Sie stellen den Endnutzern Microsoft 365 bereit, aber diese schöpfen das Potenzial nicht aus? An zwei Punkten können Sie ansetzen. Sie gewinnen mehr Produktivität – und mehr Spaß.

„Was ist der Mehrwert von Microsoft 365 im Unterschied zum alten Office?“ Das fragen sich viele Endnutzer. Führungskräfte ergänzen: „Und wie schöpfe ich das Potenzial von Microsoft 365 aus?“

Sehen wir uns zunächst einige Funktionalitäten an:
Teams bietet Videokonferenzen und Videochats, die das übergreifende Zusammenarbeiten erleichtern. Das Tool enthält aber noch viel mehr, zum Beispiel ein Wiki. Hierin können die Mitarbeiter eigenes Wissen für andere verfügbar machen oder auf der Suche nach Informationen recherchieren. Wissen bleibt damit kein „Herrschaftswissen“ mehr. Es steht dem gesamten Kollegium zur Verfügung.

Eine weitere Funktion ist der Planner. Mit diesem Projekt-Management-Werkzeug lassen sich Projekte im Team in Kanban-Manier planen. Weil jeder Plan im Umfeld einer Microsoft 365 Gruppe liegt, bekommt jeder alles, was in einer Gruppe enthalten ist, mitgeliefert, wie zum Beispiel eine Websitesammlung in SharePoint.

Microsoft 365 bietet noch eine ganze Menge weiterer Hilfs-Tools – probieren Sie sie doch einfach mal aus!

In diesem kurzen Erklärfilm aus der „Fujitsu Backgrounds“-Reihe, erhalten Sie einen Überblick zu den verschiedenen Tools und ihre Einsatzmöglichkeiten: 

Wie integriere ich das nun in den Arbeitsalltag?

Ich kann alle Inhalte, die ich kommuniziere, gleich in OneNote niederschreiben und auf mehrere Geräte – etwa das Tablet oder das Notebook – synchronisieren. Damit bin ich unabhängig von der Art des Endpoints. Und wie bringe ich diese praktischen Helferlein an die Enduser?

1. Kollegen lernen von Kollegen.

Identifizieren Sie Power-User! Mitarbeiter mit hoher IT-Affinität direkt aus dem Kollegenkreis heraus sind die besten Botschafter für digitale Collaboration, denn sie kennen den Arbeitsalltag und bieten gute Identifikationsfiguren. Sie setzen die oft geäußerte Forderung, dass die Technik für den Menschen da sein soll statt umgekehrt, in die Praxis um. Wenn man den Gedanken weiterführt, kommt man zu den sogenannten Citizen Developern, die in manchen Fällen schon eine echte Unterstützung für die IT-Abteilung darstellen können.

2. Kollegen lernen von Ihnen: Seien Sie selbst Vorbild.

Probieren Sie Dinge aus, teilen Sie Ihre Erfahrungen – auch scheinbar negative Erfahrungen, wenn etwas nicht gleich auf Anhieb geklappt hat. Versehentliches Löschen, versehentliches Überschreiben, so etwas kommt vor. Sie brauchen als Führungskraft nicht die Rolle eines Lehrers einzunehmen, der alles weiß. Bei der Digitalisierung sind wir alle „Lerner“, wie man heute sagt. Und Lernen funktioniert am Besten über Ausprobieren, auch über Scheitern. Jedem Mitarbeiter kann im Homeoffice IT-technisch mal „etwas Blödes passieren“, das im schlimmsten Fall die Unternehmenssicherheit gefährdet. Wenn der Mitarbeiter dann gesehen hat, dass der Chef auch nur ein Mensch ist und das eine oder andere nicht gleich hingekriegt hat, wird er weniger Scheu haben, den Vorfall zu melden. Auch das ist Teil einer positiv gelebten Fehlerkultur.

Wir reden viel davon, dass Unternehmen den Datenschatz heben müssen und heute mehr denn je vom Wissen ihrer Mitarbeiter leben. Collaboration-Werkzeuge sind die richtigen Mittel dafür. Sie werden sehen: nicht nur die Produktivität steigt – sondern auch der Spaß!

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