Ein Blogbeitrag von Andrej von der Burg und Arne Schiller.

Ungefähr 2 Milliarden Arbeitnehmer*innen sind so genannte Frontline Worker: Sie arbeiten in der Produktion, in einem Geschäft oder Service-Stützpunkt oder auf einer Baustelle. Sie haben kein persönliches Büro und keinen eigenen PC. Diese Menschen besser digital an- und einzubinden und nicht zu vergessen, wird für Unternehmen immer wichtiger. So steigt die Mitarbeiterzufriedenheit, Loyalität und auch Attraktivität des Unternehmens ‒ in Zeiten knapper Fachkräfte ein bedeutsamer Faktor. Wer jetzt den ersten Schritt gehen will, kann sich am 29.09.2022 in unserem Webcast „Inform Now“ zum Thema Frontline Worker informieren.

In der englischen Sprache ist der Begriff gängig: „Frontline Worker“. Das sind diejenigen Arbeitskräfte, die nicht 8 Stunden in Meetings und vor einem Bildschirm sitzen, sondern in der Produktion beschäftigt sind, im Bekleidungsgeschäft arbeiten, im Außendienst Kund*innen vor Ort beraten oder Güter transportieren. Auch Ärzt*innen und Pflegepersonal zählen dazu. Natürlich haben die meisten ein Smartphone oder Tablet, aber sind oft nur privat digital vernetzt. Sie haben keinen eigenen Office-PC oder -Laptop und auch kein Büro, das ihnen exklusiv zur Verfügung steht. Oft gibt es nur einen Gemeinschaftsraum, in dem auch ein PC steht, etwa um Schichtpläne einzusehen.

Diese Frontline Worker bilden mit Abstand den größeren Anteil der arbeitenden Bevölkerung und erbringen das Kerngeschäft in vielen Unternehmen. In Krankenhäusern und bei Fluggesellschaften ist das Verhältnis 10:1, im Retail-Bereich 6:1, im produzierenden Gewerbe noch 3:1 (Quelle: Microsoft).

Frontline Worker brauchen keinen Laptop, aber eine digitale Anbindung

Ein Laptop oder PC wäre für diese Mitarbeitenden eher hinderlich, denn für ihre Tätigkeiten benötigen sie zumeist kein Excel, Word oder PowerPoint. Wichtig ist für diese „bürolosen“ Mitarbeitenden jedoch der Zugriff auf den Schichtplan, die Arbeitszeitverwaltung sowie die Urlaubsplanung. Auch die Möglichkeit, schnell eine Genehmigung zu beantragen und zu erhalten, würde ihren Arbeitsalltag erheblich erleichtern und aufwerten.

Frontline Worker müssen mobil schnell etwas nachschlagen oder sich mit Kolleg*innen kurzfristig austauschen können, zum Beispiel per Textmessenger, Video oder „Walkie-Talkie“-Funktion. Dafür setzen sie am liebsten das Gerät ein, das sie schon haben und kennen: das Smartphone oder Tablet. Da der Umgang mit Text- und Video-Messengern über das smarte Gerät mittlerweile zum alltäglichen Leben gehört, macht es Sinn, die Mitarbeitenden auch für ihre beruflichen Anforderungen so auszustatten, wie sie es bereits kennen: mit einer App, die intuitiv zu bedienen ist und bei der keine technischen Hürden zu nehmen sind.

MS Teams ist dafür die richtige Plattform. Microsoft hat sie ‒ im Unterschied zu klassischen Messengern wie WhatsApp, Signal oder Telegram ‒ so konzipiert, dass sie sich leicht um weitere Module erweitern lässt. Teams kann daher weit mehr Funktionalität nachrüsten, als dies bei anderen Apps möglich ist. Microsoft Viva, die neueste Erweiterung der Teams-Apps-Welt, verbessert die sogenannte Human eXperience mit Tools wie Viva Connections, Viva Learning, Viva Topics. Was noch fehlt, lässt sich auch ohne Programmierkenntnisse z.B. per Power Automate über ein Klick-Interface zusammenstellen oder an Backendsysteme wie z. B. Dynamics oder SAP problemlos anbinden. Teams ist damit ‒ fast wie ein Schweizer Taschenmesser ‒ die ideale Basis für die Digitalisierung.

Günstige Lizenzen für Frontline Worker

Microsoft hat für Frontline Worker spezielle Tool-Pakete geschnürt, die deutlich günstiger als die normalen E3/E5-Lizenzen sind. Die F1/F3-Lizenzen kosten je nach Funktionsumfang rund zwei Drittel weniger pro Monat und beinhalten neben MS Teams auch die mobilen und Web-Versionen von Microsoft Office.

Den Mitarbeiter*innen steht damit eine einheitliche Plattform zur Verfügung, über die sie sich austauschen und alle für ihren Berufsalltag wichtigen Informationen erhalten und teilen können. So können sie beispielsweise auch zuhause den aktuellen Schichtplan einsehen oder in Ruhe eine von ihren Arbeitgeber*innen angebotene Schulung nutzen.

Für Unternehmen ist diese Lösung auch deshalb interessant, weil sich die Microsoft Office Apps, wie z.B. MS Teams auf vielen smarten Geräten in einer abgeschotteten, von privaten Anwendungen und Inhalten getrennten Umgebung, sicher betreiben lassen. Mitarbeiter*innen sind somit nicht gezwungen, ein dediziertes Firmengerät zu verwenden.

Erfolgreiche Projektumsetzung

Eine besondere Herausforderung bei der Einführung von Tools für Frontline Worker ist das Change Management und die intensive Einbindung der Mitarbeiter*innen. Für die Akzeptanz ist es besonders wichtig, die Wünsche der Belegschaft aufzugreifen und bei der Einführung zu berücksichtigen.

Hierbei kommt es auf einen Projektpartner an, der über den passenden Methodenkoffer und das Projekt-Know-how verfügt, um eine reibungslose Einführung zu gewährleisten. Fujitsu bringt diese Fähigkeiten mit und zeigt auch in aktuellen Projekten wie bei einem großen Retail-Unternehmen, wie reibungslos eine Einführung erfolgen kann.

Neben einer breiten Branchenkenntnis, die die Planungsphasen effizient und kurz hält, kann Fujitsu darüber hinaus auch fehlende Interfaces zu bestehenden Standard-Anwendungen und auch neue Anwendungen entwickeln, um sie in die Frontline-Worker-Oberfläche in MS Teams zu integrieren.

Jetzt den ersten Schritt machen: Webcast Inform Now am 29.9.2022

Die Bereitstellung einer digitalen Plattform für alle Frontline Worker in ihrem Unternehmen ist ein wichtiger Schritt, um die Mehrheit der Arbeitenden ins digitale Zeitalter mitzunehmen, ihnen eine funktionale und komfortable Arbeitsumgebung zu bieten und damit wichtige Fachkräfte zu gewinnen und zu halten.

Sind Sie bereit, den ersten Schritt zu tun? In unserem Webcast „Inform Now“ konnten Sie am 29.9.2022 um 11:00 Uhr aus erster Hand erfahren:

• Frontline Worker – Steigern Sie die Zufriedenheit und Effizienz Ihrer Mitarbeiter*innen
  • Wer oder was sind die Frontline Worker?
  • Wo liegen die Herausforderungen?
  • Welche Potentiale können gehoben werden?
  • Von der Baseline bis zur Branchenlösung
  • Beispiel aus der Praxis

Hier geht’s → zur Aufzeichnung.

Arne Schiller

Arne Schiller ist Senior Solution Architekt – Modern Workplace & Cloud I Microsoft Center of Excellence bei Fujitsu. Seine Erfahrungen mit mehr als 30 Jahren im Dienste der Endanwender, insbesondere mit dem zunehmenden Einzug von mobilen Endgeräten als ernst zu nehmendes Endgerät, prädestinieren ihn für das Thema „Frontline Worker“.