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Wie Ihnen Process Mining hilft, Prozessverbesserungen dynamischer umzusetzen und dabei gleichzeitig Kosten zu sparen

Wie Ihnen Process Mining hilft, Prozessverbesserungen erfolgreicher und dynamischer umzusetzen
Geschätzte Lesezeit: 5 Minuten

Es ist eine Iro­nie der Geschich­te: Die Ent­wick­lung der ers­ten Digi­tal­ka­me­ra der Welt geht auf das Unter­neh­men Kod­ak zurück – doch genau die­se Inno­va­ti­on soll­te dem Unter­neh­men eini­ge Jah­re spä­ter das Genick bre­chen. Als der Kod­ak-Mit­ar­bei­ter Ste­ven Sas­son im Jahr 1975 die ers­te film­lo­se Kame­ra ent­wi­ckel­te und so die Foto­gra­phie revo­lu­tio­nier­te, schien sein Arbeit­ge­ber zunächst nur wenig begeis­tert. Eine digi­ta­le Kame­ra, so ganz ohne Film? Das pass­te in die­sem Moment nicht so recht in die Kon­zern­stra­te­gie. Schließ­lich ver­dien­te Kod­ak damals viel Geld mit dem Ver­kauf von Fil­men. Und so ver­schwand die Inno­va­ti­on erst­mal in der Schub­la­de. Heu­te ist Kod­ak nur noch ein Schat­ten sei­ner selbst – Erfolg mit der neu­en Tech­no­lo­gie hat­ten ande­re.

Die Welt hat sich seit 1975 um eini­ges gewan­delt. Vie­le gro­ße Unter­neh­men haben anhand solch abschre­cken­der Bei­spie­le (dar­un­ter zum Bei­spiel auch Quel­le oder Nokia) erkannt, dass vie­le Mit­ar­bei­ter und viel Kapi­tal in einer digi­ta­len und glo­ba­li­sier­ten Welt nicht auto­ma­tisch lang­fris­ti­gen Erfolg bedeu­ten. Um dem ent­ge­gen­zu­tre­ten, haben Unter­neh­men neue Füh­rungs­struk­tu­ren eta­bliert. Die Devi­se ist, dyna­mi­scher, agi­ler und trans­pa­ren­ter zu wer­den.

Doch was bedeu­tet die­se neue Her­an­ge­hens­wei­se für das klas­si­sche Pro­zess­ma­nage­ment? Wie kann Pro­zess­ma­nage­ment in Zukunft aus­se­hen, damit sich Orga­ni­sa­tio­nen agi­ler an neue Her­aus­for­de­run­gen anpas­sen und dabei gleich­zei­tig noch Kos­ten ein­spa­ren?

Effizientes Prozessmanagement mit Process Mining

Eine der wich­tigs­ten neu­en Tech­no­lo­gien auf dem Markt, um Pro­zes­se effi­zi­en­ter und trans­pa­ren­ter zu ana­ly­sie­ren, ist Pro­cess Mining. Durch das Extra­hie­ren von Daten aus ver­schie­de­nen Quell­sys­te­men (zum Bei­spiel aus ERP-Sys­te­men), kön­nen Pro­zess-Flows visua­li­siert wer­den. Das stellt einen Vor­teil zur klas­si­schen Pro­zess­ana­ly­se mit­tels Inter­views dar, da dadurch die Pro­zes­se objek­ti­ver und trans­pa­ren­ter auf­ge­nom­men wer­den und sub­jek­ti­ve Wahr­neh­mun­gen eine gerin­ge­re Rol­le spie­len.

Die Häu­fig­keit der Abwei­chun­gen vom regu­lä­ren Pro­zess stellt ein BI Dash­board dar, was eine Ana­ly­se bis ins Detail ermög­licht. Bei­spiels­wei­se kön­nen hohe Kos­ten eines Lagers, des­sen Pla­nung auf einem Sales Fore­cast basiert, auf ein Pro­zess-Fehl­ver­hal­ten zurück­ge­führt wer­den. Mit Hil­fe des Mining Tools kann man hier erken­nen, ob Sales Mit­ar­bei­ter das CRM-Sys­tem rich­tig pfle­gen. Im nächs­ten Schritt wird das Pro­blem loka­li­siert, indem man ana­ly­siert, wel­che Regi­on oder Pro­dukt­grup­pe betrof­fen ist. Da man die Ursa­che des Pro­blems nun kennt, kann man ver­schie­de­ne Lösun­gen eta­blie­ren. Pro­cess Mining Soft­ware bie­tet für solch einen Fall zum Bei­spiel eine Alert-Funk­ti­on an, die feh­ler­haf­te Fäl­le in der Fore­cast-Pla­nung mit­tels KI her­aus­fil­tert. Anschlie­ßend kann eine Per­son den fal­schen Wert berei­ni­gen und die Lager­be­stands­pla­nung auto­ma­tisch berich­ti­gen. Die Besei­ti­gung von sol­chen Pro­zes­si­nef­fi­zi­en­zen führt in Unter­neh­men unwei­ger­lich zur Erkennt­nis und Besei­ti­gung von unnö­ti­gen Kos­ten­fak­to­ren. Die deut­sche Tele­kom hat erst neu­lich bekannt gege­ben, dass sie durch den Ein­satz von Pro­cess Mining Soft­ware in ver­schie­de­nen Abtei­lun­gen Kos­ten in Höhe von 50 Mil­lio­nen Euro ein­ge­spart hat.

Pro­cess Mining kann aber weit­aus mehr als nur Pro­zes­se ana­ly­sie­ren. Es kann sogar zur Bewer­tung der Effi­zi­enz des Geschäfts­mo­dells die­nen. Dazu erfolgt eine Prü­fung, ob alle not­wen­di­gen Funk­tio­nen mit dem geringst­mög­li­chen Auf­wand aus­ge­führt wer­den. So ist eine genaue Kos­ten-Nut­zen-Ana­ly­se mög­lich, die ermit­telt, ob eine Akti­vi­tät selbst durch­ge­führt wer­den soll­te oder bes­ser von einem Part­ner ein­ge­kauft wird. (Out­sour­cing). Eini­ge bekann­te Tool-Anbie­ter bedie­nen sich bereits die­ser Mög­lich­kei­ten und ver­fei­nern sie kon­ti­nu­ier­lich.

Anwendungsfälle für Process Mining

Fujitsu unterstützt Unternehmen bei der Prozessanalyse

Auf­grund der vie­len Vor­tei­le, die Pro­cess Mining bie­tet, haben wir es in unse­ren Bera­tungs­an­satz inte­griert. Ver­folgt ein Kun­de das Ziel, einen Pro­zess mit­tels Pro­cess Mining zu ver­bes­sern, steht als ers­tes die genaue Bestim­mung des Pro­zes­ses mit Start- und End­punkt an. Der Pro­zess wird danach durch die Soft­ware visua­li­siert und Schwach­stel­len bzw. Abwei­chun­gen iden­ti­fi­ziert. Nach­dem Fuji­tsu den opti­ma­len Soll-Pro­zess defi­niert und ein­ge­führt hat, wird die Ver­bes­se­rung anschlie­ßend in regel­mä­ßi­gen Abstän­den über­wacht und even­tu­ell ein­ge­grif­fen. Der Kun­de hat so den Vor­teil, dass zunächst kei­ne Soft­ware zu lizen­zie­ren ist und der Nut­zen anhand eines Pro­zes­ses sozu­sa­gen getes­tet wer­den kann. Das ermög­licht die Ermitt­lung von Pro­zess­kos­ten und die Mes­sung der Wirt­schaft­lich­keit von Maß­nah­men.

Ob jedoch der all­um­fas­sen­de Ein­satz von Pro­cess Mining für ein Unter­neh­men wirk­lich sinn­voll ist, hängt von ver­schie­de­nen Fak­to­ren ab und soll­te vor der Anschaf­fung genau geprüft wer­den. Zunächst gilt es zu ermit­teln, ob und mit wel­chem Auf­wand sich unter­neh­mens­ei­ge­ne Daten visua­li­sie­ren las­sen. Dies hängt unter ande­rem von den Sys­te­men ab, die zur Orga­ni­sa­ti­on der Pro­zes­se die­nen. Pro­zes­se, die bei­spiels­wei­se durch eine SAP Stan­dard-Lösung abge­bil­det wer­den, las­sen sich rela­tiv leicht und schnell mit Hil­fe einer Pro­cess Mining Soft­ware visua­li­sie­ren. SAP Spe­zi­al-Lösun­gen ver­ur­sa­chen hin­ge­gen einen grö­ße­ren Auf­wand zur Ver­knüp­fung der Daten.

Bei zufrie­den­stel­len­den Ergeb­nis­sen kann die Anschaf­fung eines Pro­cess Mining Tools in Betracht gezo­gen wer­den. Davor ist zu emp­feh­len, die Anfor­de­run­gen an das Tool zu prä­zi­sie­ren, denn auf dem Markt gibt es ver­schie­dens­te Anbie­ter von Tools mit diver­sen unter­schied­li­chen Funk­tio­nen.

Unterschiedliche Schwerpunkte von Process Mining Tools

Das Tool des Markt­füh­rers Celo­nis eig­net sich bei­spiels­wei­se vor allem für Fir­men mit einem aus­ge­reif­ten ERP-Sys­tem. Die Soft­ware ist zudem beson­ders geeig­net, um ein Pro­zess­pro­blem, das bereits iden­ti­fi­ziert wur­de, zu moni­to­ren und bei kri­ti­schen Ent­wick­lun­gen ein­zu­grei­fen.

Die Mehr­werk AG ist bei­spiels­wei­se auf die Berei­che Busi­ness Intel­li­gence, SCM und SAP Cloud für klei­ne und mitt­le­re Unter­neh­men spe­zia­li­siert. Mehr­werk eig­net sich für Fir­men, die kein aus­ge­reif­tes ERP-Sys­tem haben, da Mehr­werk auf eine hohe Anzahl von ver­schie­de­ne Daten­quel­len zugrei­fen kann, wie bei­spiels­wei­se Maschi­nen- oder Scan­ner­da­ten. Mehr­werk baut auf Qlik (BI Tool) auf und ist daher sehr stark im Backend sowie in der Ana­ly­se­funk­ti­on.

Unter­neh­men, die Soll-/Ist-Abglei­che und auto­ma­ti­sier­te Ursa­chen­ana­ly­sen betrei­ben möch­ten, sind beson­ders mit Pro­cess Ana­ly­tics Fac­to­ry (PAF), Pro­cess­Gold oder QPR Pro­zess Ana­ly­zer gut bera­ten. Für klei­ne­re und mit­tel­stän­di­sche Unter­neh­men, die nur über weni­ge Res­sour­cen ver­fü­gen und nach einer güns­ti­gen Soft­ware suchen, eig­net sich dabei vor allem PAF. Das Unter­neh­men hat sich auf die Anbin­dung mit Micro­soft Power BI spe­zia­li­siert. Zudem besteht die Mög­lich­keit, SAP-User unkennt­lich zu machen und so Pro­ble­me mit dem Daten­schutz zu ver­mei­den.

Process Mining sollte nach wie vor von weiteren Maßnahmen begleitet werden

Neue Tech­no­lo­gien wie Pro­cess Mining unter­stüt­zen Unter­neh­men dabei, pro­zess­ori­en­tiert zu den­ken und zu agie­ren. Indem sie Schwach­stel­len in Pro­zes­sen auf­zei­gen und eine Auf­for­de­rung zur Lösung des Pro­blems an Mit­ar­bei­ter wei­ter­lei­ten kön­nen, schaf­fen sie ein Kli­ma des Bewusst­seins für kon­ti­nu­ier­li­che Ver­bes­se­rung und Trans­pa­renz.

Trotz­dem bleibt Pro­cess Impro­ve­ment nach wie vor eine her­aus­for­dern­de Auf­ga­be. Stu­di­en zufol­ge erzie­len mehr als 50 % der Maß­nah­men noch immer nicht die gewünsch­ten Ergeb­nis­se. Ein Grund hier­für ist, dass ein­zel­ne Pro­zess­ver­bes­se­rungs­maß­nah­men oft­mals nicht in einen all­um­fas­sen­den Ansatz ein­ge­bun­den wer­den. Ist hin­ge­gen die Maß­nah­me opti­mal in die Gesamt­stra­te­gie, die Orga­ni­sa­ti­on und die Markt­an­for­de­run­gen ein­ge­bet­tet, wird sie meist von der Beleg­schaft deut­lich bes­ser ange­nom­men.

Trotz des zunächst höher erschei­nen­den Auf­wands ver­ur­sacht ein umfas­sen­der Ansatz meist gerin­ge­re Kos­ten, da bei der Rea­li­sie­rung die Maß­nah­men wie Kata­ly­sa­to­ren auf­ein­an­der wir­ken. Daher hat Fuji­tsu ein ganz­heit­li­ches Bera­tungs­an­ge­bot eta­bliert, in dem Kun­den­an­for­de­run­gen, Stra­te­gie, Daten und Pro­zes­se opti­mal auf­ein­an­der abge­stimmt wer­den. Ein Invest­ment in gute Pro­zes­se zahlt sich in jedem Fall aus, denn gute Pro­duk­te kann ein Wett­be­wer­ber in Zei­ten der Digi­ta­li­sie­rung meist rela­tiv ein­fach kopie­ren – gute Pro­zes­se jedoch nicht. Und wie Sie nicht nur erfolg­reich Pro­zes­se ana­ly­sie­ren, son­dern auch noch Ihre Mit­ar­bei­ter in den Pro­zess der Ver­än­de­rung opti­mal ein­be­zie­hen, erfah­ren Sie in mei­nem nächs­ten Arti­kel.

Möch­ten Sie Ihr Unter­neh­men dyna­mi­scher und agi­ler an neue Her­aus­for­de­run­gen anpas­sen? Dann spre­chen Sie uns ein­fach an – wir bera­ten Sie ger­ne:

Chris­ti­ne Sut­schek
Pro­cess Con­sul­tant
christine.sutschek@tds.fujitsu.com

Boris A Plau­mann
Lead Busi­ness & Inno­va­ti­on Con­sul­ting
boris.plaumann@tds.fujitsu.com

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