Es ist eine Ironie der Geschichte: Die Entwicklung der ersten Digitalkamera der Welt geht auf das Unternehmen Kodak zurück – doch genau diese Innovation sollte dem Unternehmen einige Jahre später das Genick brechen. Als der Kodak-Mitarbeiter Steven Sasson im Jahr 1975 die erste filmlose Kamera entwickelte und so die Fotographie revolutionierte, schien sein Arbeitgeber zunächst nur wenig begeistert. Eine digitale Kamera, so ganz ohne Film? Das passte in diesem Moment nicht so recht in die Konzernstrategie. Schließlich verdiente Kodak damals viel Geld mit dem Verkauf von Filmen. Und so verschwand die Innovation erstmal in der Schublade. Heute ist Kodak nur noch ein Schatten seiner selbst – Erfolg mit der neuen Technologie hatten andere.

Die Welt hat sich seit 1975 um einiges gewandelt. Viele große Unternehmen haben anhand solch abschreckender Beispiele (darunter zum Beispiel auch Quelle oder Nokia) erkannt, dass viele Mitarbeiter und viel Kapital in einer digitalen und globalisierten Welt nicht automatisch langfristigen Erfolg bedeuten. Um dem entgegenzutreten, haben Unternehmen neue Führungsstrukturen etabliert. Die Devise ist, dynamischer, agiler und transparenter zu werden.

Doch was bedeutet diese neue Herangehensweise für das klassische Prozessmanagement? Wie kann Prozessmanagement in Zukunft aussehen, damit sich Organisationen agiler an neue Herausforderungen anpassen und dabei gleichzeitig noch Kosten einsparen?

Effizientes Prozessmanagement mit Process Mining

Eine der wichtigsten neuen Technologien auf dem Markt, um Prozesse effizienter und transparenter zu analysieren, ist Process Mining. Durch das Extrahieren von Daten aus verschiedenen Quellsystemen (zum Beispiel aus ERP-Systemen), können Prozess-Flows visualisiert werden. Das stellt einen Vorteil zur klassischen Prozessanalyse mittels Interviews dar, da dadurch die Prozesse objektiver und transparenter aufgenommen werden und subjektive Wahrnehmungen eine geringere Rolle spielen.

Die Häufigkeit der Abweichungen vom regulären Prozess stellt ein BI Dashboard dar, was eine Analyse bis ins Detail ermöglicht. Beispielsweise können hohe Kosten eines Lagers, dessen Planung auf einem Sales Forecast basiert, auf ein Prozess-Fehlverhalten zurückgeführt werden. Mit Hilfe des Mining Tools kann man hier erkennen, ob Sales Mitarbeiter das CRM-System richtig pflegen. Im nächsten Schritt wird das Problem lokalisiert, indem man analysiert, welche Region oder Produktgruppe betroffen ist. Da man die Ursache des Problems nun kennt, kann man verschiedene Lösungen etablieren. Process Mining Software bietet für solch einen Fall zum Beispiel eine Alert-Funktion an, die fehlerhafte Fälle in der Forecast-Planung mittels KI herausfiltert. Anschließend kann eine Person den falschen Wert bereinigen und die Lagerbestandsplanung automatisch berichtigen. Die Beseitigung von solchen Prozessineffizienzen führt in Unternehmen unweigerlich zur Erkenntnis und Beseitigung von unnötigen Kostenfaktoren. Die deutsche Telekom hat erst neulich bekannt gegeben, dass sie durch den Einsatz von Process Mining Software in verschiedenen Abteilungen Kosten in Höhe von 50 Millionen Euro eingespart hat.

Process Mining kann aber weitaus mehr als nur Prozesse analysieren. Es kann sogar zur Bewertung der Effizienz des Geschäftsmodells dienen. Dazu erfolgt eine Prüfung, ob alle notwendigen Funktionen mit dem geringstmöglichen Aufwand ausgeführt werden. So ist eine genaue Kosten-Nutzen-Analyse möglich, die ermittelt, ob eine Aktivität selbst durchgeführt werden sollte oder besser von einem Partner eingekauft wird. (Outsourcing). Einige bekannte Tool-Anbieter bedienen sich bereits dieser Möglichkeiten und verfeinern sie kontinuierlich.

Fujitsu unterstützt Unternehmen bei der Prozessanalyse

Aufgrund der vielen Vorteile, die Process Mining bietet, haben wir es in unseren Beratungsansatz integriert. Verfolgt ein Kunde das Ziel, einen Prozess mittels Process Mining zu verbessern, steht als erstes die genaue Bestimmung des Prozesses mit Start- und Endpunkt an. Der Prozess wird danach durch die Software visualisiert und Schwachstellen bzw. Abweichungen identifiziert. Nachdem Fujitsu den optimalen Soll-Prozess definiert und eingeführt hat, wird die Verbesserung anschließend in regelmäßigen Abständen überwacht und eventuell eingegriffen. Der Kunde hat so den Vorteil, dass zunächst keine Software zu lizenzieren ist und der Nutzen anhand eines Prozesses sozusagen getestet werden kann. Das ermöglicht die Ermittlung von Prozesskosten und die Messung der Wirtschaftlichkeit von Maßnahmen.

Ob jedoch der allumfassende Einsatz von Process Mining für ein Unternehmen wirklich sinnvoll ist, hängt von verschiedenen Faktoren ab und sollte vor der Anschaffung genau geprüft werden. Zunächst gilt es zu ermitteln, ob und mit welchem Aufwand sich unternehmenseigene Daten visualisieren lassen. Dies hängt unter anderem von den Systemen ab, die zur Organisation der Prozesse dienen. Prozesse, die beispielsweise durch eine SAP Standard-Lösung abgebildet werden, lassen sich relativ leicht und schnell mit Hilfe einer Process Mining Software visualisieren. SAP Spezial-Lösungen verursachen hingegen einen größeren Aufwand zur Verknüpfung der Daten.

Bei zufriedenstellenden Ergebnissen kann die Anschaffung eines Process Mining Tools in Betracht gezogen werden. Davor ist zu empfehlen, die Anforderungen an das Tool zu präzisieren, denn auf dem Markt gibt es verschiedenste Anbieter von Tools mit diversen unterschiedlichen Funktionen.

Unterschiedliche Schwerpunkte von Process Mining Tools

Das Tool des Marktführers Celonis eignet sich beispielsweise vor allem für Firmen mit einem ausgereiften ERP-System. Die Software ist zudem besonders geeignet, um ein Prozessproblem, das bereits identifiziert wurde, zu monitoren und bei kritischen Entwicklungen einzugreifen.

Die Mehrwerk AG ist beispielsweise auf die Bereiche Business Intelligence, SCM und SAP Cloud für kleine und mittlere Unternehmen spezialisiert. Mehrwerk eignet sich für Firmen, die kein ausgereiftes ERP-System haben, da Mehrwerk auf eine hohe Anzahl von verschiedene Datenquellen zugreifen kann, wie beispielsweise Maschinen- oder Scannerdaten. Mehrwerk baut auf Qlik (BI Tool) auf und ist daher sehr stark im Backend sowie in der Analysefunktion.

Unternehmen, die Soll-/Ist-Abgleiche und automatisierte Ursachenanalysen betreiben möchten, sind besonders mit Process Analytics Factory (PAF), ProcessGold oder QPR Prozess Analyzer gut beraten. Für kleinere und mittelständische Unternehmen, die nur über wenige Ressourcen verfügen und nach einer günstigen Software suchen, eignet sich dabei vor allem PAF. Das Unternehmen hat sich auf die Anbindung mit Microsoft Power BI spezialisiert. Zudem besteht die Möglichkeit, SAP-User unkenntlich zu machen und so Probleme mit dem Datenschutz zu vermeiden.

Process Mining sollte nach wie vor von weiteren Maßnahmen begleitet werden

Neue Technologien wie Process Mining unterstützen Unternehmen dabei, prozessorientiert zu denken und zu agieren. Indem sie Schwachstellen in Prozessen aufzeigen und eine Aufforderung zur Lösung des Problems an Mitarbeiter weiterleiten können, schaffen sie ein Klima des Bewusstseins für kontinuierliche Verbesserung und Transparenz.

Trotzdem bleibt Process Improvement nach wie vor eine herausfordernde Aufgabe. Studien zufolge erzielen mehr als 50 % der Maßnahmen noch immer nicht die gewünschten Ergebnisse. Ein Grund hierfür ist, dass einzelne Prozessverbesserungsmaßnahmen oftmals nicht in einen allumfassenden Ansatz eingebunden werden. Ist hingegen die Maßnahme optimal in die Gesamtstrategie, die Organisation und die Marktanforderungen eingebettet, wird sie meist von der Belegschaft deutlich besser angenommen.

Trotz des zunächst höher erscheinenden Aufwands verursacht ein umfassender Ansatz meist geringere Kosten, da bei der Realisierung die Maßnahmen wie Katalysatoren aufeinander wirken. Daher hat Fujitsu ein ganzheitliches Beratungsangebot etabliert, in dem Kundenanforderungen, Strategie, Daten und Prozesse optimal aufeinander abgestimmt werden. Ein Investment in gute Prozesse zahlt sich in jedem Fall aus, denn gute Produkte kann ein Wettbewerber in Zeiten der Digitalisierung meist relativ einfach kopieren – gute Prozesse jedoch nicht. Und wie Sie nicht nur erfolgreich Prozesse analysieren, sondern auch noch Ihre Mitarbeiter in den Prozess der Veränderung optimal einbeziehen, erfahren Sie in meinem nächsten Artikel.

Möchten Sie Ihr Unternehmen dynamischer und agiler an neue Herausforderungen anpassen? Dann sprechen Sie uns einfach an – wir beraten Sie gerne:

Christine Sutschek
Process Consultant
christine.sutschek@tds.fujitsu.com

Boris A Plaumann
Lead Business & Innovation Consulting
boris.plaumann@tds.fujitsu.com