Testversion für 100 Tage jetzt verfügbar
Thomas Walloschke, Principal Business Developer E-Government Germany
Seien es Vertragsabschlüsse, Steuererklärungen oder Anträge wie zum Beispiel auf das BAföG – der Trend hin zur Digitalisierung des „Behördengangs“ oder des Versicherungsabschlusses ist ungebrochen und wird auch in Zukunft schon „von Amts wegen“ stark gefördert werden. Doch einmal digitalisiert, müssen auch elektronische Unterlagen häufig Jahre, wenn nicht Jahrzehnte aufbewahrt werden. Während sich die Archivierung von Papierdokumenten relativ einfach gestaltet, erfordert die beweiswerterhaltende Langzeitarchivierung digitalisierter Unterlagen spezielle Archivierungssysteme, die bestimmte technische Richtlinien und regulatorische Anforderungen erfüllen müssen. In der Praxis bewährt sich hier bereits die gemeinsam von Fujitsu mit Partner OpenLimit entwickelte Lösung Fujitsu SecDocs. Sie hilft Unternehmen und Behörden dabei, genau diesen Anforderungen gerecht zu werden.
Ein prominentes Anwendungsbeispiel für Fujitsu SecDocs ist die elektronische Antragstellung im BAföG. Realisiert wurde das Projekt unter der Federführung der Datenzentrale Baden-Württemberg. Seit dem Sommer-Semester 2012 können Auszubildende in Baden-Württemberg für die Beantragung eine moderne E-Government-Lösung nutzen, die sich auch die Vorteile des Neuen Personalausweises zunutze macht. Für die Antragsteller liegen die Vorteile dabei klar auf der Hand: lästige Behördengänge entfallen, die Antragsqualität verbessert sich dank einer anwenderfreundlichen Führung durch die Antragsformulare, integrierter Klassifizierung, Eingabehilfen und Prüfung der Plausibilität. Bei Folgeanträgen kann auf vorhandene Daten zurückgegriffen werden. Für die Ämter entfällt die manuelle Datenerfassung, die Antragsteller sind verlässlich authentifiziert, und dank Fujitsu SecDocs „Powered by OpenLimit“ gehören teure Papierarchive der Vergangenheit an. Kurz gesagt – die Verwaltungsprozesse werden schlanker. Dank digitaler Archivierung können nun auch beide Seiten – sowohl Antragsteller als auch das Amt – jederzeit auf die gespeicherten Daten zugreifen.
Ein weiteres, interessantes Einsatzfeld bietet sich für Fujitsu SecDocs im Rahmen der seit kurzem angebotenen Smartphone-/Tablet-App „GovPad“, die eine sichere Authentifizierung und revisionssichere Langzeitspeicherung integriert. Entwickelt hat diese Lösung IT-Consulting-Spezialist msg systems. Mit der neuen App können Entscheider in Politik und Verwaltung jederzeit und von überall aus mit mobilen Endgeräten auf Informationen und Dokumente sicher zugreifen und diese bearbeiten. „GovPad“ schließt dabei die elektronische Signatur und revisionssichere Archivierung mit Hilfe von Fujitsu SecDocs ein.
Zu guter Letzt können interessierte Kunden den „Datensafe in der Wolke“ jetzt auch 100 Tage kostenfrei testen: Fujitsu bietet einen unentgeltlichen Test-Account für SecDocs an. Dabei stellt Fujitsu über die eigene Infrastruktur eine Schnittstelle zur Verfügung, Kunden können diese dann in ihre IT-Umgebung mit einbinden und die sichere Langzeitarchivierung 100 Tage lang ohne Einschränkungen auf Herz und Nieren testen. Die jeweiligen Vertriebsansprechpartner veranlassen richten auf Nachfrage gerne die Einrichtung eines entsprechenden Testzugangs.
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