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Die Einführung der E‑Akte: So gelingt die Digitalisierung

Die Einführung der E-Akte
Geschätzte Lesezeit: 3 Minuten

Der § 6 des deut­schen E‑Go­vernment-Geset­zes tritt schon in 2 Jah­ren in Kraft. Er ver­pflich­tet unse­re Behör­den ab 2020 dazu, all ihre Akten elek­tro­nisch zu füh­ren – was eine Rei­he von Vor­tei­len hat: Mit digi­ta­li­sier­ten Akten spa­ren Ämter Zeit und Ver­wal­tungs­auf­wand und Bür­ger kön­nen behörd­li­che Ange­le­gen­hei­ten schnel­ler und ein­fa­cher regeln. Zusätz­lich spa­ren wir alle eine Men­ge Papier, was gut für unse­re Umwelt ist. Vor die­sen Vor­tei­len steht aber zunächst die umfas­sen­de Ein­füh­rung der E‑Akte. Die­ser Pro­zess ist nach wie vor eine gro­ße Her­aus­for­de­rung, wie bei der 9. Jah­res­ta­gung E‑Akte in Ber­lin deut­lich wur­de. Über 400 Teil­neh­mer aus der öffent­li­chen Ver­wal­tung tausch­ten sich über Hür­den im Ver­än­de­rungs­ma­nage­ment aus und erhiel­ten bei Vor­trä­gen Anre­gun­gen zu erfolg­rei­chen Ein­füh­rungs­stra­te­gien. Der Vor­trag „E‑Akte – die Kunst der Ein­füh­rung“ von Dr. Knuth Lan­ge, Mana­ger E‑Government, Stra­te­gi­sches IT-Con­sul­ting und Public Sec­tor bei Fuji­tsu, führ­te zu beson­ders posi­ti­ver Reso­nanz. Er prä­sen­tier­te eine Vor­ge­hens­wei­se, die die zukünf­ti­gen Anwen­der in den Mit­tel­punkt stellt und so zu gro­ßer Akzep­tanz führt.

E‑Akte – Veränderungswillen und Akzeptanz sind die Voraussetzungen

Dr. Knuth Lange über die Einführung der E-Akte
Dr. Knuth Lange

Eine beson­de­re Her­aus­for­de­rung bei der Ein­füh­rung der E‑Akte ist ein gelin­gen­des Ver­än­de­rungs­ma­nage­ment. Bei der Umstel­lung auf neue Tech­no­lo­gien ver­ste­hen wir die Pro­zes­se häu­fig als rei­ne IT-Pro­jek­te. Da sich durch die Arbeit mit neu­en Tech­no­lo­gien aber auch die Wahr­neh­mung der täg­li­chen Auf­ga­ben ändert, han­delt es sich eher um sozio­tech­ni­sche Pro­jek­te: Der Wan­del muss nicht nur in der IT statt­fin­den, son­dern auch bei den Mit­ar­bei­tern, die die­se Pro­zes­se leben.

Die wich­tigs­te Aus­gangs­ba­sis für ein erfolg­rei­ches Ver­än­de­rungs­ma­nage­ment sind also die Mit­ar­bei­ter und nicht die neue Tech­no­lo­gie. Daher ist das Akzep­tanz­ma­nage­ment seit vie­len Jah­ren inte­gra­ler Bestand­teil unse­rer Projekte.

Da es bei der Ein­füh­rung der E‑Akte um behör­den­über­grei­fen­de Pro­zes­se geht, wer­den sich auch gewohn­te Zustän­dig­kei­ten und Ver­ant­wor­tun­gen ver­än­dern müs­sen. Das Ziel ist ein mög­lichst ein­heit­li­ches Sys­tem, das den Daten­aus­tausch zwi­schen den Behör­den erleich­tert. Dies for­dert Ver­än­de­rungs­wil­len sowohl bei der Ver­wal­tungs­or­ga­ni­sa­ti­on, den Ver­wal­tungs­mit­ar­bei­tern, in der Poli­tik und in den IT-Abtei­lun­gen. Die Ver­wal­tungs­or­ga­ni­sa­ti­on muss über­grei­fen­de Zusam­men­ar­beit ermög­li­chen, die Poli­tik Geset­ze anpas­sen und die Mit­ar­bei­ter müs­sen fle­xi­bel und kun­den­ori­en­tiert reagie­ren. Die IT steht ihrer­seits vor der Auf­ga­be, sich die not­wen­di­gen E‑Akten Kom­pe­ten­zen anzu­eig­nen und agi­le Ser­vice­struk­tu­ren zu erschaf­fen. Dem gesam­ten öffent­li­chen Ver­wal­tungs­ap­pa­rat steht also eine gro­ße Auf­ga­be bevor. 

Der Fujitsu Innovationsservice

Die Ein­füh­rung der E‑Akte ist ein kom­ple­xer Pro­zess, der auf vie­len Ebe­nen statt­fin­det und daher vie­le Bedürf­nis­se berück­sich­ti­gen muss. Des­we­gen bie­ten wir einen Inno­va­ti­ons­ser­vice, der sich auf den zen­tra­len gemein­sa­men Nen­ner aller Ebe­nen kon­zen­triert: Den Men­schen. Unser Acti­v8-Ansatz gibt Ihnen einen kla­ren Leit­fa­den an die Hand, mit dem Sie die das Ver­än­de­rungs­ma­nage­ment plan­voll ange­hen und fle­xi­bel auf Ihre indi­vi­du­el­len Bedürf­nis­se anpas­sen können.

Dabei gehen Sie schritt­wei­se bis zur erfolg­rei­chen Ein­füh­rung der E‑Akte vor:

Der strategische Weg zur E-Akte

    1. Begeis­tern – Managementspon­so­ren für das Pro­jekt begeis­tern und gewinnen.
    2. Fokus­sie­ren – Rah­men defi­nie­ren, wel­cher auf aktu­el­le oder zukünf­ti­ge Her­aus­for­de­run­gen abzielt.
    3. Inves­tie­ren – Inno­va­tions-Inves­ti­ti­ons­mo­dell defi­nie­ren und prüfen.
    4. Iden­ti­fi­zie­ren – Geschäfts­kri­ti­sche Her­aus­for­de­run­gen iden­ti­fi­zie­ren; Per­for­mance­kri­te­ri­en und Time­li­nes definieren.
  1. Erkun­den – Ideen kre­ieren, kom­men­tie­ren und erwei­tern; Mit­ar­bei­ter moti­vie­ren und miteinbeziehen.
  2. Selek­tie­ren – Prio­ri­sie­rungs­pro­zess zum Lösungs­scree­ning implementieren.
  3. Pilo­tie­ren – Pro­of of Con­cept mit einem Pro­to­ty­pen der Lösung umsetzen.
  4. Adap­tie­ren – Erfolg­rei­che Lösun­gen in einen Busi­ness As Usu­al Ser­vice überführen.

Mit der richtigen Strategie meistern Sie die Einführung der E‑Akte

Kom­ple­xe Trans­for­ma­tio­nen erfor­dern einen stra­te­gi­schen Plan und die Bereit­schaft, grund­le­gen­de Pro­zes­se zu ver­än­dern. Durch unse­re lang­jäh­ri­ge Erfah­rung mit öffent­li­chen Auf­trag­ge­bern kön­nen wir Ihnen einen Ser­vice anbie­ten, der an die spe­zi­el­len Anfor­de­run­gen der E‑Akte ange­passt ist. Mit unse­rer Acti­v8-Stra­te­gie schaf­fen Sie die­se Vor­aus­set­zun­gen und bin­den sie in einen kon­kre­ten Hand­lungs­plan ein. Als End­ergeb­nis erhal­ten Sie ein getes­te­tes und für Ihre Mit­ar­bei­ter opti­mier­tes Vor­ge­hen, das Sie direkt nut­zen kön­nen. So sind Sie auf die Ein­füh­rung der E‑Akte vor­be­rei­tet und kön­nen sich beru­higt auf Ihre Kern­auf­ga­ben konzentrieren.

Hier kön­nen Sie den Vor­trag von Dr. Knuth Lan­ge nachlesen:
E-Akte: Die Kunst der Einführung
 
Möch­ten Sie mehr Infor­ma­tio­nen oder eine per­sön­li­che Bera­tung zu den Ein­füh­rungs­mög­lich­kei­ten der E‑Akte? Unse­re Exper­ten für Stra­te­gi­sches IT Con­sul­ting für Öffent­li­che Auf­trag­ge­ber hel­fen Ihnen unter SITC@ts.fujitsu.com und 040–51203401 gern weiter.

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