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Die Frage ist in aller Munde: Funktioniert das Arbeiten im Homeoffice? Sind wir produktiver oder weniger produktiv, wenn wir von zu Hause aus oder an einem anderen Ort als in der konventionellen Büroumgebung arbeiten? Und vor allem: Wie funktioniert die Zusammenarbeit? Ist sie eingeschränkt, wenn wir aus dem Homeoffice arbeiten? Und wie beeinflusst es die Kreativität, wenn die Kommunikation von Angesicht zu Angesicht wegfällt?

Wie funktioniert erfolgreiche Online-Zusammenarbeit?

Es gibt verschiedene Belege dafür, dass sich die Qualität der Zusammenarbeit stark auf die Unternehmensleistung auswirkt. Eine Studie der Stanford University hat ergeben, dass allein das Gefühl, gemeinsam an einer Aufgabe zu arbeiten, unsere Leistung überdurchschnittlich steigern kann. Teilnehmer*innen, die darauf eingestellt waren, mit anderen zusammenzuarbeiten, blieben um 64 % länger bei ihrer Aufgabe als ihre allein arbeitenden Kolleg*innen und berichteten von höherem Engagement, geringerer Ermüdung und einer höheren Erfolgsquote. Außerdem hielt dieser Effekt über mehrere Wochen an.

Es steht viel auf dem Spiel, denn zahlreiche Mitarbeiter*innen müssen sich auf massive Veränderungen ihrer Arbeitssituation einstellen. Hier bei Fujitsu haben wir zum Beispiel eine Richtlinie eingeführt, die 80.000 Mitarbeiter*innen in Japan dazu ermutigt, hauptsächlich von zu Hause aus zu arbeiten. Gleichzeitig wurden die Büroflächen um 50 % reduziert.

Erste Erfahrungen deuten darauf hin, dass sich die Arbeit im Homeoffice während der COVID-Pandemie nicht so stark auf die Zusammenarbeit und Produktivität ausgewirkt hat, wie zunächst erwartet. Im August berichtete die Boston Consulting Group (BCG) von den Ergebnissen einer großen internationalen Studie mit 12.000 Mitarbeiter*innen. Dabei gaben 75 % in den ersten Monaten der Pandemie an, dass ihre Produktivität gleich geblieben oder besser geworden ist. Bei gemeinsamen Aufgaben (Austausch mit Kolleg*innen, Arbeit in Teams und Interaktion mit Kund*innen) konnte etwas mehr als die Hälfte (51 %) ihre Produktivität beibehalten oder verbessern. Dies galt für alle Regionen und sowohl für Mitarbeiter*innen, die im Homeoffice arbeiten, als auch für solche, die überwiegend vor Ort blieben.

Andererseits besteht auch die Gefahr einer „kollaborativen“ Überlastung. Ein Beispiel: In einer Umfrage von i4cp gab mehr als ein Viertel der Befragten an, sich durch höhere Anforderungen hinsichtlich der Zusammenarbeit mehr unter Druck gesetzt zu fühlen als vor der Pandemie. Auslöser sind Videokonferenzen und E-Mails sowie in geringerem Maße auch Plattformen wie Slack und Teams.

Wie Sie mit Ihrem Team remote zusammenarbeiten

Die richtige Balance zu finden, ist hier das Wichtigste. Wir sind der Meinung, dass die Beseitigung von Hindernissen und die Bereitstellung der richtigen Tools für die Zusammenarbeit in Echtzeit sowohl Kreativität und Innovationen als auch die Leistung fördern. Mit einem digital unterstützten Arbeitsplatz können Sie die Zusammenarbeit in Ihrem gesamten Ökosystem verbessern, um Mitarbeiter*innen besser einzubinden.

Vor der Pandemie glaubten 70 % der Führungskräfte, dass die Hälfte ihrer aktuellen Anwendungen nicht dazu geeignet ist, die künftige digitale Arbeitsplatzstrategie ihres Unternehmens zu unterstützen. Da viele Unternehmen ihre IT-Umgebungen im Jahr 2020 umfassend überarbeitet haben, dürfte diese Zahl nun geringer ausfallen. Die wichtigsten Veränderungen betreffen die Cloud-Nutzung, die eine massive Ausweitung des ortsunabhängigen Zugriffs auf Anwendungen und Daten ermöglicht hat. Doch viele Organisationen hatten diesen Weg bereits vor der Pandemie eingeschlagen.

Das gilt auch für das Center for Telecommunications and Information Technology (CTTI) der katalanischen Regierung. Gemeinsam mit unserem Partner VMware haben wir in nur wenigen Tagen eine sichere und resiliente Cloud-Umgebung realisiert. Das Projekt ermöglicht Ärzt*innen und Krankenpfleger*innen einen ortsunabhängigen kontinuierlichen Zugriff auf medizinische Daten, die zur Bekämpfung der Coronavirus-Pandemie benötigt wurden.

Agile Methoden als Schlüssel

Die schnelle Umsetzung hat jedoch auch eine Vorgeschichte. Seit 2019 arbeiten wir mit der katalanischen Regierung an einem Remote-Access-Projekt für die Mitarbeiter*innen des Finanzamts. Dadurch konnten wir die Lösung auch auf Fachkräfte im Gesundheitswesen übertragen. Innerhalb von nur drei Tagen haben wir mit diesem extrem schnell umgesetzten Projekt die Unterstützung ortsunabhängiger Arbeit für 1.200 wichtige Mitarbeiter*innen im Gesundheitswesen realisiert. Und dank der Skalierbarkeit der Cloud konnte die Plattform innerhalb von drei Wochen so erweitert werden, dass sie auch den 40.000 Pflegekräften in der Region die Möglichkeit für einen ortsunabhängigen Zugang ermöglichte.

In einem anderen Projekt nutzten Fujitsu und Citrix agile Methoden, um eine Global Virtual Workspace-Plattform für das Energie- und Serviceunternehmen Centrica zu implementieren. Die ersten Anwender*innen konnten die Plattform nach nur drei Monaten nutzen. Innerhalb von fünf Monaten war das Projekt vollständig abgeschlossen. Anschließend erfolgte die nahtlose Migration von 10.000 Anwender*innen. Insgesamt unterstützt die Plattform weltweit bis zu 18.000 Anwender*innen.

Ideen zur Verbesserung der Kommunikation und Zusammenarbeit von Teams

Die Technologie für ortsunabhängige Arbeit ist heute bereits ausgereift und die Skalierung funktioniert relativ problemlos. Doch welche Auswirkungen hat dies für die die Menschen? Was sind die Vor- und Nachteile aus Sicht der Mitarbeiter*innen?

Die BCG-Studie zeigt, dass der wichtigste Faktor für eine erfolgreiche Zusammenarbeit von Remote-Mitarbeiter*innen die soziale Vernetzung ist. Bei Mitarbeiter*innen, die zufrieden sind mit der sozialen Interaktion mit ihren Kolleg*innen im Homeoffice, ist es zwei- bis dreimal wahrscheinlicher, dass sie bei gemeinsamen Aufgaben ihre Produktivität verbessern oder erhalten. Aus diesem Grund hat Fujitsu vor kurzem ein Programm gestartet, das zunächst 5.800 seiner 23.000 Global Service Delivery-Mitarbeiter*innen in „Gruppen“ oder virtuellen Communities zusammenbringt. In diesen Gruppen wird gemeinsam an von Fujitsu finanzierten Projekten gearbeitet, die einen sinnvollen Beitrag für die Gesellschaft leisten, indem sie auf eines der 17 Ziele für nachhaltige Entwicklung (SDGs) der Vereinten Nationen hinarbeiten.

Es gibt natürlich auch noch andere Faktoren. Unserer Erfahrung nach ist es für die Aufrechterhaltung der Produktivität unerlässlich, sowohl zu Hause als auch im Büro das gleiche Setup und die gleiche Konnektivität zu verwenden, um digitale Anwendungen und Videokonferenz-Tools effektiv zu nutzen.

Wie man Zusammenarbeit in Arbeitsteams fördert

Während sich die Gesellschaft weiterentwickelt, verändert sich auch die Arbeitsweise dramatisch. Entsprechend wandeln sich auch die Art und Weise, wie Menschen im Team zusammenarbeiten, die Führungskonzepte und die Kultur der Arbeit.

Die Work-Life-Shift-Lösungen von FUJITSU beschleunigen den Übergang zu neuen Arbeitsweisen, die notwendig sind, damit Unternehmen unter diesen neuen Bedingungen resilienter agieren können. Unser Borderless Office vereinfacht die digitale Zusammenarbeit von Teams und stellt sicher, dass Sie schnell auf Kundenanfragen reagieren können. Wir unterstützen Ihre Maßnahmen mit dem Workplace Support, der 180 Länder abdeckt – inklusive Vor-Ort-Support im Büro und zu Hause. Dazu bietet unser Customer Experience Center intelligente, mehrsprachige Services, die einen kontinuierlichen 24×7-Support für Kund*innen und Anwender*innen gewährleisten.

Durch die Vernetzung der Mitarbeiter*innen einer vielfältigen Belegschaft an verschiedenen Standorten können diese schnell auf die dynamischen Anforderungen von Anwender*innen und Kund*innen reagieren. So wurde bei der Fujitsu-Lösung für CTTI zum Beispiel die VMware Horizon Cloud eingesetzt, um virtuelle Desktops und Anwendungen zu verwalten.

Wenn Sie mehr über das neue Work-Life-Shift-Konzept erfahren möchten, kontaktieren Sie mich gerne für ein erstes Sondierungsgespräch.



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