Stellen Sie sich einmal folgendes vor: Die Mitarbeiter*innen eines Unternehmens müssen in ihrer täglichen Arbeit auf eine Vielzahl von Daten zurückgreifen. Informationen zu Produkten, Kontaktdaten, Kosten bestimmter Dienstleistungen, Kundendaten oder ähnliches werden für viele – oder auch alle – Aufgaben benötigt, die so im Laufe eines Tages anfallen. Diese Situation könnte Ihnen sogar aus Ihrem Alltag bekannt vorkommen.
Nun ist es in unserem Beispiel-Unternehmen leider der Fall, dass ein großer Teil der Daten nur auf Papier vorliegt und nicht digital. Für jede Information, die sie benötigen, müssen die Mitarbeiter*innen einen oder mehrere Ordner voller Papier hervorholen. Dann heißt es, zur richtigen Stelle zu blättern und die notwendigen Informationen zusammenzutragen. Gerade bei komplexen Sachverhalten ist das eine mühselige und zeitaufwändige Angelegenheit. Diese Zeit könnten die Mitarbeiter*innen sicherlich besser nutzen.
Wir können Ihnen verraten: das geht auch anders – mit Geschäftsanalytik. Geschäftsanalytik, im englischen als „Business Intelligence“ bezeichnet, beschreibt die Fähigkeit eines Unternehmens, den maximalen Wert aus seinen Daten zu generieren. Gleichzeitig umfasst sie die Möglichkeit, flexible Informationswege zu erstellen, um alle Mitarbeiter*innen in jeder Situation zu unterstützen.
Warum Geschäftsanalytik so wichtig ist
Die optimale Nutzung der vorhandenen Daten ermöglicht es dabei, intelligente Prozesse zu entwickeln, die alle Bereiche umfassen – von der Unternehmensstruktur über Beziehungen zu Interessenvertretern bis hin zu strategischen Prozessen und dem Wissenskapital. So kann ein Unternehmen besser auf Kundenanforderungen reagieren, effizienter arbeiten und am Ende die Produktivität deutlich steigern. Außerdem helfen die Informationen, die mittels Geschäftsanalytik extrahiert werden dabei, wichtige Rückschlüsse zu ziehen und Entscheidungen auf eine solide Basis zu stellen. Das ermöglicht es dann auch, nicht nur reaktiv die jeweilige Strategie an die schnelllebige Unternehmensumgebung anzupassen – sondern auch proaktiv zu handeln.
Wie Sie zu einer optimalen Geschäftsanalytik kommen, zeigt nun ein Forschungsbericht unserer Konzerntochter PFU (EMEA) Limited: „So verhilft die Datenerhebung zum Erfolg bei der digitalen Transformation. Fujitsu Image Scanners Forschungsbericht zur Geschäftsanalytik – 2020„. Der Bericht basiert dabei auf der unabhängigen Forschungsarbeit von B2B International und greift auf eine Umfrage unter mehr als 1.200 Entscheidungsträgern*innen aus den Bereichen Informationstechnologie und Wirtschaft in ganz Europa zurück.
Die ersten Schritte
Der Bericht gibt auch Antworten auf die wohl wichtigste Frage: Wie geht’s los? Das Ziel ist klar: Mehr Geschäftsanalytik, die für den Erfolg des Unternehmens sorgt. Aber welche Schritte sind auf dem Weg dorthin notwendig?
Oftmals hakt es bereits zu Beginn. Viele Unternehmen haben keinen genauen Überblick, welche Daten bereits systematisch erfasst und genutzt werden und welche ungenutzt ruhen. Oftmals werden sie erhoben, liegen aber zum Beispiel nicht elektronisch vor – und sind damit nur sehr eingeschränkt verwertbar.
Wenn Sie überlegen, Ihre Geschäftsanalytik zu optimieren, ist zum Start vor allem eins wichtig: Schätzen Sie Ihre aktuelle Situation richtig ein. Gibt es bereits eine unternehmensübergreifende Strategie, um Daten und Informationen zu erfassen und freizugeben? Falls nicht, ist das ein guter Zeitpunkt, eine von Beginn an zielgerichtete und saubere Strategie zu entwickeln. Doch auch wenn bereits Ansätze existieren, stellen Sie sich ruhig weitere Fragen, die ins Detail gehen: Wie verwenden Sie Daten? Werden Ihre Mitarbeiter*innen durch diese unterstützt oder von schwer zu handhabenden Prozessen aufgehalten? Wie schafft Ihr Unternehmen Werte? Von den Antworten auf diese grundlegenden Fragen hängt es nun ab, wo vielleicht alles schon gut läuft – und wo Sie nachbessern sollten.
Den richtigen Weg finden
Wenn die Ausgangslage klar ist, gilt es, den richtigen Weg zum gewünschten Ziel zu finden. Ganz gleich, ob Sie mehr Wachstum, eine höhere Wettbewerbsfähigkeit oder die optimale Nutzung von Big Data erreichen wollen – es hängt von Ihrem individuellen Ziel ab, wie Sie Ihre Daten am besten nutzen und diese aufbereiten müssen. Stellen Sie sich dafür weitere Fragen: Bestehen bei Ihnen generell unnötig komplexe Prozesse? Wie können Sie besser mit Kunden interagieren und Wissen weitergeben? Kosten Sie langsame Entscheidungen bares Geld? Das sind dann die Punkte, an denen Sie ansetzen sollten.
Vielleicht wird es Ihnen wie vielen anderen gehen: Für mehr als 50 % der für den Forschungsbericht Befragten waren das Unternehmenswachstum und der Erhalt der Wettbewerbsfähigkeit die Hauptziele. Weitere Gründe waren Kosteneffizienz (27 %) und die Nutzung von Big Data (20 %). Knapp ein Drittel der Antwortenden gab des Weiteren an, eine Vereinfachung der Prozesse und somit eine Verbesserung der Produktivität anzustreben.
In der Befragung wurden auch die Herausforderungen deutlich, die auf dem Weg warten. Vielleicht haben Sie sich bereits einer davon stellen müssen – oder sehen schon jetzt, dass diese bei Ihnen ebenfalls auftreten kann. 44 % der befragten Entscheidungsträger*innen sahen Probleme, in ihrem Unternehmen eine Mentalität der technologischen Innovation zu fördern. Außerdem können fehlende Kenntnisse (27 %), die Einhaltung gesetzlicher Bestimmungen (27 %) oder anfängliche Investitionskosten (24 %) Hindernisse darstellen. Ein Drittel sah zudem Risiken bezüglich Cybersicherheit.
Einen Plan haben
So groß die Herausforderungen zu Beginn oft scheinen – sie zu kennen ist bereits der erste Schritt, um ihnen erfolgreich zu begegnen. Denn wenn die Stolpersteine bekannt sind, können Sie diese in einen klaren, individuell angepassten und umsetzbaren Plan berücksichtigen und Risiken minimieren.
Generell empfiehlt es sich immer, auf die Unterstützung von Expert*innen und die passenden Technologien zu setzen. Schon in einer frühen Phase können Sie vom externen Expertenwissen deutlich profitieren. Spezialist*innen stellen auf der Basis ihres Fachwissens die richtigen Fragen, um Ihre aktuelle Situation vollständig zu bewerten. Außerdem sorgen sie dafür, dass wichtige Schritte des Prozesses nicht übersehen werden.
Diese Einstellung war auch unter den für den Forschungsbericht Befragten weit verbreitet. Knapp 60 % der Befragten gaben an, bei Fragen zur Cybersicherheit Expert*innen heranzuziehen. Außerdem setzen sie auf unabhängige Softwareanbieter (40 %) und Beratungsfirmen (43 %).
Holen Sie sich Unterstützung – und die passenden Technologien
Gemeinsam mit den externen Expert*innen fällt dann auch die Entscheidung für die passenden Technologien leichter.
Dabei müssen die Veränderungen nicht zwingend umfangreich sein. Schon kleine Anpassungen können Großes bewirken. Welche Lösungen für Ihr Unternehmen die besten sind, ist jeweils ganz individuell. Manchmal reicht es schon vollkommen, die Mitarbeiter*innen mit mobilen Geräten auszustatten, damit sie jederzeit Zugriff auf die bereits vorhandenen Daten haben. Ein Blick auf die Studienergebnisse zeigt ebenfalls, wie vielfältig die eingesetzten Technologien sein können: Ein Großteil der Unternehmen nutzt Technologien wie Laptops (64 %) und mobile Endgeräte (55 %), oder Cloud-Systeme (62 %). Gut ein Drittel setzt auf Künstliche Intelligenz.
Scanner für die Digitalisierung analoger Daten
Erinnern Sie sich noch an unser Beispiel vom Anfang? Auch hier helfen die richtigen Technologien einen entscheidenden Schritt weiter. Im Beispiel-Unternehmen lagen die für die alltägliche Arbeit so wichtigen Daten bisher primär in analoger Form vor und waren in verschiedenen Ordnern verteilt. Die benötigten Informationen zusammenzusuchen kostete viel Zeit, die Produktivität litt.
Die Technologie, die hier Abhilfe schaffen kann, ist scheinbar simpel, aber effektiv: Scanner. Mit diesen können die Unterlagen digitalisiert und die darin enthaltenen Informationen systematisch aufbereitet werden. Mit der passenden Software und Hardware können die Mitarbeiter*innen dann im besten Fall in Sekundenschnelle auf die notwendigen Daten zugreifen – und so zum Beispiel Kundenanforderungen schneller und zufriedenstellender beantworten.
Zugegeben, hier handelt es sich um ein Extrembeispiel. Es wird wohl nur noch wenige Unternehmen geben, die sich zu 100 % auf analoge Daten verlassen. Doch es zeigt, wie viel durch die richtige Strategie und den gezielten Einsatz von Technologie erreicht werden kann.
Fazit
Mittlerweile sind der Einsatz von Technologien und die digitale Transformation eine Notwendigkeit geworden. Dennoch stellt diese Aufgabe viele Firmen weiterhin vor große Herausforderungen. Mit der richtigen Herangehensweise und der Hilfe von Expert*innen können Sie diese überwinden – und wichtige Schritte wie eine Digitalisierung von Daten ermöglichen.
Weitere Hilfestellungen und Tipps sowie spannende Ergebnisse der Umfrage unter 1.200 führenden Unternehmen aus den Bereichen Wirtschaft und Informationstechnologie finden Sie im Forschungsbericht der PFU (EMEA) Limited.