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Wie funktioniert erfolgreiche Online-Zusammenarbeit?

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Die Fra­ge ist in aller Mun­de: Funk­tio­niert das Arbei­ten im Home­of­fice? Sind wir pro­duk­ti­ver oder weni­ger pro­duk­tiv, wenn wir von zu Hau­se aus oder an einem ande­ren Ort als in der kon­ven­tio­nel­len Büro­um­ge­bung arbei­ten? Und vor allem: Wie funk­tio­niert die Zusam­men­ar­beit? Ist sie ein­ge­schränkt, wenn wir aus dem Home­of­fice arbei­ten? Und wie beein­flusst es die Krea­ti­vi­tät, wenn die Kom­mu­ni­ka­ti­on von Ange­sicht zu Ange­sicht wegfällt?

Wie funktioniert erfolgreiche Online-Zusammenarbeit?

Es gibt ver­schie­de­ne Bele­ge dafür, dass sich die Qua­li­tät der Zusam­men­ar­beit stark auf die Unter­neh­mens­leis­tung aus­wirkt. Eine Stu­die der Stan­ford Uni­ver­si­ty hat erge­ben, dass allein das Gefühl, gemein­sam an einer Auf­ga­be zu arbei­ten, unse­re Leis­tung über­durch­schnitt­lich stei­gern kann. Teilnehmer*innen, die dar­auf ein­ge­stellt waren, mit ande­ren zusam­men­zu­ar­bei­ten, blie­ben um 64 % län­ger bei ihrer Auf­ga­be als ihre allein arbei­ten­den Kolleg*innen und berich­te­ten von höhe­rem Enga­ge­ment, gerin­ge­rer Ermü­dung und einer höhe­ren Erfolgs­quo­te. Außer­dem hielt die­ser Effekt über meh­re­re Wochen an.

Es steht viel auf dem Spiel, denn zahl­rei­che Mitarbeiter*innen müs­sen sich auf mas­si­ve Ver­än­de­run­gen ihrer Arbeits­si­tua­ti­on ein­stel­len. Hier bei Fuji­tsu haben wir zum Bei­spiel eine Richt­li­nie ein­ge­führt, die 80.000 Mitarbeiter*innen in Japan dazu ermu­tigt, haupt­säch­lich von zu Hau­se aus zu arbei­ten. Gleich­zei­tig wur­den die Büro­flä­chen um 50 % reduziert.

Ers­te Erfah­run­gen deu­ten dar­auf hin, dass sich die Arbeit im Home­of­fice wäh­rend der COVID-Pan­de­mie nicht so stark auf die Zusam­men­ar­beit und Pro­duk­ti­vi­tät aus­ge­wirkt hat, wie zunächst erwar­tet. Im August berich­te­te die Bos­ton Con­sul­ting Group (BCG) von den Ergeb­nis­sen einer gro­ßen inter­na­tio­na­len Stu­die mit 12.000 Mitarbeiter*innen. Dabei gaben 75 % in den ers­ten Mona­ten der Pan­de­mie an, dass ihre Pro­duk­ti­vi­tät gleich geblie­ben oder bes­ser gewor­den ist. Bei gemein­sa­men Auf­ga­ben (Aus­tausch mit Kolleg*innen, Arbeit in Teams und Inter­ak­ti­on mit Kund*innen) konn­te etwas mehr als die Hälf­te (51 %) ihre Pro­duk­ti­vi­tät bei­be­hal­ten oder ver­bes­sern. Dies galt für alle Regio­nen und sowohl für Mitarbeiter*innen, die im Home­of­fice arbei­ten, als auch für sol­che, die über­wie­gend vor Ort blieben.

Ande­rer­seits besteht auch die Gefahr einer „kol­la­bo­ra­ti­ven” Über­las­tung. Ein Bei­spiel: In einer Umfra­ge von i4cp gab mehr als ein Vier­tel der Befrag­ten an, sich durch höhe­re Anfor­de­run­gen hin­sicht­lich der Zusam­men­ar­beit mehr unter Druck gesetzt zu füh­len als vor der Pan­de­mie. Aus­lö­ser sind Video­kon­fe­ren­zen und E‑Mails sowie in gerin­ge­rem Maße auch Platt­for­men wie Slack und Teams.

Wie Sie mit Ihrem Team remote zusammenarbeiten

Die rich­ti­ge Balan­ce zu fin­den, ist hier das Wich­tigs­te. Wir sind der Mei­nung, dass die Besei­ti­gung von Hin­der­nis­sen und die Bereit­stel­lung der rich­ti­gen Tools für die Zusam­men­ar­beit in Echt­zeit sowohl Krea­ti­vi­tät und Inno­va­tio­nen als auch die Leis­tung för­dern. Mit einem digi­tal unter­stütz­ten Arbeits­platz kön­nen Sie die Zusam­men­ar­beit in Ihrem gesam­ten Öko­sys­tem ver­bes­sern, um Mitarbeiter*innen bes­ser einzubinden.

Vor der Pan­de­mie glaub­ten 70 % der Füh­rungs­kräf­te, dass die Hälf­te ihrer aktu­el­len Anwen­dun­gen nicht dazu geeig­net ist, die künf­ti­ge digi­ta­le Arbeits­platz­stra­te­gie ihres Unter­neh­mens zu unter­stüt­zen. Da vie­le Unter­neh­men ihre IT-Umge­bun­gen im Jahr 2020 umfas­send über­ar­bei­tet haben, dürf­te die­se Zahl nun gerin­ger aus­fal­len. Die wich­tigs­ten Ver­än­de­run­gen betref­fen die Cloud-Nut­zung, die eine mas­si­ve Aus­wei­tung des orts­un­ab­hän­gi­gen Zugriffs auf Anwen­dun­gen und Daten ermög­licht hat. Doch vie­le Orga­ni­sa­tio­nen hat­ten die­sen Weg bereits vor der Pan­de­mie eingeschlagen.

Das gilt auch für das Cen­ter for Telecom­mu­ni­ca­ti­ons and Infor­ma­ti­on Tech­no­lo­gy (CTTI) der kata­la­ni­schen Regie­rung. Gemein­sam mit unse­rem Part­ner VMware haben wir in nur weni­gen Tagen eine siche­re und resi­li­en­te Cloud-Umge­bung rea­li­siert. Das Pro­jekt ermög­licht Ärzt*innen und Krankenpfleger*innen einen orts­un­ab­hän­gi­gen kon­ti­nu­ier­li­chen Zugriff auf medi­zi­ni­sche Daten, die zur Bekämp­fung der Coro­na­vi­rus-Pan­de­mie benö­tigt wurden.

Agile Methoden als Schlüssel

Die schnel­le Umset­zung hat jedoch auch eine Vor­ge­schich­te. Seit 2019 arbei­ten wir mit der kata­la­ni­schen Regie­rung an einem Remo­te-Access-Pro­jekt für die Mitarbeiter*innen des Finanz­amts. Dadurch konn­ten wir die Lösung auch auf Fach­kräf­te im Gesund­heits­we­sen über­tra­gen. Inner­halb von nur drei Tagen haben wir mit die­sem extrem schnell umge­setz­ten Pro­jekt die Unter­stüt­zung orts­un­ab­hän­gi­ger Arbeit für 1.200 wich­ti­ge Mitarbeiter*innen im Gesund­heits­we­sen rea­li­siert. Und dank der Ska­lier­bar­keit der Cloud konn­te die Platt­form inner­halb von drei Wochen so erwei­tert wer­den, dass sie auch den 40.000 Pfle­ge­kräf­ten in der Regi­on die Mög­lich­keit für einen orts­un­ab­hän­gi­gen Zugang ermöglichte.

In einem ande­ren Pro­jekt nutz­ten Fuji­tsu und Citrix agi­le Metho­den, um eine Glo­bal Vir­tu­al Works­pace-Platt­form für das Ener­gie- und Ser­vice­un­ter­neh­men Centri­ca zu imple­men­tie­ren. Die ers­ten Anwender*innen konn­ten die Platt­form nach nur drei Mona­ten nut­zen. Inner­halb von fünf Mona­ten war das Pro­jekt voll­stän­dig abge­schlos­sen. Anschlie­ßend erfolg­te die naht­lo­se Migra­ti­on von 10.000 Anwender*innen. Ins­ge­samt unter­stützt die Platt­form welt­weit bis zu 18.000 Anwender*innen.

Ideen zur Verbesserung der Kommunikation und Zusammenarbeit von Teams

Die Tech­no­lo­gie für orts­un­ab­hän­gi­ge Arbeit ist heu­te bereits aus­ge­reift und die Ska­lie­rung funk­tio­niert rela­tiv pro­blem­los. Doch wel­che Aus­wir­kun­gen hat dies für die die Men­schen? Was sind die Vor- und Nach­tei­le aus Sicht der Mitarbeiter*innen?

Die BCG-Stu­die zeigt, dass der wich­tigs­te Fak­tor für eine erfolg­rei­che Zusam­men­ar­beit von Remote-Mitarbeiter*innen die sozia­le Ver­net­zung ist. Bei Mitarbeiter*innen, die zufrie­den sind mit der sozia­len Inter­ak­ti­on mit ihren Kolleg*innen im Home­of­fice, ist es zwei- bis drei­mal wahr­schein­li­cher, dass sie bei gemein­sa­men Auf­ga­ben ihre Pro­duk­ti­vi­tät ver­bes­sern oder erhal­ten. Aus die­sem Grund hat Fuji­tsu vor kur­zem ein Pro­gramm gestar­tet, das zunächst 5.800 sei­ner 23.000 Glo­bal Ser­vice Delivery-Mitarbeiter*innen in „Grup­pen” oder vir­tu­el­len Com­mu­nities zusam­men­bringt. In die­sen Grup­pen wird gemein­sam an von Fuji­tsu finan­zier­ten Pro­jek­ten gear­bei­tet, die einen sinn­vol­len Bei­trag für die Gesell­schaft leis­ten, indem sie auf eines der 17 Zie­le für nach­hal­ti­ge Ent­wick­lung (SDGs) der Ver­ein­ten Natio­nen hinarbeiten.

Es gibt natür­lich auch noch ande­re Fak­to­ren. Unse­rer Erfah­rung nach ist es für die Auf­recht­erhal­tung der Pro­duk­ti­vi­tät uner­läss­lich, sowohl zu Hau­se als auch im Büro das glei­che Set­up und die glei­che Kon­nek­ti­vi­tät zu ver­wen­den, um digi­ta­le Anwen­dun­gen und Video­kon­fe­renz-Tools effek­tiv zu nutzen.

Wie man Zusammenarbeit in Arbeitsteams fördert

Wäh­rend sich die Gesell­schaft wei­ter­ent­wi­ckelt, ver­än­dert sich auch die Arbeits­wei­se dra­ma­tisch. Ent­spre­chend wan­deln sich auch die Art und Wei­se, wie Men­schen im Team zusam­men­ar­bei­ten, die Füh­rungs­kon­zep­te und die Kul­tur der Arbeit.

Die Work-Life-Shift-Lösun­gen von FUJITSU beschleu­ni­gen den Über­gang zu neu­en Arbeits­wei­sen, die not­wen­dig sind, damit Unter­neh­men unter die­sen neu­en Bedin­gun­gen resi­li­en­ter agie­ren kön­nen. Unser Bor­der­less Office ver­ein­facht die digi­ta­le Zusam­men­ar­beit von Teams und stellt sicher, dass Sie schnell auf Kun­den­an­fra­gen reagie­ren kön­nen. Wir unter­stüt­zen Ihre Maß­nah­men mit dem Work­place Sup­port, der 180 Län­der abdeckt – inklu­si­ve Vor-Ort-Sup­port im Büro und zu Hau­se. Dazu bie­tet unser Cus­to­mer Expe­ri­ence Cen­ter intel­li­gen­te, mehr­spra­chi­ge Ser­vices, die einen kon­ti­nu­ier­li­chen 24x7-Sup­port für Kund*innen und Anwender*innen gewährleisten.

Durch die Ver­net­zung der Mitarbeiter*innen einer viel­fäl­ti­gen Beleg­schaft an ver­schie­de­nen Stand­or­ten kön­nen die­se schnell auf die dyna­mi­schen Anfor­de­run­gen von Anwender*innen und Kund*innen reagie­ren. So wur­de bei der Fuji­tsu-Lösung für CTTI zum Bei­spiel die VMware Hori­zon Cloud ein­ge­setzt, um vir­tu­el­le Desk­tops und Anwen­dun­gen zu verwalten.

Wenn Sie mehr über das neue Work-Life-Shift-Kon­zept erfah­ren möch­ten, kon­tak­tie­ren Sie mich ger­ne für ein ers­tes Sondierungsgespräch.

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