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Von sperrigen Akten zur smarten Justiz – dank Robotic Process Automation

Von sperrigen Akten zur smarten Justiz – dank Robotic Process Automation
Geschätzte Lesezeit: 5 Minuten

Die Jus­tiz befin­det sich mit­ten auf dem Weg der digi­ta­len Trans­for­ma­ti­on. Dadurch und durch den Trend zu „Legal Tech” rückt mit Robo­tic Pro­cess Auto­ma­ti­on (RPA) eine extrem span­nen­de Tech­no­lo­gie in den Fokus. Rou­ti­ne­be­haf­te­te, zeit­rau­ben­de und gege­be­nen­falls auch feh­ler­an­fäl­li­ge Pro­zes­se las­sen sich durch die­se auto­ma­ti­sie­ren, was den mensch­li­chen Sachbearbeiter*innen Luft ver­schafft, sich auf die wesent­li­chen Inhal­te ihrer Tätig­keit zu konzentrieren.

Vor kur­zem beleuch­te­ten Flo­ri­an Strunk, Vor­stands­mit­glied des deut­schen EDV-Gerichts­ta­ges, und die Fuji­tsu RPA-Exper­ten Ste­fan Denz, Head of Digi­tal Pro­duct Ser­vices, und Timon Schmotz, Stra­te­gic IT Con­sul­tant Public Sec­tor, in einem Webi­nar, wel­che pra­xis­na­hen Ansät­ze RPA im Bereich der Jus­tiz bietet.

Die Rolle von Robotic Process Automation (RPA)

Die Rolle von Robotic Process Automation (RPA)Die Digi­ta­li­sie­rung gilt als eine der größ­ten Her­aus­for­de­run­gen für die Jus­tiz in den kom­men­den Jah­ren. Ein Bei­spiel für die Ver­än­de­run­gen, die sie mit sich bringt sind Robo­ter, die noch oft als Bedro­hung für Arbeits­plät­ze ange­se­hen wer­den. Doch eigent­lich erleich­tern sie den Arbeitnehmer*innen vor allem das Leben, indem sie ihnen zeit­rau­ben­de Rou­ti­ne­tä­tig­kei­ten abnehmen.

„Jede und jeder von uns hat eini­ge ner­vi­ge The­men, die immer wie­der auf dem Tisch lan­den, und die man ger­ne auto­ma­ti­sie­ren wür­de: genau hier grei­fen Soft­ware-Robo­ter an”, erklär­te Ste­fan Denz im Webi­nar. Die vir­tu­el­len Assis­ten­ten ermög­li­chen es den mensch­li­chen Mitarbeiter*innen, sich auf den wert­schöp­fen­den Aspekt ihrer Arbeit zu kon­zen­trie­ren. So kann die zur Ver­fü­gung ste­hen­de Zeit deut­lich effek­ti­ver genutzt wer­den. Robo­ter sind des­halb kei­ne Bedro­hung, son­dern Part­ner, die den All­tag der Arbeitnehmer*innen ange­neh­mer und effek­ti­ver gestalten.

Wie unterscheiden sich Software-Roboter von Menschen – und wie nützlich sind sie?

Eine der Fra­gen, die im Webi­nar auf­ka­men, war die nach den kon­kre­ten Tätig­kei­ten von Soft­ware-Robo­tern. Die Ant­wort: Die „vir­tu­el­len Kol­le­gen” ahmen die Arbeits­wei­se von Men­schen nach. Das kön­nen sie vor allem in drei Berei­chen sehr gut:

  1. Die Auto­ma­ti­sie­rung von Work­flows: Sie inter­agie­ren nach dem mensch­li­chen Vor­bild mit ver­schie­de­nen Anwen­dun­gen, zum Bei­spiel mit E‑Mail-Pro­gram­men oder Micro­soft Excel. Dabei tref­fen sie Ent­schei­dun­gen auf der Grund­la­ge ein­fa­cher Regeln, es ist also kei­ne mensch­li­che Krea­ti­vi­tät erforderlich. 
  2. Eine durch­ge­hen­de Daten­ver­ar­bei­tung: Eine der häu­figs­ten Tätig­kei­ten, die Mitarbeiter*innen auf einem PC aus­füh­ren, ist die Über­brü­ckung der Lücke zwi­schen zwei ver­schie­de­nen Anwen­dun­gen. Ein Bei­spiel: Jemand erhält per E‑Mail ein Doku­ment, das in eine Fach­an­wen­dung über­tra­gen wer­den muss. Da die­se bei­den Anwen­dun­gen nicht mit­ein­an­der kom­mu­ni­zie­ren, muss die Über­tra­gung manu­ell erfol­gen. Wäre es nicht schön, wenn dies ein vir­tu­el­ler Kol­le­ge erle­di­gen würde? 
  3. Die Auto­ma­ti­sie­rung sämt­li­cher Geschäfts­pro­zes­se: Der vir­tu­el­le Kol­le­ge kann Pro­zes­se sowohl Hand in Hand mit Fachanwender*innen als auch ganz allei­ne durch­füh­ren. Er kann also kom­plet­te Vor­gän­ge automatisieren.

Mehr Zeit für wichtige Aufgaben durch MORE

Doch wel­che Pro­zes­se eig­nen sich nun genau zur Auto­ma­ti­sie­rung? Ein guter Ansatz­punkt ist der Merk­satz Manu­ell Oft Regel­ba­siert Regu­lär Etab­liert (MORE). Durch den Ein­satz eines Soft­ware-Robo­ters wird bei den mensch­li­chen Mitarbeiter*innen mehr Zeit für wirk­lich wich­ti­ge Auf­ga­ben geschaffen.

Mehr Zeit für wichtige Aufgaben durch MORE

→ Auf­ga­ben für ech­te Robo­ter: Der vir­tu­el­le Kol­le­ge freut sich auf manu­el­le Pro­zes­se, bei denen auf meh­re­re Sys­te­me zuge­grif­fen wird. Hier spielt er sei­ne Stär­ken voll aus.

Mehr Zeit für wichtige Aufgaben durch MORE

→ Pro­zes­se für Arbeits­tie­re: Der vir­tu­el­le Kol­le­ge bevor­zugt Pro­zes­se, die oft durch­zu­füh­ren sind und / oder eine hohe Bear­bei­tungs­zeit auf­wei­sen. Im Ide­al­fall lie­gen über 1.000 Pro­zess­mi­nu­ten im Monat vor. Pro­zess­mi­nu­ten berech­nen sich dabei aus den Minu­ten, die für jede Pro­zess­aus­füh­rung not­wen­dig sind, mul­ti­pli­ziert mit der Häu­fig­keit der Prozessausführung.

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→ Regeln, Regeln, Regeln: Kla­re Regeln befolgt der vir­tu­el­le Kol­le­ge zu 100 %. Krea­ti­vi­tät und Empa­thie über­lässt er dafür sei­nen mensch­li­chen Kolleg*innen. Digi­tal macht glück­lich: Je digi­ta­ler der Input für den vir­tu­el­len Kol­le­gen ist, des­to glück­li­cher ist er. Er liebt regu­lä­re E‑Mails, Excel-Lis­ten oder Daten­ban­ken. Hand­schrift­li­che Ver­mer­ke zu lesen und zu inter­pre­tie­ren oder unstruk­tu­rier­te Daten zu ana­ly­sie­ren ver­wei­gert er jedoch häufig.

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→ Bit­te kein Cha­os: Der vir­tu­el­le Kol­le­ge mag eta­blier­te Geschäfts­pro­zes­se und Anwen­dun­gen. Jun­ge, insta­bi­le Pro­zes­se pas­sen nicht zu sei­ner Arbeitsweise.

Konkrete Anwendungsfälle für Robotic Process Automation in der Justiz

Natür­lich wur­den im Webi­nar auch kon­kre­te Anwen­dungs­fäl­le in der Jus­tiz vor­ge­stellt. Die anwe­sen­den Exper­ten führ­ten dabei vier Bei­spie­le an.

1. Abgleich und Bereinigung von Datenbanken

Die Kri­mi­na­li­täts­fel­der ver­schie­ben sich – und mit ihnen die Beweis­mit­tel. Der Trend geht zuneh­mend von phy­sisch zu digi­tal. Die Fol­ge: eine zuneh­men­de Digi­ta­li­sie­rung der Asser­va­ten­kam­mer. Hier kön­nen Soft­ware-Robo­ter bei­spiels­wei­se dafür sor­gen, dass Lösch­fris­ten ein­ge­hal­ten sowie direkt und sau­ber erfasst werden.

2. Datentransfer zwischen Systemen

Der Daten­trans­fer zwi­schen Sys­te­men ist der „Klas­si­ker” unter den Anwen­dungs­fäl­len. In der Jus­tiz wer­den Fach­an­wen­dun­gen / Fach­ver­fah­ren wie ForumSTAR, MESTA und Sol­um­STAR genutzt, zukünf­tig dann auch die E‑Akte. Die vir­tu­el­len Kol­le­gen kön­nen hier die manu­el­le Befül­lung erset­zen und dabei hel­fen, die für sol­che Tätig­kei­ten benö­tig­te Zeit zu ver­kür­zen. Eine wei­te­re wich­ti­ge Anwen­dung liegt in der Behand­lung von frist­ge­rech­ten Ver­fah­ren mit gro­ßem Umfang. Ohne tech­ni­sche Hil­fe besteht schnell die Gefahr einer Verjährung.

3. Entlastung bei Recherchetätigkeiten

Die Eröff­nung eines Ver­fah­rens beinhal­tet die Anga­be ver­schie­de­ner Daten der Betei­lig­ten. Oft wird eine Recher­che not­wen­dig, wenn zum Bei­spiel Name und Adres­se bekannt sind, aber nicht der Geburts­ort. Über xMeld exis­tiert sogar eine digi­ta­le Schnitt­stel­le zum Aus­tausch von Mel­de­da­ten. Die­se benö­tigt aller­dings eine hän­di­sche Bedie­nung. Auch hier kön­nen Soft­ware-Robo­ter unterstützen.

4. Überprüfung eingehender Unterlagen

Bei vie­len Geschäfts­vor­gän­gen müs­sen Bürger*innen Unter­la­gen ein­rei­chen. Die­se kön­nen auto­ma­ti­siert schnell und feh­ler­frei geprüft wer­den. Die­se Mög­lich­keit kam auch in einem Use Case zum Tra­gen, der eben­falls im Webi­nar vor­ge­stellt wur­de: Die Bean­tra­gung eines Erbscheins.

Der Use Case zeig­te, wie 65 % der für die­sen Pro­zess benö­tig­ten Zeit durch eine Auto­ma­ti­sie­rung ein­ge­spart wer­den kann. Der Grund: Der Robo­ter kann zuvor manu­el­le Tätig­kei­ten wie „Prü­fung der ein­ge­reich­ten Doku­men­te” und „Ein­ga­be der Infor­ma­tio­nen in das Fach­sys­tem” deut­lich schnel­ler und prä­zi­ser aus­füh­ren. Ein Mensch benö­tigt etwa 20 Minu­ten, um etwas ein­zu­ge­ben. Der Robo­ter schafft dies inner­halb von Sekun­den. Alles in allem ist so eine Erspar­nis von durch­aus 150 Stun­den im Jahr mög­lich – je Rechtspfleger*in.

Zeitliche Ersparnis durch den Einsatz von Robotic Process Automation

In der Auf­nah­me des Webi­nars kön­nen Sie sich die­sen Use Case ab Minu­te 37 in allen Details ansehen.

Doch was soll­te eine Orga­ni­sa­ti­on nun beach­ten, wenn sie sich für die „Ein­stel­lung” eines vir­tu­el­len Kol­le­gen ent­schie­den hat? Auch auf die­se Fra­ge gin­gen die Exper­ten aus­führ­lich ein.

Ein Assistent für jede(n) Anwender*in

Bei der Defi­ni­ti­on geeig­ne­ter Pro­zes­se ist es vor allem wich­tig, alle rele­van­ten Kolleg*innen an einem Tisch zu ver­sam­meln. Natür­lich müs­sen zum einen die Fachanwender*innen ihr Wis­sen zur Bedie­nung und teil­wei­se auch Ent­ste­hung der Pro­zes­se bei­tra­gen. Zum ande­ren müs­sen auch die­je­ni­gen Men­schen ein­be­zo­gen wer­den, die dafür sor­gen, dass die tech­ni­sche Umset­zung des Sys­tems feh­ler­frei erfolgt.

Unse­re Tipps für eine erfolg­rei­che Ein­füh­rung von RPA:

  1. Demo­kra­ti­sie­ren Sie die Ein­füh­rung: Die Fachanwender*innen erhal­ten die Chan­ce, ihren eige­nen Robo­ter einzuführen.
  2. Defi­nie­ren Sie Visio­nen: In wel­chen Berei­chen und für wel­che Fach­an­wen­dun­gen kön­nen Robo­ter ein­ge­setzt werden?
  3. Erwei­tern Sie Ein­satz­sze­na­ri­en und ent­wi­ckeln Sie Syn­er­gien: Kön­nen ver­schie­de­ne Vor­schlä­ge zusam­men­ge­fasst wer­den? Wie vie­le Kolleg*innen arbei­ten an ähn­li­chen Aufgaben?
  4. Pas­sen Sie das Ope­ra­ting Model an: Erstel­len Sie zunächst einen Pro­to­typ und ver­bes­sern Sie ihn dann Schritt für Schritt.
  5. Pla­nen Sie den Roll-Out und defi­nie­ren Sie Road­maps: Defi­nie­ren Sie, wann bestimm­te Per­so­nen invol­viert sind und wie die Auto­ma­ti­sie­rung wei­ter imple­men­tiert wird.

Mehr zu Robotic Process Automation

Wir hof­fen, dass wir Ihnen einen ers­ten Über­blick über die Mög­lich­kei­ten und Vor­tei­le der Ein­stel­lung eines „vir­tu­el­len Kol­le­gen” geben konn­ten. Sind Sie neu­gie­rig auf Robo­tic Pro­cess Auto­ma­ti­on gewor­den? Dann las­sen Sie uns gemein­sam Ihre Poten­zia­le für eine mög­li­che Auto­ma­ti­sie­rung prü­fen – spre­chen Sie uns ein­fach an: digitalsphere@fujitsu.com. Wei­te­re Infor­ma­tio­nen fin­den Sie eben­falls auf der Digi­talS­phe­re-Web­sei­te. Die Auf­zeich­nung des Webi­nars kön­nen Sie sich hier ansehen.

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