Sol­che orga­ni­sa­to­ri­schen The­men müs­sen alle am Anfang defi­niert werden. ”

Phase 4: Skalierung

In der fina­len Pha­se wer­den schließ­lich nach und nach wei­te­re Fach­ab­tei­lun­gen hin­zu­ge­zo­gen. So kann am Ende die best­mög­li­che Aus­las­tung der umge­setz­ten Lösung erreicht wer­den. Phil­ipp Kül­ler erklär­te den Teilnehmer*innen, was hier zu beach­ten ist:

„Es gibt vie­le Mög­lich­kei­ten, RPA effi­zi­ent zu ska­lie­ren. Aus unse­rer Sicht gibt es ver­schie­de­ne Ansät­ze, die zusam­men­wir­ken müs­sen. Auf der einen Sei­te braucht man eine gewis­se Dyna­mik, wie zum Bei­spiel die Unter­stüt­zung von Spon­so­ren, orga­ni­sa­to­ri­sches Chan­ge Manage­ment und eine Mög­lich­keit, die Ideen in das Unter­neh­men zu tra­gen. Zum ande­ren braucht man ein zuver­läs­si­ges Betriebs­mo­dell, das heißt die Fach­ab­tei­lung muss sicher sein kön­nen, dass die Bots funk­tio­nie­ren. Es ist auch sehr wich­tig, das Enga­ge­ment der IT und der Fach­ab­tei­lung zu haben. Hier ist die Demo­kra­ti­sie­rung zu nen­nen: die Fach­ab­tei­lung als Ideen­ge­ber, Ana­lyst für die Pro­zes­se und Vor­ent­wick­ler – die IT als tech­no­lo­gi­scher Exper­te, der Sta­bi­li­tät, Ver­läss­lich­keit und Sicher­heit eines Work­flows gewähr­leis­tet. Ein Bei­spiel für einen wirk­sa­men Mecha­nis­mus der Ska­lie­rung ist die Wie­der­ver­wen­dung der bereits ent­wi­ckel­ten Workflow-Module.”

Robotic Process Automation – Trends und Entwicklungen

Ein wei­te­res The­ma des Webi­nars waren die Top-Trends im Bereich Robo­tic Pro­cess Auto­ma­ti­on – in die­sem und für das kom­men­de Jahr. Für Phil­ipp Kül­ler war dies ganz klar die Human-Bot-Col­la­bo­ra­ti­on: Die Mitarbeiter*innen arbei­ten mit dem Bot zusam­men. Die Zusam­men­ar­beit fin­det aller­dings „unat­ten­ded” statt, das heißt, dass die Inter­ak­ti­on zum Bei­spiel über einen Chat ver­läuft. Die Mitarbeiter*innen wer­den somit nicht gestört, der Bot unter­stützt sie aber. Für Bene­dikt Bla­ser war der „Citi­zen Deve­lo­per” ein Top-Trend. Der Begriff bezeich­net Fachanwender*innen (kei­ne pro­fes­sio­nel­len Programmierer*innen), die in die Lage ver­setzt wur­den, ein­fa­che Anwen­dungs­fäl­le selbst­stän­dig zu ent­wi­ckeln und zu nutzen.

Zum Abschluss des Webi­nars gab es von den Teilnehmer*innen eine Fra­ge, die sicher­lich vie­le Unter­neh­men bewegt, die über den Ein­satz von RPA nach­den­ken: Ist RPA auch für klei­ne­re Unter­neh­men mit weni­gen Mitarbeiter*innen sinn­voll? Phil­ipp Kül­ler bejah­te dies grund­sätz­lich. Man müs­se, so der Exper­te, ein­fach schau­en, wie viel Zeit gespart wer­den kann, wel­che Feh­ler mini­miert wer­den kön­nen und wie viel die­se Feh­ler kos­ten wür­den. Dar­aus ergibt sich dann die Ant­wort auf die Fra­ge: RPA – Ja oder Nein?

Weitere Informationen

Sie möch­ten mehr über Robo­tic Pro­cess Auto­ma­ti­on erfah­ren? Dann emp­feh­len wir Ihnen die Auf­zeich­nung des Webi­nars „Wenn der Bot an die Tür des CIO klopft” – oder spre­chen Sie uns ein­fach an: digitalsphere@fujitsu.com. Wei­te­re Infor­ma­tio­nen fin­den Sie außer­dem auf Digital-Sphere.eu.

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