Sind mit flexiblen Arbeitsformen wie dem Homeoffice auch bei Ihnen die Papierberge auf dem Schreibtisch merklich kleiner geworden? Vermutlich ja, denn Aktenschränke und dezentrales Arbeiten vertragen sich nicht. Der Bitkom Digital Office Index 2022 bestätigt das: Unternehmen drucken weniger und verschicken mehr Rechnungen digital. Doch bis zu einer umfassenden Digitalisierung von Prozessen ist es noch ein weiter Weg. Das hat aus Sicht der Befragten unterschiedliche Gründe, dazu zählen unter anderem ein hoher Investitionsbedarf, die Angst vor unberechtigtem Zugriff auf Daten, fehlende Standards oder rechtliche und regulatorische Bestimmungen. Diese Hürden lassen sich mit einem erfahrenen Partner allerdings aus dem Weg räumen – die Fujitsu Enterprise Platform Services bieten dazu mit den Digital Signature and Preservation Services das nötige Know-how sowie wirtschaftliche Lösungen, die flexibel in jeden Geschäftsprozess integriert werden können.
Wie können Sie Ihre digitalen Prozesse rechtssicher und vertrauenswürdig gestalten?
Die Digitalisierung papiergebundener Prozesse hat für Unternehmen und die öffentliche Verwaltung inzwischen hohe Priorität. Denn wenn Medienbrüche beseitigt werden, erspart man sich nicht nur viel Zeit und Kosten, sondern schafft auch die Voraussetzungen für bessere Kundenservices, höhere Produktivität von Beschäftigten über Standorte hinweg und für die Automatisierung von Prozessen.
Mit eIDAS (electronic IDentification, Authentication and trust Services) steht dafür bereits seit 2016 ein geeigneter rechtlicher Rahmen zur Verfügung, der EU-weit und darüber hinaus den Einsatz von elektronischer Identifizierung und Vertrauensdiensten regelt. Im Kern schafft eIDAS für einen Binnenmarkt mit 500 Millionen Menschen die einheitliche Rechtsbasis für den digitalen Austausch zwischen Unternehmen, Behörden und Privatpersonen.
Ein zentraler Begriff in der eIDAS-Verordnung ist der der „elektronischen Signatur„, die technisch durch eine kryptographische digitale Signatur realisiert wird. Für die elektronische Signatur wurden drei verschiedene Signaturtypen definiert – die einfache, die fortgeschrittene und die qualifizierte Signatur.
Wann ist welcher Signaturtyp zu verwenden? Die Antwort darauf ist im Prinzip recht einfach: Wenn gesetzlich die Schriftform für ein Dokument angezeigt oder vertraglich vereinbart ist, dann wird die qualifizierte Signatur verwendet, denn nur dieser Signaturtyp kann die gesetzliche Schriftform ersetzen.
An diesem Punkt muss man sich allerdings auch darüber im Klaren sein, dass, selbst wenn es aus rechtlicher Sicht nicht zwingend erforderlich wäre, in der betrieblichen Praxis dennoch die meisten Vereinbarungen, Aufträge oder Verträge schriftlich geschlossen werden. Wer diese bewährte Praxis auch im digitalen Geschäftsverkehr fortsetzen will, ist mit elektronischen Signaturen auf der sicheren Seite. Und dies ist durchaus sinnvoll, denn für den Erfolg der umfassenden Digitalisierung braucht es vor allen Dingen: Vertrauen. Zusätzlich trägt das Vermeiden von Papier zur Nachhaltigkeit bei.
Es besteht erheblicher Beratungsbedarf
Auf Basis von eIDAS eröffnet sich für Behörden und Unternehmen ein weites Feld, um Prozesse durchgängig und rechtssicher zu digitalisieren. Doch wo ansetzen und wie am besten vorgehen? Kompetente Beratung hilft hier, Zeit und Kosten zu sparen sowie Risiken in Projekten zu minimieren. Durchaus sinnvoll ist es dabei, an Best Practices anzuknüpfen. Mit unseren Digital Signature and Preservation Services bieten wir Behörden und Unternehmens diese im Rahmen unseres ganzheitlichen Beratungs- und Lösungsangebots. Attraktive Einsatzszenarien, die konkreten Mehrwert liefern, stellen wir zudem regelmäßig auf Veranstaltungen vor – zum Beispiel während des Digital Future Congress.
Das smarte Bürgerbüro ist ein Beispiel für Prozesse, die nachhaltig digitalisiert werden können. Unsere Lösung hierfür ermöglicht es Unternehmen und Privatpersonen, mit Behörden vertrauenswürdig zu kommunizieren und rechtsverbindlich Anträge zu stellen. Behörden sind in diesem Workflow in der Lage, digital signierte Anträge verlässlich zu prüfen und digital signierte Bescheide zu erlassen. Das beschleunigt Genehmigungsverfahren erheblich, erhöht die Effizienz und Effektivität von Prozessen und ist damit ein wesentlicher Schritt hin zu einer innovativen, bürgernahen Verwaltung.
Ein Beispiel aus dem Bereich Smart Manufacturing ist die Absicherung der Lieferketten anhand vollständig nachvollziehbarer digitaler Informationen. Durch elektronische Signatur in Kombination mit beweiswerterhaltender Langzeitspeicherung kann hierbei über Jahrzehnte hinweg rechtssicher der Nachweis erbracht werden, dass Endprodukte wie geplant produziert und ausgeliefert wurden. Für Unternehmen ist dies eine effiziente Möglichkeit, gesetzlichen Nachweispflichten nachzukommen und zugleich das Vertrauen in seine Marken zu stärken.
Teil einer nachhaltigen Digitalisierungsstrategie ist zudem die rechtssichere Überführung von Papierdokumenten in elektronische. Mit unserer Digital Signature Platform und Digital Preservation Platform bieten wir auch dafür innovative Lösungen. Diese werden in Deutschland entwickelt und gepflegt, lassen sich flexibel an Kundenanforderungen anpassen sowie über Web-Service-Schnittstellen in jeden Prozess integrieren. Alles das eröffnet Behörden und Unternehmen flexible Möglichkeiten, um teure Lagerflächen für Akten zu reduzieren. Unsere Lösungen sind zudem die leistungsfähigsten auf dem Markt und bewähren sich bereits seit vielen Jahren in der öffentlichen Verwaltung und in Unternehmen – unter anderem im behördlichen Umfeld für den dauerhaften Erhalt der Beweiskraft von vielen Milliarden Dokumenten.
Digital Signature and Preservation Services bieten mit der Digital Signature Platform und der Digital Preservation Platform innovative Lösungen, um Prozesse effizient und zukunftssicher zu gestalten sowie sicherzustellen, dass der Beweiswert digitaler Dokumente und Daten gesetzeskonform über Jahrzehnte hinweg erhalten bleibt.
Auf den ersten Stationen der Digital Future Congress Eventreihe in Frankfurt und München zeigte sich, dass das Interesse an Lösungen wie den oben skizzierten inzwischen sehr groß ist, weil sich mit ihnen eine durchgängige Digitalisierung gestalten lässt, die vertrauenswürdig und rechtssicher ist.
Ob Rechtsabteilung, Personal, Finanzen, Einkauf oder Vertrieb: Nutzbringende Einsatzszenarien lassen sich in allen Bereichen von Unternehmen und Behörden finden. Unsere Digital Signature and Preservation Services bieten die notwendige fachliche Expertise und tiefgreifendes Know-how in Geschäftsprozessen, um gemeinsam mit Kund*innen maßgeschneiderte Lösungen für die rechtssichere Digitalisierung von Prozessen zu entwickeln. Mit Fujitsu Co-creation nutzen wir dabei einen einzigartigen Ansatz, der in kurzer Zeit konkrete Ergebnisse hervorbringt.
Sie möchten rechtssichere, vertrauenswürdige Fundamente für die Digitalisierung legen? Als erfahrener Partner von Behörden und weltweit agierenden Unternehmen begleiten wir Sie auf diesem Weg umsichtig und verlässlich. Kontaktieren Sie uns unter E-Mail: BS2000services@fujitsu.com
Andreas Gremm ist Business Development Manager bei der Fujitsu Services GmbH. Er ist begeisterter Techniker, der schon seit seiner Studienzeit für die Informationstechnologie brennt und in dessen IT-Anfängen noch Lochkarten eine tragende Rolle gespielt haben. Seine Hobbies sind Elektronik, Internet of Things sowie Chinesische Kampfkunst. Als Mitglied der Freiwilligen Feuerwehr seines Heimatortes digitalisiert er deren Organisation und Kommunikation.