Mit der zunehmenden Digitalisierung wächst auch die Menge an Daten, die täglich erzeugt, verarbeitet und gespeichert wird. Unternehmen stehen dabei nicht nur vor der Herausforderung, diese Daten sinnvoll zu verwalten, sondern auch deren ökologische Auswirkungen zu berücksichtigen. Dabei spielt ein bewusster und strategischer Umgang mit Daten – oft als Datenhygiene bezeichnet – eine entscheidende Rolle. Datenhygiene bedeutet, unnötige oder veraltete Daten regelmäßig zu bereinigen, um Speicherressourcen effizienter zu nutzen und die digitale Umweltbelastung zu minimieren. Der Digital CleanUp Day am 15. März setzt genau hier an, indem er das Bewusstsein für die Bedeutung von Datenhygiene schärft und dazu anregt, Datenmüll zu reduzieren und den digitalen Fußabdruck zu verkleinern. Doch wie genau funktioniert das in der Praxis, und welche Rolle spielt das Bewusstsein der Mitarbeitenden dabei?

Wir haben mit unseren Kollegen Annette Brunsmeier, Strategy Lead UX & Sustainability, und Sascha Voß, Head of Data & Artificial Intelligence Consulting, gesprochen, um mehr über die Bedeutung einer nachhaltigen Datenkultur zu erfahren. Sie teilen wertvolle Einblicke, wie Unternehmen durch den bewussten Umgang mit Daten Kosten sparen, die Mitarbeiterzufriedenheit steigern und gleichzeitig einen Beitrag zum Umweltschutz leisten können. Zudem erklären sie, welche konkreten Workshops Fujitsu für einen erfolgreichen digitalen CleanUp anbietet – sowohl für Privatpersonen als auch für Unternehmen. Diese Workshops unterstützen dabei, digitale Ressourcen effizient zu bereinigen und nachhaltige Routinen für den Umgang mit Daten zu etablieren.

Der Digital CleanUp Day: Was bedeutet das?

Hallo Annette, hallo Sascha – vielen Dank, dass ihr euch die Zeit für dieses Interview genommen habt. Im März findet der Digital CleanUp Day statt, an dem es um das Thema “Datenhygiene” geht. Warum ist Datenhygiene auch für Unternehmen so wichtig?

Annette: Das ist eine sehr weitreichende Frage! Grundsätzlich muss man sagen, dass es mehrere Aspekte gibt. Zum einen ist da der Umweltaspekt. In der analogen Welt haben wir ein gutes Verständnis davon, wie wir mit Müll umgehen und welche ökologischen Auswirkungen das hat. Da gib es ja auch jeweils im Herbst den CleanUp Day als Pendant, an dem zum Beispiel Müll gesammelt wird. In der digitalen Welt fällt uns dieses Verständnis noch schwer, aber die Auswirkungen sind ebenfalls enorm. Wir erzeugen extrem viele Emissionen allein durch das Versenden und Speichern von Daten.

Es ist natürlich auch wichtig, dass Unternehmen datenbasierte Entscheidungen treffen können. Je schlechter unsere Daten und deren Qualität sind, desto schlechter sind am Ende auch unsere Entscheidungen. Hinzu kommt, dass die Datenspeicherung und -verarbeitung selbst nun mal auch kostet. Das ist der ökonomische Aspekt.

Der dritte Aspekt ist dann der: Wir alle haben schon einmal nach Daten gesucht. „Wo habe ich die Präsentation hingelegt? War sie in SharePoint, Teams oder vielleicht in einem E-Mail-Anhang?“ Wir suchen hin und her. Es gibt Studien, die besagen, dass Mitarbeitende im Schnitt zwischen 30 und 100 Minuten pro Tag nach irgendetwas suchen. Das bedeutet, wir nehmen unseren Mitarbeiter*innen viel Zeit und Effizienz – und das kostet natürlich Geld. Gleichzeitig beeinträchtigt es auch ihr Wohlbefinden.

Zusammengefasst gibt es für Unternehmen also drei große Aspekte: Erstens den ökologischen Aspekt in Bezug auf Emissionen und Energieeffizienz. Zweitens den ökonomischen Aspekt, wenn es um die Speicherung und Verarbeitung von Daten sowie um datenbasierte Entscheidungen geht. Und drittens den Aspekt des Wohlbefindens der Mitarbeiter*innen, der sich auch auf den persönlichen ökologischen Fußabdruck auswirkt.

Der 5-S-Digital-Zyklus

Welche konkreten Maßnahmen könnten Unternehmen dann für eine bessere Datenhygiene ergreifen?  Es gibt ja zum Beispiel den 5-S-Digital-Zyklus, mit dem ein Arbeitsumfeld optimiert werden kann – und damit auch die Daten, mit denen wir täglich arbeiten.

Sascha: Prinzipiell hat ja jedes Unternehmen eine Form von Datenhygiene, wobei die Qualität stark variieren kann. Ein systematischer Ansatz wie der 5-S-Digital-Zyklus kann sicherlich entscheidende Verbesserungen bringen. Die Etablierung einer robusten Data Governance spielt dabei eine zentrale Rolle, da dadurch eine Vielzahl von Prozessen, Richtlinien, Standards und auch weiteren Maßnahmen eingeführt oder angepasst werden, damit Daten effektiv und effizient verwaltet und genutzt werden.
Schauen wir uns einmal das Modell an. Erstens Sortieren: Alle Mitarbeiter*innen sollten in der Lage sein, zu bewerten: „Was sind relevante und irrelevante Daten?” Oder: „Wie kann ich verhindern, ewig nach meinen Daten suchen zu müssen?“ Zweitens Systematisieren: Die Daten müssen logisch und konsistent organisiert sein, damit das gesamte Unternehmen unkompliziert auf die Informationen zugreifen kann. Drittens Säubern: Wenn die Datenqualität nicht passt, kann ein Unternehmen auch nicht zu einem wirklich datengetriebenen Unternehmen werden und valide Entscheidungen treffen. Dazu bedarf es regelmäßiger Überprüfungen und Bereinigungen der Daten. Viertens Standardisieren: Einheitliche Protokolle und Formate sollen das Vertrauen stärken und durch Transparenz Mehrwerte für Alle schaffen. Last but not least –Selbstdisziplin: Naja, jede gute Idee muss gelebt werden und sich in der Unternehmenskultur verankern. Sonst bringt die schönste Methodik einen nicht weiter.

Zusammenfassend lässt sich sagen: Durch die kontinuierliche Anwendung des 5S-Digital-Zyklus bleiben digitale Daten organisiert, effizient zugänglich und sicher, was den Arbeitsfluss verbessert und die Entscheidungsfindung beschleunigt. Gleichzeitig reduziert der optimierte Speicherbedarf den Energieverbrauch und, ja, schont dadurch die Umwelt nachhaltig.

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Kleine Gesten – Große Auswirkungen

Du hast eben von Emissionen durch E-Mails gesprochen. Die meisten von uns können sich da vermutlich gar keine konkreten Zahlen vorstellen. Welchen ökologischen Fußabdruck hinterlässt so eine E-Mail?

Annette: Eine Standard-Business-E-Mail – also ohne großen Anhang oder Bilder – verursacht etwa 2 bis 4 Gramm CO₂. Man kann im Schnitt mit 4 Gramm pro E-Mail rechnen. Und diese Tatsache muss man sich vor Augen halten. Nur weil wir eine E-Mail später löschen, ist das Problem nicht gelöst.

Ein kleines Rechenbeispiel: Wir gehen mal davon aus, dass weltweit täglich etwa 33 Milliarden E-Mails verschickt werden. Die meisten davon sind übrigens Spam. Bei nur 2 Gramm pro E-Mail ergibt das dann ungefähr 666.000 Tonnen CO₂ pro Tag. Das entspricht der Menge CO₂, die verursacht wird, wenn 2,1 Millionen Menschen von München nach London und wieder zurückfliegen – und das an nur einem Tag.

Oder Videoanrufe. Die Kamera anzuhaben gehört mittlerweile zum guten Ton am digitalen Arbeitsplatz. Aber wenn man für 15 Stunden im Monat die Kamera bei Videoanrufen auslässt, könnte man etwa 9,4 Kilogramm CO₂ einsparen. Das entspricht dem Energieverbrauch, um drei Jahre lang sein Smartphone jede Nacht aufzuladen. Das ist nicht wenig!

Auch kleine Anpassungen können viel ausmachen. Zum Beispiel wird unser Gespräch heute aufgezeichnet – bewusst in Standard- statt HD-Qualität, um Energie zu sparen. Denn die Streaming Qualität von HD auf Standard umzustellen, spart bis zu 86 % CO₂.

Uns geht es darum, dass die Menschen ein Gefühl dafür entwickeln. Wie du schon gesagt hast: Man weiß, was es bedeutet, wenn man eine Plastikflasche im Wald sieht. Aber wenn man sein 30.000stes Bild in die Cloud lädt, hat man zumeist kein Gefühl für die Auswirkungen.

Der richtige Start

Ihr habt beide schon kurz die Vorteile einer guten Datenhygiene angesprochen, wie Mitarbeiterzufriedenheit, Nachhaltigkeit und Kosteneinsparungen. Wenn ein Unternehmen sich nun entscheidet, diesen Schritt zu gehen – wie kann Fujitsu das Unternehmen dabei unterstützen?

Sascha: Wir sind da vielseitig aufgestellt, wenn es um Datenmanagement und Künstliche Intelligenz (KI) geht. Mein Team setzt auf maßgeschneiderte, unabhängige Beratung und begleitet unsere Kunden von der ersten Planung bis hin zur Optimierung. Dabei unterstützen wir unsere Kunden, Innovationen voranzutreiben, mehr zu automatisieren und bessere, datenbasierte Entscheidungen zu treffen. Unsere Lösungen passen sich mühelos an bestehende IT-Strukturen an und legen dabei immer Wert auf ethisches Handeln, Transparenz und soziale Verantwortung. So sorgen wir nicht nur für technische Fortschritte, sondern auch für langfristigen Erfolg.

Ein weiteres Angebot ist unser „Dark Data Assessment“. Damit analysieren wir die gesamten Datenbestände im Unternehmen und decken mithilfe von KI versteckte Risiken auf, visualisieren ungenutzte Datenpotenziale und zeigen konkrete Optimierungsmöglichkeiten für die Speicherung und die Sicherheit auf. So können Speicherkosten reduziert und die Sicherheit optimiert werden. Unsere KI-gestützte Analyse hilft außerdem dabei, Prozesse zu beschleunigen und fundiertere Entscheidungen zu treffen.

Annette: Wir schauen uns bei unserer Arbeit auch an, wie ein nachhaltiges Rechenzentrum aussehen kann, das die notwendigen Daten – und das sind oft viel weniger, als man denkt – möglichst energieeffizient speichert. Dazu bieten wir die entsprechende Beratung an und stellen dann auch die Infrastruktur bereit.

Abgesehen von unseren konkreten Angeboten geht es uns aber auch stark darum, Aufmerksamkeit und Bewusstsein zu schaffen. Wir arbeiten viel mit World CleanUp zusammen, besonders im Kontext einer nachhaltigen Datenkultur. In unserer gemeinsamen Initiative Planet & Pixels geht es darum, aufzuklären, neue digitale Gewohnheiten anzustoßen und zu etablieren, und sowohl unseren persönlichen als auch den ökologischen Fußabdruck unserer Unternehmen zu minimieren. Wir wollen auch aufzeigen, wie wichtig Datenstrategien und -strukturen sind, wenn es bspw. um den Einsatz von generativer KI geht. Wenn die Daten nicht vernünftig gepflegt sind, stellt sich schnell die Frage: Auf welche Grundlage greifen wir zurück, um möglichst gute Ergebnisse zu erzielen, und welche Auswirkungen hat die Datenqualität auf die Entscheidungen, die wir treffen?

Das decken wir durch verschiedene Aktivitäten ab, von spezifischen Workshops zum Thema Datenkultur – wann und wo entstehen Daten im Arbeitsalltag, wie kann man sie vermeiden und Routinen entwickeln – bis hin zu Lernreihen. Aktuell planen wir gemeinsam mit World CleanUp zum Beispiel eine Lernreihe, die über drei Wochen aufzeigt, wo jeder Mitarbeitende konkret ansetzen kann und wie er selbst hilfreiche Routinen im Arbeitsalltag etablieren kann.

Effizienz und Datenkultur: Initiativen zum Digital CleanUp Day

Wenn du von Awareness sprichst: habt ihr für den kommenden Digital CleanUp Day schon konkrete Aktivitäten geplant?

Annette: Intern veranstalten wir wie schon in den letzten Jahren verschiedene Digital CleanUp-Sessions. Dabei nehmen sich unsere Mitarbeiter*innen Zeit, um zu lernen, wie sie beispielsweise Outlook, OneDrive oder Teams effizienter nutzen können. Es geht darum, eine nachhaltige Ordnerstruktur zu schaffen, die langfristig hilft, Daten besser zu organisieren und den Überblick zu behalten. Auch bei Teams kann man in den Standardeinstellungen vieles ändern, um effizienter zu arbeiten.

Sascha: Ergänzend bieten unsere Consulting Expert*innen Impulsvorträge an, die unsere Kunden in Anspruch nehmen können. In diesen Vorträgen und Präsentationen gehen wir noch einmal individuell auf einzelne Themen ein und regen zur Diskussion an. Wir zeigen den Unternehmen, den Abteilungen und Teams wie sie Awareness im Kollegium aufbauen können, ohne direkt ein großes Projekt starten zu müssen. Es geht darum, das Bewusstsein zu schaffen und die Grundlagen zu vermitteln.

Annette: Unser Ziel ist es auch, im Hinblick auf den Digital CleanUp verschiedene Unternehmen oder Unternehmensvertreter*innen dazu zu motivieren, sich gemeinsam mit uns das Thema Datenkultur genauer anzuschauen und Ideen zu entwickeln, wie sie das in ihren eigenen Unternehmen umsetzen können. Sie sollen dadurch als Multiplikatoren wirken und das Thema weitertragen.

Datenhygiene neu denken: Aufklärung statt Angst

Gibt es Vorbehalte bei der Aufklärung von Datenhygiene bzw. was schreckt ab?

Annette: Oh, ganz eindeutig: bei den Begriffen „Digital CleanUp“ und „Datenhygiene“ denken viele sofort an das Löschen von Daten und werden schnell vorsichtig oder sogar ängstlich. Es geht nicht darum, alles wahllos zu löschen, sondern vielmehr um das richtige Verhalten. Wir müssen sortieren und ein Bewusstsein dafür entwickeln, wo wir Daten generieren und wo wir sie speichern.

Für mich ist ein schönes Beispiel immer das Thema Mülltrennung. Wir haben gelernt, was in die gelbe und was in die blaue Tonne gehört. Im Urlaub sind wir dann aber manchmal irritiert, wenn es kein Pfandsystem gibt oder wir Glas in die Papiertonne werfen müssen. Da bekommen wir schon fast eine innere Panik, weil wir so sehr daran gewöhnt sind. Aber diese Gewohnheit haben wir nie auf die digitale Welt übertragen. Wir sind so schnell digital geworden, ohne dass uns jemand erklärt hat, wie wir unseren Desktop richtig aufräumen oder Daten sinnvoll strukturieren. Da müssen wir ansetzen.

Beim Digital CleanUp geht es also wirklich vor allem darum, eine Kultur und Gewohnheit zu entwickeln, wie man mit digitalen Daten umgeht. Es soll ein positiver „Panik-Moment“ entstehen, wenn jemand einen riesigen Anhang in eine E-Mail packt, weil er oder sie versteht, was das bedeutet – und nicht darum, dass wir einfach nur Daten löschen möchten.

Sascha: Das gilt natürlich nicht nur für Unternehmen, sondern auch für uns persönlich. Du hast es eben kurz erwähnt, Annette. Oft legen wir ein Foto nach dem anderen in die Cloud, wohlwissend, dass man es vermutlich nie wieder benötigt.

Annette: Liest du nicht regelmäßig deine WhatsApp-Chats von vor sieben Jahren?

Sascha: Nein, das letzte Jahr reicht mir völlig. Aber das ist genau der Punkt. Heutzutage ist es natürlich einfacher, anstatt das „eigene Chaos“ aufzuräumen zum Elektronik-Fachmarkt zu gehen und für 60 € den nächsten Terabyte in Händen zu halten. Damit habe ich mir zwar Zeit erkauft und erst mal Ruhe, aber das ist natürlich nicht der richtige Weg, um die Umwelt zu entlasten – auch wenn es so bequem und einfach ist.

Vielen Dank Annette, vielen Dank Sascha. Das war ein wirklich spannendes Interview!

Mehr zum Thema

Im Februar laden wir Sie ein, an unserer dreiteiligen Lernreihe teilzunehmen: Am 11., 18. und 25. Februar, jeweils von 11 bis 12 Uhr, beleuchten unsere Expert*innen Themen wie die Auswirkungen digitalen Chaos auf unseren Planeten, die Bedeutung einer nachhaltigen Datenkultur und praktische Tipps für nachhaltige digitale Gewohnheiten. Nutzen Sie die Gelegenheit, Routinen zu entwickeln und Ihren digitalen Alltag bewusster zu gestalten. Möchten Sie mehr darüber erfahren, wie Ihr Unternehmen seinen digitalen Fußabdruck verringern kann? Fujitsu bietet umfassende Lösungen und Beratungen zur digitalen Nachhaltigkeit an. Entdecken Sie unsere Ansätze zur Nachhaltigen Datenkultur und erfahren Sie, wie Sie Ihre Daten effizienter und umweltfreundlicher verwalten können. Kontaktieren Sie uns.

Mehr zu unseren Interviewpartnern

Sascha Voß leitet als Head of Data & Artificial Intelligence Consulting bei Fujitsu Technology Solutions ein Team aus Expert*innen, die Unternehmen dabei unterstützt, eine nachhaltige Daten- und KI-Kultur aufzubauen. Das Team setzt auf eine verantwortungsvolle Nutzung von Daten in Kombination mit intelligenten KI-Lösungen, um den Geschäftserfolg zu steigern und gleichzeitig positive Effekte auf Ressourcen und Umwelt zu erzielen. Durch solide Datenstrategien und den gezielten Einsatz von Künstlicher Intelligenz ermöglicht das Team effizientere Prozesse und versetzt Unternehmen in die Lage, wegweisende Innovationen zu realisieren. „Gemeinsam mit unseren Kunden gestalten wir eine datengetriebene, nachhaltige Zukunft.“

Annette Brunsmeier verantwortet als Strategy Lead UX & Sustainability die Ausgestaltung unserer Nachhaltigkeitsinitiativen und begleitet Kunden und Partner auf dem Weg zu einer nachhaltigeren Datenkultur und einem besseren Bewusstsein im Umgang mit Daten. Gemeinsam mit Kunden entwickelt sie in Co-design-Prozessen neue Ideen und Lösungsansätze, um eine Zukunft in der Mensch und KI Hand in Hand arbeiten aktiv zu gestalten. „Denn digitale Nachhaltigkeit bedarf auch immer nachhaltiger Digitalisierung und KI.“