Der § 6 des deutschen E-Government-Gesetzes tritt schon in 2 Jahren in Kraft. Er verpflichtet unsere Behörden ab 2020 dazu, all ihre Akten elektronisch zu führen – was eine Reihe von Vorteilen hat: Mit digitalisierten Akten sparen Ämter Zeit und Verwaltungsaufwand und Bürger können behördliche Angelegenheiten schneller und einfacher regeln. Zusätzlich sparen wir alle eine Menge Papier, was gut für unsere Umwelt ist. Vor diesen Vorteilen steht aber zunächst die umfassende Einführung der E-Akte. Dieser Prozess ist nach wie vor eine große Herausforderung, wie bei der 9. Jahrestagung E-Akte in Berlin deutlich wurde. Über 400 Teilnehmer aus der öffentlichen Verwaltung tauschten sich über Hürden im Veränderungsmanagement aus und erhielten bei Vorträgen Anregungen zu erfolgreichen Einführungsstrategien. Der Vortrag „E-Akte – die Kunst der Einführung“ von Dr. Knuth Lange, Manager E-Government, Strategisches IT-Consulting und Public Sector bei Fujitsu, führte zu besonders positiver Resonanz. Er präsentierte eine Vorgehensweise, die die zukünftigen Anwender in den Mittelpunkt stellt und so zu großer Akzeptanz führt.
E-Akte – Veränderungswillen und Akzeptanz sind die Voraussetzungen
Dr. Knuth Lange
Eine besondere Herausforderung bei der Einführung der E-Akte ist ein gelingendes Veränderungsmanagement. Bei der Umstellung auf neue Technologien verstehen wir die Prozesse häufig als reine IT-Projekte. Da sich durch die Arbeit mit neuen Technologien aber auch die Wahrnehmung der täglichen Aufgaben ändert, handelt es sich eher um soziotechnische Projekte: Der Wandel muss nicht nur in der IT stattfinden, sondern auch bei den Mitarbeitern, die diese Prozesse leben.
Da es bei der Einführung der E-Akte um behördenübergreifende Prozesse geht, werden sich auch gewohnte Zuständigkeiten und Verantwortungen verändern müssen. Das Ziel ist ein möglichst einheitliches System, das den Datenaustausch zwischen den Behörden erleichtert. Dies fordert Veränderungswillen sowohl bei der Verwaltungsorganisation, den Verwaltungsmitarbeitern, in der Politik und in den IT-Abteilungen. Die Verwaltungsorganisation muss übergreifende Zusammenarbeit ermöglichen, die Politik Gesetze anpassen und die Mitarbeiter müssen flexibel und kundenorientiert reagieren. Die IT steht ihrerseits vor der Aufgabe, sich die notwendigen E-Akten Kompetenzen anzueignen und agile Servicestrukturen zu erschaffen. Dem gesamten öffentlichen Verwaltungsapparat steht also eine große Aufgabe bevor.
Der Fujitsu Innovationsservice
Die Einführung der E-Akte ist ein komplexer Prozess, der auf vielen Ebenen stattfindet und daher viele Bedürfnisse berücksichtigen muss. Deswegen bieten wir einen Innovationsservice, der sich auf den zentralen gemeinsamen Nenner aller Ebenen konzentriert: Den Menschen. Unser Activ8-Ansatz gibt Ihnen einen klaren Leitfaden an die Hand, mit dem Sie die das Veränderungsmanagement planvoll angehen und flexibel auf Ihre individuellen Bedürfnisse anpassen können.
Dabei gehen Sie schrittweise bis zur erfolgreichen Einführung der E-Akte vor:
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- Begeistern – Managementsponsoren für das Projekt begeistern und gewinnen.
- Fokussieren – Rahmen definieren, welcher auf aktuelle oder zukünftige Herausforderungen abzielt.
- Investieren – Innovations-Investitionsmodell definieren und prüfen.
- Identifizieren – Geschäftskritische Herausforderungen identifizieren; Performancekriterien und Timelines definieren.
- Erkunden – Ideen kreieren, kommentieren und erweitern; Mitarbeiter motivieren und miteinbeziehen.
- Selektieren – Priorisierungsprozess zum Lösungsscreening implementieren.
- Pilotieren – Proof of Concept mit einem Prototypen der Lösung umsetzen.
- Adaptieren – Erfolgreiche Lösungen in einen Business As Usual Service überführen.
Mit der richtigen Strategie meistern Sie die Einführung der E-Akte
Komplexe Transformationen erfordern einen strategischen Plan und die Bereitschaft, grundlegende Prozesse zu verändern. Durch unsere langjährige Erfahrung mit öffentlichen Auftraggebern können wir Ihnen einen Service anbieten, der an die speziellen Anforderungen der E-Akte angepasst ist. Mit unserer Activ8-Strategie schaffen Sie diese Voraussetzungen und binden sie in einen konkreten Handlungsplan ein. Als Endergebnis erhalten Sie ein getestetes und für Ihre Mitarbeiter optimiertes Vorgehen, das Sie direkt nutzen können. So sind Sie auf die Einführung der E-Akte vorbereitet und können sich beruhigt auf Ihre Kernaufgaben konzentrieren.
Hier können Sie den Vortrag von Dr. Knuth Lange nachlesen:
Möchten Sie mehr Informationen oder eine persönliche Beratung zu den Einführungsmöglichkeiten der E-Akte? Unsere Experten für Strategisches IT Consulting für Öffentliche Auftraggeber helfen Ihnen unter SITC@ts.fujitsu.com und 040-51203401 gern weiter.