Mit der CeBIT rückt nicht nur ein alljährliches Messe-Highlight für die IT-Welt näher, für hunderte von Journalisten nähert sich mit der weltweit größten Computermesse auch ein Veranstaltungs-Highlight in ihrem Kalender. Sie kommen mit zahlreichen Fragen im Gepäck und für die passenden Antworten sorgen Michael Erhard, Head of Communications, und Julia Henry, Senior Manager Communications bei Fujitsu. Was die beiden Pressesprecher im Vorfeld der Messe alles koordinieren, wie ein typischer CeBIT-Tag aussieht und wann die CeBIT wirklich endet, erklärten sie uns in einem Interview.

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Hallo Frau Henry, hallo Herr Erhard. Vielen Dank, dass Sie sich die Zeit für dieses Interview genommen haben. Auf der CeBIT trifft sich Jahr für Jahr die IT-Welt, Öffentlichkeitsarbeit und Public Relations spielen dabei eine wichtige Rolle. Welche konkreten Ziele wollen Sie mit Ihrer Arbeit erreichen? 

Michael Erhard: Die CeBIT ist eine wichtige Plattform, um unsere Zielgruppe – also die Journalisten – über unser Service-, Produkt und Lösungsportfolio und unser Unternehmen insgesamt zu informieren.
Julia Henry: Darüber hinaus ist sie eine hervorragende Gelegenheit, Journalisten, Analysten und Partner persönlich zu treffen.

Welche Vorbereitungen laufen bereits im Vorfeld der Messe, um einen reibungslosen Ablauf zu gewährleisten?

Michael Erhard: Die Vorbereitungen sind einerseits organisatorischer, andererseits inhaltlicher Natur. So gilt es, unter anderem Inhalte für Pressemitteilungen aufzubereiten und Themen für Hintergrundgespräche zu definieren. Zu den organisatorischen Vorbereitungen zählt es, Journalisten einzuladen, Termine und Interviews zu vereinbaren, die am Montag stattfindende Presseveranstaltung an unserem Hauptstand in Halle 7 zu planen, den Versand der Pressemitteilungen zu terminieren und vieles mehr.
Julia Henry: Ganz wichtig ist es auch, unsere Kolleginnen und Kollegen im Vorfeld über die Themen zu informieren. Hierzu beginnt im Januar die regelmäßige interne Kommunikation, die sich von Mailings, Intranet-Einträgen bis hin zu Webcasts mit dem Management erstreckt.

Welche Ergebnisse ziehen Sie aus Ihrer PR-Arbeit und den Gesprächen während der und für die Messe? Zum Beispiel wertvolles Feedback, Trends, …

Julia Henry: Einerseits sind wir in kontinuierlichem Kontakt und kennen daher die Interessen der einzelnen Medien. Andererseits ist es vor Ort immer wieder überraschend, welche Resonanz manche Einzelaspekte erzielen – ich denke da zum Beispiel an die ausklappbare LAN-Buchse unserer superflachen Ultrabooks. Und daraus lernen wir natürlich…

Wie können wir uns einen typischen CeBIT-Tag für Sie als Fujitsu-Pressesprecher vorstellen?

Michael Erhard: Früh aufstehen, viel reden, viel zwischen unserem Hauptstand in Halle 7, dem Pressecenter und unserem Auftritt auf dem SAP-Stand in Halle 4 hin- und herlaufen, abends viele E-Mails schreiben und spät ins Bett gehen.

Liegen darin auch die größten Herausforderungen auf der CeBIT?

Julia Henry: Genau so ist es!

Wie organisieren Sie sich als Team während der Messe?

Michael Erhard: Die Grundlage der Organisation findet, wie bereits erwähnt, im Vorfeld statt. Die Realität hält sich jedoch nicht immer an vorher gemachte Pläne. So werden zum Beispiel auch etliche Interviewanfragen ad hoc gestellt, so dass vor Ort improvisiert werden muss. Da wir ein eingespieltes Team sind, klappt dies aber ganz unkompliziert auf Zuruf. Und wenn mal zu viel auf einmal hereinprasselt, können wir uns auch immer auf die Unterstützung unserer Marketing-Kollegen verlassen.

Worauf werden Sie sich bei all der Action auf der CeBIT vor allem konzentrieren?

Julia Henry: Zusammen mit dem Marketing haben wir im Vorfeld Highlight-Themen definiert, die es gilt, an die Frau und an den Mann zu bringen. Dies gilt es – ungeachtet der Begeisterung über einzelne Neuvorstellungen – immer im Hinterkopf zu behalten.

Wie viele externe Besucher stürmen geschätzt den Fujitsu-Stand auf der CeBIT und aus welchen Bereichen kommen sie? Wir denken da an Journalisten, Delegationen….

Julia Henry: Wir können dies zumindest bei der Anzahl der Pressegespräche mit unserem Management und unseren Experten quantifizieren: Vergangenes Jahr waren es rund 70 Einzelinterviews. Hinzu kamen natürlich viele spontane Gespräche auf dem Stand.

Auf welche Highlights möchten Sie die Aufmerksamkeit der Besucher vor allem lenken?

Michael Erhard: Neben diversen Neuheiten sind dies vor allem übergeordnete Themen, wie IT-Sicherheit, Industrie 4.0, faire Produktion (Stichwort „Responsible Business“) und unser Komplettportfolio „Made in Germany“.

Am 20. März schließt die CeBIT ihre Pforten und ein riesiges IT-Event endet. Ihre Arbeit endet garantiert nicht am 20. März. Was und wie lange braucht eine CeBIT, bis sie wirklich „abgearbeitet“ ist?

Michael Erhard: Die allermeisten noch offenen Journalistenanfragen können in der Woche danach beantwortet werden. Danach machen wir eine interne Bestandsaufnahme der CeBIT und ziehen unsere Schlüsse für die nächsten Veranstaltungen daraus – die Fujitsu Regionaltage und das Fujitsu Forum. Das Forum findet zwar erst im November statt – aber bei Events dieser Größenordnung kann man nie früh genug mit der Planung anfangen…

Frau Henry, Herr Erhard – vielen Dank für dieses Interview!

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