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Prozessautomatisierung – der heimliche Held der digitalen Transformation

Geschätzte Lesezeit: 3 Minuten

In unse­rer Bran­che wird viel über die Digi­ta­le Trans­for­ma­ti­on und außer­or­dent­li­che Effi­zi­enz­stei­ge­run­gen gespro­chen, die Kun­den durch den Ein­satz sol­cher Tech­no­lo­gien erzie­len kön­nen. Schlag­zei­len über Unter­neh­men, die neue Geschäfts­mo­del­le rea­li­siert oder Kos­ten dra­ma­tisch gesenkt haben, gibt es zur Genü­ge. Was dage­gen meist uner­wähnt bleibt, sind die Bau­stei­ne die­ser Pro­jek­te, wie etwa die Pro­zess­au­to­ma­ti­sie­rung. Die­se Tech­no­lo­gie ist der Schlüs­sel­fak­tor bei der Rea­li­sie­rung und sorgt dafür, dass die IT-Teams nicht mehr jeden ein­zel­nen Pro­zess manu­ell bear­bei­ten müs­sen.

Wenn man betrach­tet, für wie vie­le Pro­zes­se ein IT-Team typi­scher­wei­se ver­ant­wort­lich ist, wird einem klar, wel­chen enor­men Unter­schied die Auto­ma­ti­sie­rung die­ser Pro­zes­se aus­macht. Noch vor kur­zem muss­te bei­spiels­wei­se jede neue Soft­ware, jeder neue Dru­cker oder jeder neue User manu­ell ein­ge­rich­tet wer­den. All dies ver­ur­sach­te einen erheb­li­chen per­so­nel­len und zeit­li­chen Auf­wand. Durch Auto­ma­ti­sie­rung lässt sich die­ser Auf­wand auf weni­ge Maus­klicks redu­zie­ren. Doch die Mög­lich­kei­ten gehen über solch ein­fa­che Pro­zes­se hin­aus: Es gibt bereits gan­ze Rechen­zen­tren, bei denen Sen­so­ren die unter­schied­lichs­ten Sys­te­me über­wa­chen – von Rechen­leis­tung, über Tem­pe­ra­tu­ren in den ver­schie­de­nen Sek­to­ren des Rechen­zen­trums bis hin zum Was­ser­stand eines vor­bei­flie­ßen­den Flus­ses. Steigt des­sen Was­ser­pe­gel so stark an, dass eine Über­schwem­mung droht, wird ein kom­plet­ter Not­fall­plan akti­viert, um auto­ma­ti­siert IT-Ser­vices an einen ande­ren Rechen­zen­trums­stand­ort zu ver­la­gern und damit die Ver­füg­bar­keit zu gewähr­leis­ten.

Der­ar­ti­ge Pro­zes­se zu imple­men­tie­ren, kos­tet im Vor­feld eini­ges an Auf­wand und Zeit. Zuerst müs­sen die Pro­zes­se erfasst, abge­bil­det und stand­ort­spe­zi­fi­sche Abhän­gig­kei­ten iden­ti­fi­ziert wer­den, um dann die tech­ni­sche Auto­ma­ti­sie­rung selbst umzu­set­zen. Für die Imple­men­tie­rung die­ser Pro­zes­se sind ein brei­tes IT-Know­how und Kennt­nis­se zur loka­len IT-Land­schaft uner­läss­lich. Bei der Umset­zung kommt die Fuji­tsu Metho­dik der „Co-crea­ti­on“ mit unse­ren Kun­den und Tech­no­lo­gie­part­nern voll zum Ein­satz. Die Kun­den brin­gen das Wis­sen über ihr Unter­neh­men und ihre Pro­zes­se ein, wäh­rend wir die tech­ni­sche Exper­ti­se bei­steu­ern.

Ein gutes Bei­spiel für die­se Vor­ge­hens­wei­se ist ein Pro­jekt, das wir für einen gro­ßen deut­schen IT Dienst­leis­ter im öffent­li­chen Sek­tor rea­li­siert haben. Der Kun­de ist für die Bereit­stel­lung und Ver­wal­tung von IT Ser­vices für ver­schie­de­ne behörd­li­che Ein­rich­tun­gen ver­ant­wort­lich. Dar­über hin­aus sol­len IT Pro­zes­se auch orga­ni­sa­ti­ons- und län­der­über­grei­fend stan­dar­di­siert wer­den. Hier­bei lag die Her­aus­for­de­rung nicht in der Tech­nik, son­dern im Manage­ment und der Metho­dik zur Pro­zess­ab­stim­mung.

Wir haben zunächst eng mit den Fach­ab­tei­lun­gen des Kun­den zusam­men­ge­ar­bei­tet, um die Pro­zes­se in BPMN 2.0 (Busi­ness Pro­cess Model and Nota­ti­on) zu model­lie­ren. Die erzeug­ten Ablauf­plä­ne umfass­ten sämt­li­che Pro­zess­schrit­te und Abhän­gig­kei­ten. Danach lag der Fokus auf der orga­ni­sa­ti­ons- und län­der­über­grei­fen­den Pro­zess­stan­dar­di­sie­rung. Nach­dem die Pro­zes­se in BPMN 2.0 erstellt wor­den waren, haben Spe­zia­lis­ten von Fuji­tsu die­se imple­men­tiert und zur Nut­zung des Syn­er­gie­po­ten­ti­als in einer zen­tra­len Biblio­thek hin­ter­legt. Des Wei­te­ren wur­den Qua­li­täts­test durch­ge­führt und die Mit­ar­bei­ter des Kun­den geschult.

Als Platt­form haben wir uns für das Pro­dukt CA Pro­cess Auto­ma­ti­on ent­schie­den. Die­se Tech­no­lo­gie inte­griert, steu­ert und auto­ma­ti­siert den Betrieb über alle Plattform‑, Anwen­dungs- und Abtei­lungs­gren­zen hin­weg. Sie inte­griert in ein­fa­cher und effi­zi­en­ter Wei­se Mensch, Pro­zes­se und Tech­no­lo­gie. Zudem sorgt sie für das schnel­le­re Bereit­stel­len von Ser­vices und ermög­licht es, Stan­dards und Com­pli­an­ce-Vor­ga­ben über Bereichs­gren­zen hin­weg durch­zu­set­zen. Die Platt­form eig­net sich für hete­ro­ge­ne Rechen­zen­tren. Für die effi­zi­en­te Umset­zung sol­cher Pro­jek­te stellt Fuji­tsu spe­zi­el­le Kon­nek­to­ren und Ope­ra­to­ren für die eige­nen Pro­duk­te bereit – von Ser­vern über inte­grier­te Sys­te­me bis hin zu Spei­cher­lö­sun­gen und Appli­ka­tio­nen. Kun­den kön­nen die Platt­form fle­xi­bel erwei­tern und ein­fach Pro­zes­se und Ope­ra­to­ren ergän­zen.

Mit die­ser Lösung wur­de eine Viel­zahl von müh­sa­men und zeit­auf­wen­di­gen Auf­ga­ben auto­ma­ti­siert. So zum Bei­spiel hat­te der Kun­de täg­lich hun­der­te von ein­fa­chen Sup­port-Anfra­gen, wie etwa nach dem Zurück­set­zen von Pass­wör­tern erhal­ten. Die­se nah­men zwar ein­zeln nur weni­ge Minu­ten Bear­bei­tungs­zeit in Anspruch, sum­mier­ten sich aller­dings durch die Viel­zahl der Anfra­gen in beträcht­li­che Grö­ßen. Mitt­ler­wei­le lau­fen die­se Pro­zes­se nicht nur auto­ma­ti­siert ab, son­dern sind zudem als Self-Ser­vices gestal­tet: Über ein benut­zer­freund­li­ches Por­tal kön­nen die Anwen­der die meis­ten Auf­ga­ben selbst über­neh­men und bei­spiels­wei­se ihre eige­nen Pass­wör­ter per Maus­klick zurück­set­zen.

Auch das „Onboar­ding“ neu­er Mit­ar­bei­ter wur­de ver­ein­facht. Das Anle­gen der neu­en Nut­zer, das Ertei­len von Berech­ti­gun­gen, das Auf­set­zen von Pass­wör­tern oder das Löschen von Nut­zer­kon­ten ist intui­tiv bedien­bar und erfolgt auto­ma­tisch. Der Kun­de ist eben­falls für das Faci­li­ty Manage­ment ver­ant­wort­lich. Im Rah­men der Auto­ma­ti­sie­rung wur­den auch hier vie­le damit ver­bun­de­ne Pro­zes­se opti­miert. Dies reicht von der Bereit­stel­lung von IT-Gerä­ten und Büro­mö­beln über die Ersatz­teil­ver­wal­tung bis hin zur Abwick­lung von Garan­tie­fäl­len. So kann bei­spiels­wei­se der Umzug von Abtei­lun­gen von einem Stock­werk zum ande­ren mit weni­gen Maus­klicks orga­ni­siert wer­den.

Erfolgs­ent­schei­dend für ein der­ar­ti­ges Pro­jekt ist, dass die Anwen­der und die IT-Ser­vice-Teams von den neu gestal­te­ten Ser­vices pro­fi­tie­ren: Die Admi­nis­tra­to­ren freu­en sich über die Ent­las­tung von zeit­auf­wen­di­gen und oft stu­pi­den Rou­ti­ne­auf­ga­ben. Die User pro­fi­tie­ren davon, dass Pro­ble­me per Maus­klick schnell selbst gelöst wer­den kön­nen. Somit kön­nen die End­an­wen­der ohne tech­ni­sche Exper­ti­se vie­le ihrer eige­nen Anfor­de­run­gen selbst vor­neh­men.

Durch unse­re Erfah­run­gen im Bereich der digi­ta­len Trans­for­ma­ti­on mit Pro­cess Auto­ma­ti­on las­sen sich neue effi­zi­en­te Lösun­gen beim Kun­den schnell ein­füh­ren, die meis­ten Pro­zes­se auto­ma­ti­sie­ren und letzt­end­lich, jeden Tag aufs Neue, Zeit und Geld spa­ren. Über auto­ma­ti­sier­tes Not­fall­ma­nage­ment wer­den die Not­fall­ma­na­ger ent­las­tet und die Betriebs­kon­ti­nui­tät lässt sich schnell wie­der­her­stel­len.

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