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Sechs Punkte, die Entscheider jetzt angehen müssen

Sechs Punkte, die Entscheider jetzt angehen müssen
Geschätzte Lesezeit: 3 Minuten

In der Krise haben viele Unternehmen bestehende digitale Workplace-Konzepte hochskalieren müssen. Wie bringt man da im Nachhinein Struktur rein?

Las­sen Sie mich mit der Fra­ge begin­nen, war­um wir über­haupt in die jet­zi­ge Situa­ti­on hin­ein­ge­ra­ten sind. War­um hat uns Coro­na kalt erwischt? Weil der Bedarf an Moder­ni­sie­rung und Inno­va­ti­on schon lan­ge unter­schätzt wur­de. Kon­kret: die For­de­rung nach der Schaf­fung von mobi­len Arbeits­plät­zen stand seit Jah­ren an. Aber wenn hier etwas unter­nom­men wur­de, hat das IT Busi­ness in ers­ter Linie auf Kos­ten­sen­kung oder die Reno­vie­rung von Bestehen­dem abge­zielt.

Voll­wer­ti­ge mobi­le Arbeits­plät­ze gal­ten nicht als wesent­li­cher Teil einer Digi­ta­li­sie­rungs­stra­te­gie. Zu vie­le Unter­neh­men haben sich des­halb auf Smart­pho­nes oder Tablets (zusätz­lich zum sta­tio­nä­ren Gerät) mit spe­zi­ell ent­wi­ckel­ten Apps fokus­siert – wenn über­haupt. Mobi­li­tät wur­de als Luxus betrach­tet und nur umge­setzt, wenn nicht ver­meid­bar, etwa beim geho­be­nen Manage­ment oder in Außen­dienst und Ver­trieb.

Die IT vieler Unternehmen ist für die derzeitige Krise nicht gut gerüstet. Was braucht es für ein tragfähiges Digital Workplace-Konzept?

Soviel zur Ist-Situation. Welche Probleme zeigen sich jetzt?

Sagen wir es offen: Die vor­han­de­nen Tech­no­lo­gien sind nicht auf dem aktu­el­len Stand. Unter ande­rem sind Release- und Funk­ti­ons­er­wei­te­run­gen not­wen­dig. Dabei erfor­dern neue Funk­tio­nen inner­halb eines Ser­vices einen neu­en Soft­ware- sowie einen adäqua­ten WIN-Ser­ver-Release. Dass die­se Ser­vices in Abhän­gig­kei­ten zu ande­ren Ser­vices ste­hen, ver­zö­gert das Gan­ze. Dies gilt auch für die damit ver­bun­de­nen not­wen­di­gen Hard­ware-Erwei­te­run­gen, und zwar über den gesam­ten Life Cycle hin­weg, von Pla­nung und Beschaf­fung über Imple­men­tie­rung und Ser­vice Instal­la­ti­on bis zu den Tests. Nicht zu ver­ges­sen: die gesam­te Kom­mu­ni­ka­ti­on rund um Schu­lun­gen und Frei­ga­be inner­halb der Orga­ni­sa­ti­on.

Am drin­gends­ten ist das The­ma Sicher­heit. Ent­schei­der müs­sen ihre vor­han­de­nen Sicher­heits­kon­zep­te in Bezug auf die neu­en Anfor­de­run­gen bewer­ten, nach­jus­tie­ren und umset­zen. Hier zeigt sich der Wert einer pro­fun­den Doku­men­ta­ti­on! Fak­tisch aber sind vie­le Kon­zep­te his­to­risch gewach­sen und nicht immer gut doku­men­tiert.

Feh­len­de Erfah­rung mit mobi­len Arbeits­plät­zen führt zu Wis­sens­lü­cken, die jetzt geschlos­sen wer­den müs­sen. Zu groß ist das Poten­zi­al für Gefähr­dun­gen und Com­pli­an­ce-Ver­stö­ße. Es darf nicht sein, dass die letzt­end­li­che Secu­ri­ty-Ver­ant­wor­tung auf den ein­zel­nen Nut­zer über­tra­gen wird. Die­ser ist ohne­hin schon mehr­be­las­tet durch die ver­än­der­te Situa­ti­on, durch mehr Trai­nings – aber auch mehr Ängs­te. Das kann zu schwin­den­der Akzep­tanz beim Nut­zer füh­ren – und zu sin­ken­der Pro­duk­ti­vi­tät für das Unter­neh­men. Hel­fen kann hier ein gut durch­dach­tes, gut orga­ni­sier­tes „Self Ser­vices & Self Help”-Konzept.

Zur Zeit ska­lie­ren vie­le Unter­neh­men bestehen­de Digi­tal Work­place-Kon­zep­te, anstatt neue auf­zu­set­zen. Was kann dabei schief gehen?

 

Fazit: Der (IT-)Entscheider muss eine ehrliche Bestandsaufnahme machen. Was gehört dazu?

In jedem Fall fol­gen­de sechs Punk­te:

  1. Bedarfs­er­mitt­lung auf Basis des Unter­neh­mens­ge­schäfts und Ablei­tung der Anfor­de­run­gen in Bezug auf Mit­ar­bei­ter­rol­len,
  2. Ablei­tung und Doku­men­ta­ti­on von Tech­no­lo­gie­an­sät­zen, Infra­struk­tur- und Ser­vice­pro­zess­an­for­de­run­gen sowie Unter­stüt­zungs­be­darf,
  3. Ermitt­lung des Rei­fe­gra­des auf Basis des Bedarfs reflek­tiert an bestehen­den Ser­vices,
  4. Ablei­tung der Kon­se­quen­zen aus bestehen­den Ser­vices und Betriebs­kon­zep­ten (intern oder extern gebun­den) und Ein­schät­zung des kurz‑, mit­tel- und lang­fris­ti­gen Ver­än­de­rungs­po­ten­zi­als sowie
  5. Bewer­tung der Ver­än­de­run­gen: betriebs­wirt­schaft­lich aus Geschäfts­sicht, von den Kos­ten und den Inves­ti­tio­nen, sowie aus Sicht der Skills und ver­füg­ba­ren Res­sour­cen und
  6. Ablei­tung von kon­kre­ten Maß­nah­men und Siche­rung von Unter­stüt­zung.

Wel­che Ser­vices sind für ein trag­fä­hi­ges Digi­tal Work­place-Kon­zept unver­zicht­bar?

 

Ausblick: Was ist jetzt zu tun?

Als ers­tes müs­sen „Sicher­heits­lecks” kurz­fris­tig geschlos­sen wer­den. Dann ist zu iden­ti­fi­zie­ren, wel­che Ser­vices beson­ders schlecht lau­fen. Was mel­den die Mit­ar­bei­ter zurück? Dar­an ori­en­tiert sich die Lösung (wie etwa Exchan­ge, Kom­mu­ni­ka­ti­on, VPN, Ablö­sung von Alt­ge­rä­ten, Mit­ar­bei­ter­un­ter­stüt­zung…). Und natür­lich müs­sen Füh­rungs­kräf­te für eine ver­bes­ser­te Kom­mu­ni­ka­ti­on mit den Mit­ar­bei­tern sor­gen. Hier sind ein Ser­vice Desk und eine Anwen­dungs- sowie Zugangs­be­reit­stel­lung gefor­dert.

Star­ten Sie jetzt mit einer Ana­ly­se und einer Bewer­tung der Ist-Situa­ti­on und lei­ten Sie dar­aus Ihre Hand­lungs­fel­der ab! Für wei­te­re Infor­ma­tio­nen besu­chen Sie unse­re Web­site oder kon­tak­tie­ren Sie uns via Mail oder Tele­fon: 00800 37210000*

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