Die PRIMAGAS GmbH betreut in Deutschland ihre Kunden über ein flächendeckendes Vertriebsnetz. Bis dato wurde der Vertragsprozess mit Papierdokumenten abgewickelt. Dieses Verfahren in Verbindung mit den üblichen Versandzeiten sowie dem hausinternen analogen Verarbeitungsprozedere verursachte Bearbeitungszeiten von in der Regel fünf Tagen bis zum rechtskräftigen Vertragsabschluss. Erschwert wurde der reibungslose Ablauf zudem durch fehlerhafte, nicht lesbare oder nicht eindeutige Eingaben. PRIMAGAS beschloss deshalb, den gesamten Vertrags-Workflow vollständig auf elektronischen Weg ohne Medienbruch umzustellen. An eine neue Anwendung wurden hieraus die folgenden Vorgaben gestellt:

• Für einen schnellen und erfolgreichen Einsatz einer digitalen Anwendung muss dem Außendienst ein einfach zu bedienendes, aber sicheres und mobiles Werkzeug für die Vertragsvorbereitung und den Vertragsabschluss zur Verfügung gestellt werden.
• Vertragsgestaltung sollte nahezu identisch bleiben.
• Im Verkaufsgespräch darf durch ein Notebook keine Barriere zwischen Kunde und Außendienstmitarbeiter entstehen.
• Zusätzlich muss durch eine digitale Unterschrift ein beweisfähiger Vertragsabschluss, ohne Mehraufwand vor Ort, gegeben sein.
• Am Ende des Prozesses muss durch eine Online-Übertragung die weitere Verarbeitung aller gewonnenen Daten schneller und sicher gewährleistet sein.
• Eine weitere Digitalisierung vor- und nachgelagerter Prozesse muss im Ergebnis möglich sein.

Die Lösung

Die Anforderungen wurden durch die Verwendung von LIFEBOOK Convertible PCs von Fujitsu sowie durch spezielle Entwicklungen mit Microsoft® InfoPath® und eSignatureOffice Tablet-PC edition der StepOver GmbH unter der Bezeichnung „e-Contract“ umgesetzt. Für Außendienstmitarbeiter von PRIMAGAS ist das LIFEBOOK das ideale Arbeitswerkzeug. Denn der Convertible PC vermeidet durch sein Design, dass eine Barriere zwischen Kunde und Berater entsteht. Der Kunde kann dem Außendienstmitarbeiter bei der handschriftlichen Eingabe mittels Stift auf dem Monitor zuschauen, so wie er es auch aus der Bearbeitung von Formularen in Papierform gewohnt ist.

„Der elektronische Vertrag und der Einsatz von Fujitsu Tablet-PCs tragen dazu bei, dass wir uns auf das Wesentliche konzentrieren können, unseren Kunden.“
Thomas Landmann, Vertriebsdirektor PRIMAGAS

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www.primagas.de

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