Telefonkonferenzen sind mittlerweile aus unserem Geschäftsalltag nicht mehr wegzudenken. Sei es das Gespräch zwischen Fachkollegen, die Verhandlung mit einem Kunden oder ein virtuelles Meeting zwischen Geschäftspartnern über die Landesgrenzen hinweg – eine Telefonkonferenz ist die perfekte Alternative und ermöglicht eine schnelle und vor allem kostengünstige Kommunikation über weite Strecken. Um eine qualitativ hochwertige und effiziente Besprechung in Festnetzqualität sicherzustellen, sind einige Grundregeln zu beachten. Pünktliches Einwählen oder das Festlegen einer Agenda – diese Vorbereitungspunkte erscheinen selbstverständlich, sind aber essentiell für eine perfekte Telefonkonferenz. Leider werden sie nicht immer beachtet.

So nicht!

Es ist ein Uhr Mittag – die perfekte Zeit, um eine Telefonkonferenz zu halten – ganz bestimmt nicht. Die Laune ist im Keller und dann geht auch noch alles schief: Die Einwahl-PIN funktioniert nicht, und es dauert ewig bevor die Telefonkonferenz starten kann. Eine halbe Stunde später – mittlerweile sind alle Teilnehmer im Call – und auch wenn Sie immer noch nicht alle Namen der Beteiligten wissen, sind Sie froh, dass es endlich losgeht. Als wäre das nicht genug, reden jetzt alle durcheinander, einer fliegt ständig aus der Leitung, im Hintergrund bellt ein Hund und es ist einiges an undefinierbarem Büro- oder Straßenlärm zu hören. Das Durcheinander ist perfekt, als jetzt auch noch ein Echo die Leitung stört. Wie es auch Michael Erhard bereits in seinem Beitrag zum Thema „Die Wahrheit über Telefonkonferenzen“ ausgeführt hat, kann ich Ihnen eines sagen – so geht es nicht! Mit ein paar Tipps, lassen sich diese Nachteile schnell in Vorzüge verwandeln.

Beachten Sie unsere zehn Tipps für eine perfekte Telefonkonferenz und gestalten Sie ein Audiomeeting so effizient und zielführend wie möglich.

Die zehn besten Tipps für eine perfekte Telefonkonferenz

• Informieren Sie alle Teilnehmer frühzeitig. Setzen Sie alle Teilnehmer über wichtige Eckdaten der Konferenz in Kenntnis, also das Datum möglichst inklusive Wochentag, die Uhrzeit, die Einwahldaten und die richtige PIN. Am besten in Form einer E-Mail-Kalendereinladung mit Erinnerungsfunktion, so dass jeder eine Viertelstunde vorher noch einmal an den Call erinnert wird.
• Legen Sie eine kurze Agenda fest. Erarbeiten Sie einen übersichtlichen Fahrplan für die Konferenz, um einen strukturierten Ablauf des Meetings sicherzustellen. Teilen Sie diese allen Teilnehmern mit und wiederholen Sie nochmals Datum, Uhrzeit sowie Einwahlnummer und PIN.
• Informieren Sie die Teilnehmer über technische Funktionen. Informieren Sie alle Teilnehmer zu Beginn, wenn sie technische Möglichkeiten wie das Stummschalten während des Telefonats nutzen können.
• Bestimmen Sie einen Moderator. Legen Sie jemanden fest, der die Telefonkonferenz leitet und die Rolle des Moderators übernimmt.
• Wählen Sie sich pünktlich in die Telefonkonferenz ein. Wählen Sie sich rechtzeitig ein, um Verzögerungen des Meetings zu vermeiden – als Moderator besser ein paar Minuten früher als zu spät.
• Nennen Sie Ihren Namen. Lassen Sie immer alle Teilnehmer wissen, wer Sie sind, bevor Sie anfangen zu sprechen.
• Vermeiden Sie Hintergrundgeräusche. Achten Sie auf unnötige Geräusche wie ein offenes Fenster, Tastaturklappern oder die Lautsprecher-Funktion des Telefons, die jedes noch so kleine Geräusch extrem laut überträgt und oft ein Echo verursacht. Wenn Sie keinen ruhigen Ort zur Verfügung haben, nutzen Sie ein gutes Headset sowie die Stummschalt-Funktion, so lange Sie nicht sprechen. Das ist höflich allen Beteiligten gegenüber, da weder Sie noch die Teilnehmer von störenden Geräuschen abgelenkt werden.
• Sprechen Sie die Konferenzteilnehmer mit ihrem Namen an. Wenn Sie sich während der Konferenz direkt an einen Teilnehmer wenden, sprechen Sie diesen immer mit seinem Namen an. So kann der Angesprochene besser folgen und umgehend antworten, und Sie müssen Fragen nicht unnötig wiederholen.
• Sprechen Sie langsam und deutlich. Da es vor allem bei Gesprächen mit größeren Distanzen zwischen den Teilnehmern zu Sprachverzögerungen kommen kann, sprechen Sie immer deutlich und langsam. Damit stellen Sie sicher, dass Ihnen jeder aufmerksam folgen kann.
• Fassen Sie als Moderator am Ende die Ergebnisse zusammen. Nähert sich das Telefonat dem Ende, fassen Sie noch einmal zusammen, was Sie besprochen haben und kommunizieren Sie klar die nächsten Schritte  und Aufgaben für alle Beteiligten.

Haben Sie weitere Tipps, die uns dabei helfen, eine perfekte Telefonkonferenz zu organisieren und durchzuführen? Dann freuen wir uns über Ihre Erfahrungen an dieser Stelle!

Ihr Rob Gorby, Powwownow